Перечни документов как методическое пособие для проведения экспертизы ценности
1. Понятие о перечнях;
2. Современная система перечней;
3. Методика построения перечней.
1. Перечни – они разрабатываются с учётом системы критериев экспертизы ценности и представляют собой систематизированные списки документов с нормативными сроками хранения.
Обязательность применения перечней, утверждённых или согласованных с Росархивом, закреплена в ФЗ «Об архивном деле в РФ» ст. 17. п.1.
Разногласия недопустимы, завысить срок хранения можно, занизить категорически запрещено.
В области методического обеспечения архивного дела мы впереди планеты всей.
В 1929 г. появились первые перечни: перечень документов денежно-материальной отчётности.
Первый типовой появился в 1943 г. Дальше был типовой перечень 1957 г., потом 1969, 1989, 2000, 2010 гг.
Прообразы современных перечней появились в середине 19 в. В основном это были только ведомственные перечни. Первыми разработали МВД, Минюст, Военное мин-во.
2. Современная система перечней включает в себя 3 типа перечней:
а) перечень док-тов с указанием сроков хранения; следующие виды: типовые, примерные, отраслевые и корпоративные.
Типовые перечни – с выходом нового не считается, что предыдущий утратил своего значения. Применение типовых перечней по срокам хранения:
- для документов, созданных до 1995 г. применялся перечень 1989 г., который состоял из 2-х частей (управленческая и научно-техническая документация)
- для док-тов, созданных с 1995 г. по 2007 г. включительно применялись перечень типовых управленческих документов 2000 г., который вышел вместо первой части типового 1989 г. + 2-я часть типового 1989 г.
- для документов 2008-2010 гг. применяли перечень типовых управленческих док-тов 2000 г. + перечень типовых архивных док-тов по научно-технической и производственной деятельности 2007 г.
- для документов с 2011 г. применяют перечень 2007 г. + перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности гос органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, М. 2010. Новый перечень вышел без методических указаний, поэтому ориентируемся на указания к перечню 2000 г.
Примерные перечни – разрабатываются для группы однородных учреждений. Напр., Перечень документов кредитных организаций, 2000 г. Щас готовится новый.
Отраслевые перечни – это для системы учреждений, начиная с Мин-ва, Госкомитета и т. д. До начала перестройки все организации в СССР входили в какое-то вед-во и каждое вед-во обязано было иметь свой перечень. Делалось так: Министра вызывали в Росархив и говорили, что его отрасль не имеет своего перечня. Там док-ты всех орг-ций данной системы. Такие перечни делал ВНИИДАД. Разработка стоила в то время 10 000 р.
В к 90-н 2000-х гг. для себя сделали перечни Минфин, МЧС, Прокуратура, Федеральные суды, ВГТРК.
Мин-во здравоохранения с перечнем какого-то мохнатого года, Минобр вообще без перечня.
Современная разработка стоит 3-4 млн. руб.
Корпоративные – это новшество 2000 г. Перечень главного офиса ОАО Норильский – 1-я коммерц структура, которая для себя сделала перечень. Он не согласован.
Официальные, кот согласованы – ОАО Сбербанк РФ, Центробанк, ОАО РЖД.
б) перечень док-тов, подлежащих постоянному хранению; только типовые относятся – эта группа перечней служит основой для разработки примерных отраслевых и корпоративных перечней.
Это перечень док-тов, подлежащих приёму 1973 г.; научно-технич док-ты (1998); управленч док-тов негосударственных орг-ций (1996).
в) перечень док-тов постоянного и временного хранения; тоже только типовые – это перечень управленческих документов негос орг-ций (1997). В наст время он не применяется, ибо всё, что в нём было, вошло в перечень типовых док-тов 2000 и 2010 г. Но к нему (1997) составлены оч хорошие методические указания.
Отбор на хранение уникальных и особо ценных документов
С 30-х гг. вопрос о том, что в составе АФ РФ необходимо учитывать особо ценные док-ты. Научно-методическая разработка началась с сер 50-х гг. прошлого века. До 1960 г. вопрос об особо ценных док-тах в стратегическом плане, в плане безопасности. С начала 1960-х гг. вопрос, какие док-ты нужны в чрезвычайных, а какие необходимо сохранять с целью их использования в разных направлениях.
