У чому суть проблеми? Чи ясно вона визначена і зрозуміло сформульована? Чи є розуміння загальної ситуації, в якій ця проблема має місце?
Яка фактична сторона справи? Яка історія проблеми? У чому її причини? Чому це важливо? На кого вона впливає і як?
Яким критеріям має відповідати прийняте рішення? За яким або чиїмсь стандартам має оцінюватися рішення? Які принципові вимоги до виконання: у яку суму воно повинно вкластися, чиї інтереси не можна піднімати?
Які можливі вирішення проблеми?
Яке рішення є найкращим?
Яким чином можна виконати рішення? Які етапи необхідні для проведення рішення в життя? Яка їхня послідовність? Хто несе відповідальність?
Завдання по відношенню до учасників наради в цілому: підтримувати високий рівень активності всієї групи, зіставляючи різні думки, виокремлювати протиріччя, спірні питання, формулювати протиріччя як проблему; підтримувати ділову атмосферу, не допускаючи особистої конфронтації учасників, перешкоджати некоректним діям; допомогти групі прийти до узгодженої думки.
Завдання по відношенню до кожного учасника: приділяти увагу кожному учаснику; активізувати пасивних; підкреслити внесок кожного в загальний підсумок, подякувати всім членам групи за участь у дискусії.
Контролювати дискусію треба:
а) для збереження єдності учасників наради: не становитися на чий-то бік до остаточного підбиття підсумків; не висловлювати першим свою точку зору; підтримувати нових працівників, молодих фахівців і не дозволяти нападати на них;
б) для активізації учасників наради: мати оптимальну стратегію прийняття рішення; створити умови для творчої роботи; не використовувати і не дозволяти іншим оперувати деструктивною критикою і критиканством; не давати учасникам наради можливості відходити від роботи; не залишати без уваги навіть самі незначні пропозиції;
в) для активізації обговорення пропозицій: задавати питання; висловлювати схвалення тим учасникам наради, хто вносить конструктивні пропозиції; спонукати виникнення альтернативних точок зору; не допускати різких висловів в чиюсь адресу; чим вище „температура” дискусії, тим холоднокровніше повинен поводитися її організатор; чиніть всебічну підтримку нових прогресивних ідей, будьте готові до негативного результату колективного обговорення; не пригнічує думку меншини, можливо, воно і перспективне.
Проблемна нарада може включати мозковий штурм – спосіб роботи групи, при якому першочерговою метою є знаходження нових варіантів рішення задачі. Відправним моментом мозкового штурму є проблема, яка не знайшла прийнятного рішення. Для успішного проведення мозкового штурму члени групи повинні дотримуватися наступних правил:
· тимчасово відмовитися від оцінки і критики ідей і приймати всі погляди;
· заохочувати вільний перебіг ідей – чим ширше коло запропонованих ідей, тим краще. На цьому етапі практичні ідеї не є цінністю;
· добудовувати, покращувати, модифікувати ідеї інших. Працювати, змішуючи ідеї, до тих пір, поки не виникне цікава комбінація;