Визитные карточки
Еще несколько лет назад визитные карточки были редкостью. Им просто не было места в жесткой, регламентированной административно-командной системе управления. Сейчас визитные карточки получают все большее распространение, поскольку они являются обязательным атрибутом при установлении деловых отношений с представителями фирм, особенно при первых встречах. Визитные карточки активно применяютсяна Западе.
Основное назначение визитных карточек ¾ представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. Их можно использовать и для информирования о своем существовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы. Это своего рода заочное представительство, мягкая, ненавязчивая форма проявления вашего интереса к адресату. Визитные карточки используют также для поддержания контактов (поздравления с праздником или иным событием, выражения соболезнования, признательности, благодарности, сопровождения подарка, сувенира, цветов).
Визитные карточки печатаются на русском языке, а на обороте ¾ на английском, французском или языке страны пребывания. В них надо максимально полно указать не только свою должность (не «заместитель директора», а «заместитель директора по финансовым вопросам»), но и реальную сферу интересов, полномочия; обязательно должны быть указаны почтовый адрес фирмы, номер телефона, факса и телекса, а также телефон секретаря. Маленькая и вполне невинная хитрость заключается в том, что при наличии на карточке двух-трех телефонов у иностранцев создается впечатление, что они имеют дело с солидной фирмой, обладающей большим штатом сотрудников.
Из визитных карточек, полученных ранее, можно узнать некоторые сведения о партнерах. Например, если фирма имеет собственное здание, а не арендует помещение ¾ это признак финансовой прочности. С другой стороны, если фирма, арендуя офис, занимает целый этаж в шикарном деловом небоскребе в центре города ¾ это одно, а если она ютится где-то на задворках, хотя и в собственном доме, ¾ это совсем другое. Наличие на карточке номеров внутренней связи указывает на то, что у компании есть собственный коммутатор ¾ свидетельство многочисленности ее персонала и, значит, ее солидности.
Существует большое количество видов визитных карточек. Назовем лишь наиболее распространенные.
Стандартная карточка. Фамилия, имя и отчество печатаются прописным шрифтом, должность ¾ строчными буквами. Обычно указываются адрес фирмы и телефон (в том числе и домашний), иногда ¾ телекс и факс. Этот вид карточки используется при состоявшемся знакомстве.
Карточки для специальных и представительских целей. Указываются адрес и телефон фирмы. Если вам вручат такую карточку, значит, ее владелец не настроен на продолжительные контакты. Он просто представляет себя. Не просите его написать свои координаты: если бы он хотел их дать, то вручил бы вам визитную карточку другого вида. В отдельных случаях карточку для специальных целей можно получить и от хорошо знакомого партнера, когда он посылает вам вместе с ней сувенир, имея в виду, что его координаты вам хорошо известны.
Карточка фирмы. Используется для поздравления от имени фирмы.
Можно также встретить карточки с фотографией. Бывают карточки сложенные, как книжки, с указанием того, как проехать к фирме, где производится парковка автомобилей и т. п.
На карточках в левом нижнем углу карандашом или чернилами принято проставлять следующие надписи, которые пишутся буквами латинского алфавита (начальные буквы французских слов):
p. r. ¾ выражение благодарности,
p. f. ¾ поздравление,
p. f. N. A. ¾ поздравление с Новым годом,
p. f. c. ¾ выражение удовлетворения знакомством,
p. p. ¾ заочное представление,
p. p. c. ¾ прощание в связи с окончательным отъездом из страны пребывания, когда не наносится прощальный визит,
p. c. ¾ выражение соболезнования.
Это стандартная международная символика, которая одинаково понимается во всех цивилизованных странах. В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с адресатом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например: «Благодарит за новогоднее поздравление», «Поздравляет с национальным праздником», «Благодарит за внимание», «С наилучшими пожеланиями» и т. д.
При состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает карточку лицо, младшее по возрасту; если должностное положение и возраст одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым. При визите за рубеж процедура обмена визитными карточками облегчается, поскольку согласно этикету первыми должны вручать свои визитные карточки хозяева. Этим правилам особенно строго следуют японцы и корейцы.
Визитные карточки вручают чаще всего лично. Приняв визитную карточку, нужно прочитать вслух имя партнера, уяснить его должность и положение.
Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том порядке, в каком сидят партнеры.
Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение, обида.
Визитные карточки либо лично вручают адресату, либо ¾ при его отсутствии ¾ оставляют у него дома, либо посылают с курьером или шофером. На карточке, доставляемой лично, загибают верхний правый угол, затем его расправляют. Такая карточка оставляется в офисе у секретаря или в резиденции партнера, когда по каким-то причинам вас не могли принять.
Не рекомендуется, но и не исключается посылать визитную карточку по почте.
Отвечают на визитные карточки своими визитными карточками в течение суток с момента получения. Так, если вас поздравили, вы должны отреагировать и поблагодарить. Лучше не отвечать на визитные карточки по телефону. Если вы это сделали, то, выслушав благодарность по телефону, ваш партнер может воспользоваться звонком для обсуждения дела. Вам придется вести деловой разговор, к которому вы, скорее всего, не готовы. Чтобы не провоцировать возникновение этой ситуации, рекомендуется ограничиться посылкой визитной карточки.
Не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств. Например, вас поздравили, и вы знаете, что завтра встретите партнера, и хотите лично вручить ему карточку с благодарностью. Но, допустим, встреча сорвалась. Вы устно не поблагодарили и визитной карточки не послали. Можно догадаться, что о вас подумает ваш партнер. Поэтому лучше сразу послать визитную карточку.
Если во время национальных праздников (или иных праздников, достойных поздравления, например Нового года) вы оказались в другой стране, поздравлять своих партнеров вы должны первым. Ваши партнеры, находясь в вашей стране, должны поздравить вас первыми.