С начала 1980 - х гг. появляются термины уникальные документы и документальные памятники. Официально термин документальные памятники не прижился, и официально его не используют.
К сер. 1980-х гг. еще одна тенденция: ведомствам было предложено еще на стадии хранения документов в организации проводить работу по выявлению особо ценных документов. Однако это неэффективно, т. к. большую роль играет временной фактор.
В рамках федеральной программы по усилению борьбы с преступностью на 1994-1995 гг. была начата работа по созданию государственного реестра уникальных док-тов архивного фонда РФ. Новый регламент гос реестра уникальных док-тов АФ РФ и ныне действующий был утвержден в 2001 г. В нем методика ведения регламента и метод указания по выявлению уникальных документов.
Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов, образовавшихся не позже первой половины XX в. (примерно до начала 1 МВ). За более поздние годы рекомендуется выявлять документы только бесспорные в плане уникальности или раритеты.
Объектом включения в реестр является док-т, единица хранения, реже – фонд или коллекция, при этом последние дб полностью состоять из уникальных документов.
Критерии определения уникальности документов:
1. Древность документа: самодостаточный, т. е. на основе его уже можно отнести док-т к уникальным. До 16 в. включаются в реестр и значительная часть до 1626 г. (пожар в Москве) как подлинников, так и изготовленных тогда же копий. Для док-тов не являющихся древними необходимо соблюдать требование, чтобы они соответствовали не менее 5-ти другим критериям;
2. Подлинность: обязателен для всех, кроме до 1626 г.;
3. Бесспорность культурно-исторической значимости: первичность – первый звуковой фильм, т. е имеет большое значение. Но все тут спорно.;
4. Публичность: в реестр включают док-т, которые мб опубликованы или выданы исследователь. С гостайной не включают;
5. Высокая материальная ценность: берется самый дорогой аукцион, самая высокая планка + инфляция на 10 лет;
6. Отношение документа к историческому событию или к исторической личности: дневник Достоевского, Конституция;
7. Юридическое значение документа: применяется в сов-ти с критериями подлинности, бесспорности, высокая материальная ценность;
8. Художественные и оформительские особенности документа: бывают с уникальными печатями, грамоты, договоры, старинные док-ты с крутым оформлением и т. д.
Наряду с гос реестром ведутся региональные реестр.
Док-ты, включенные в реестр подлежат особому хранению и особому учету. На основе этих док-тов создается страховой фонд, которые хранится в центре хранения страхового фонда (ЦХСФ). Уникальные док-т микрофильмируются и хранятся отдельно от подлинников.
Раздельное хранение – это главное.
В 2003 г. был принят ГОСТ Р 33505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющийся национальным, научным, культурным и историческим наследием, которые и определил порядок создания страхового фонда док-тов АФ РФ».
В 2008 г. в развитие ГОСТа 2003 г. вышел новый ГОСТ Р 33.3.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющиеся национальным, научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения». Вступил в действия с 1 января 2010 г.
С начала 2000-х гг. начали активно комплектоваться территориальные страховые фонды. В Москве с 1997 г. активно формируется такой фонд.
В 2008 г. Прав-во Москвы утвердило городскую целевую программу «Развитие системы террит. страх. фонда док-ции г. Москва на 2009-10 гг.» Замикрофильмировано свыше 7 млн. кадров особо ценных и уникальных док-тов АФ г. Москвы. За 5 лет было изготовлено 1,5 млн. листов на док-ты военного и научн (культ) значения.
Страховой фонд у Минобороны, МЧС и Росархива.
Важным эл-том по обеспечению сохранности док-тов АФ РФ является создание фонда пользования в гос архивах одновременно с созданием страхового фонда. В этот фонд включаются копии полностью скопированных единиц хранения. В него обязательно включаются одна микроформа на галогенидосеребряной пленке (негатив и позитив).
В ближайшее время новый док по гос реестру после чего регламент 2001 г. будет отменен.