Подготовка к переговорам
Коммерческие переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, переписке, по телефону и т. п. и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта.
Когда вторая сторона принимает предложение, наступает важный этап ¾ подготовка к переговорам. Она включает два главных направления: решение организационных вопросов и проработку основного содержания переговоров.
К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации.
При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности, если вы сами являетесь инициатором встречи. Поэтому прибегают к различного рода оговоркам типа: «В любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».
Местом встречи может быть помещение одного из участников. Встречи могут происходить на территории каждого из участников (по очереди)или на нейтральной.
Перед встречей необходимо подготовить помещение. На столе должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, стоять вода, стаканы, пепельница. Не следует класть на стол бутерброды, фрукты, конфеты, т. к. люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (кофе), фрукты и т. п. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.
Если встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям небольшую чашку кофе или чая. В редких и особенно торжественных случаях, в частности, когда люди хорошо и давно знают друг друга, при прощании можно предложить к кофе небольшую рюмку коньяка или ликера.
Если вы поставили на стол пепельницу,это является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.
Встречать прибывших иностранных гостей у входа в ваше здание должен не руководитель фирмы, а кто-то из сотрудников, лучше симпатичная и приветливая девушка. Она должна проводить гостей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.
При проведении переговоров нужно иметь в виду, что первый спад активности участников наступает примерно через 35 минут.
Таковы чисто технические моменты подготовки к переговорам. Далее следует ее организационная стадия1, когда переходят к формированию делегации, т. е. к определению ее количественного и персонального состава, назначению главы.
Нередко бывает так, что главой делегации на переговорах назначают человека исходя из должностного статуса, не принимая в расчет его компетентность в обсуждаемых вопросах и то, что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навыками.
Несмотря на то, что организационные вопросы являются весьма важными и без их решения переговоры не могут состояться, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает: анализ проблемы; формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них; определение возможных вариантов решения; подготовку предложенийи их аргументацию; составление необходимых документов и материалов.
Анализ проблемы заключается в поиске путейеерешения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнером. В процессе анализа продумываются возможные альтернативы решения.
При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес ¾ это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы.
Различные интересынеобязательно противоречат друг другу. Среди них можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся. Взаимоисключающие интересы предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). Под непересекающимися понимаются такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой, иными словами, стороны хотят разного.
При подготовке к переговорам следует выписатьна листе бумаги интересы свои и партнера ¾ для наглядности. В чем они совпадают, в чем расходятся? Какие интересы являются взаимоисключающими, какие непересекающимися?
Анализ интересов сторон должен подвести и к ответу на вопрос, есть ли иные пути решения проблемы, требующие меньших затрат и усилий, да и вообще выглядящие более привлекательными.
На основе интересов участников переговоров формулируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них, а также определяются возможные варианты решения.
Следует подготовить и возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их аргументацию. Основные аргументы, обосновывающие те или иные предложения, должны быть продуманы заранее.
Обычно предварительная работа завершается написанием подготовительных документов и материалов. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки к переговорам подумать о точности формулировок. Эти документы и материалы будут служить своеобразными ориентирами, с которыми сверяется ход переговоров. К ним относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.
Чтобы успешно вести переговоры, надо еще перед первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о ее финансовом положении, объеме операций и т. д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры, ¾ где родились, какие университеты окончили, основные вехи карьеры, состав семьи, хобби и т. д.
Для начала надо найти проспекты той или иной компании или получить по факсу информационную справку. И если в беседе с представителем фирмы вы проявите осведомленность о ее деятельности, это произведет благоприятное впечатление, особенно при контактах с японскими, южнокорейскими, тайваньскими и сингапурскими бизнесменами, которые ценят основательность и стремление к более тесным и доверительным отношениям.
Необходимо, чтобы в переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и общим договоренностям.
И, наконец, очень важно в процессе подготовительной работы все вновь продумать и изучить до мелочей. Никогда не стоит полагаться на «авось» и надеяться на то, что искушенные в бизнесе иностранцы сами возьмут на себя проработку всех деталей, как только услышат «потрясающую идею» совместного предпринимательства или торговой сделки. Переговоры чаще всего заходят в тупик, когда иностранные бизнесмены начинают интересоваться деталями и подробностями, которые наши бизнесмены по своей обычной безалаберности просто не продумали.