Початок розмови
Початок розмови – дуже важливий етап, і тому їм не слід нехтувати. Завдання цього етапу бесіди наступні:
· встановлення контакту з співрозмовником;
· створення робочої атмосфери;
· залучення уваги до майбутньої ділової розмови.
Будь-яка ділова бесіда починається зі вступної частини, на яку відводиться до 10-15 % часу. Вона необхідна для створення атмосфери взаєморозуміння між співрозмовниками і зняття напруженості. Якщо зустріч відбувається між людьми різних рангів, ініціативу повинен взяти на себе старший. Якщо між гостями і господарями – представник приймаючої сторони. У останньому випадку бажано запропонувати запрошеним людям злегка підкріпити свої сили, наприклад, випити прохолодні напої.
Початковий етап бесіди має, передусім, психологічне значення. Перші фрази вирішальним чином впливають на співрозмовника, тобто на рішення вислуховувати вас далі чи ні.
Співрозмовники зазвичай бувають більш уважні на початку розмови. Саме від перших фраз буде залежати ставлення співрозмовника до вас і до самої бесіді (тобто створення робочої атмосфери). За першими фразами складається враження про людину, а як відомо, ефект „першого враження” завжди дуже запам’ятовується надовго.
Непогано, якщо ви посміхаєтесь, вимовляючи перші слова. Посмішка в ділових взаєминах породжує атмосферу доброзичливості й сприяє успіху будь-яких переговорів. Але це повинна бути не фальшива посмішка, а щира, яка свідчить про те, що ви відчуваєте щиру радість від спілкування зі своїм співрозмовником. Тоді вам буде набагато легше встановити контакт з діловим партнером і залагодити всі непорозуміння, які виникають під час ділової бесіди.
На початку бесіди слід уникати вибачень, прояву ознак невпевненості. Потрібно виключити будь-який прояв неповаги, зневаги до співрозмовника. Не слід першими питаннями змушувати співрозмовника підшукувати контраргументи і займати оборонну позицію, хоча це цілком логічна і абсолютно нормальна реакція.
Дуже корисно на початку бесіди точно і з правильним наголосом назвати повне ім’я співрозмовника, обов’язково запам’ятати його і надалі як можна частіше звертатися до співрозмовника по імені. Це завжди справляє гарне враження. Запам’ятавши ім’я партнера і невимушено його вживаючи, ви робите людині тонкий і вельми ефективний комплімент.
Правильно якщо початок бесіди припускає зазначення мети бесіди, назву теми і оголошення послідовності розглянутих питань.
Істотне значення має й ритм бесіди. Потрібно спробувати підвищувати її інтенсивність по мірі наближення до кінця. При цьому слід звернути увагу на ключові питання. Існує три прийоми початку бесіди.
Прийом зняття напруженості сприяє встановленню особистих контактів. Досить сказати кілька компліментів, і відчуженість почне швидко зникати. Жарт, який викликає посмішку і сміх присутніх, також допомагає розрядити первісну напруженість.
Прийом „зачіпки” дозволяє коротко викласти ситуацію або проблему, пов’язавши її із змістом бесіди, і використовувати цю „зачіпку” як вихідну точку для початку розмови. Також можна з успіхом використовувати будь-яку невелику подію, порівняння, особисті враження, анекдотичний випадок або незвичайне питання.
Прийом прямого підходу означає негайний перехід до справи, без якого-небудь вступу. Схематично це виглядає так: ви коротко повідомляєте причини, за якими була призначена бесіда, швидко переходите від загальних питань до приватних і приступайте до теми бесіди. Цей метод підходить в основному для короткочасних і не дуже важливих ділових контактів.