Исследование потоков информации
При анализе информационных потоков большое значение приобретает метод матричного моделирования, позволяющий формализовать многие процедуры и операции по обработке материалов обследования в целях решения основных задач анализа существующих потоков информации практически на любом объекте управления.
Матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи между всеми подразделениями предприятия и его окружением (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Модель состоит из четырех квадрантов и двух вспомогательных разделов, каждый из которых имеет свое специфическое содержание и назначение (рис. 3.1).
| Наименование документов | Наименование подразделений потребителей | ||||||||||||
| Наименование показателей | |||||||||||||
| Наименование документов | I квадрант | II квадрант | |||||||||||
| Наименование подразделений поставщиков | Наименование документов | III квадрант | IV квадрант | ||||||||||
Рис. 3.1. Матричная информационная модель
В квадранте I информационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в данном подразделении. Он имеет вид квадратной матрицы, т.е. одинаковое наименование документов и показателей по строкам и столбцам. Этот квадрант характеризует процессы проведения всех планово-экономических расчетов в подразделении: формирование документов (показателей) и использование их для составления других документов (вычисление показателей).
Столбцы квадранта I содержат сведения о том, какие документы (показатели) используются для формирования других документов (показателей), а строки – сколько раз и для создания каких документов (показателей) используются показатели из документов данного подразделения.
В квадранте II информационной модели отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие отделы, а также во внешние организации. Здесь же показывается передача документации в архив подразделения. Таким образом, квадрант II характеризует связи рассматриваемого подразделения со всеми другими, а также внешними организациями по линии передачи своей документации.
В квадранте III отражаются все документы, поступающие из других подразделений, а также направления их использования. Следовательно, этот квадрант характеризует связи данного подразделения со всеми другими по линии получения необходимой документации, т.е. вход данного подразделения. Кроме того, может вводиться специальный вспомогательный раздел для характеристики подразделений поставщиков.
Квадрант IV отражает передачу входящих документов, данные которых используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения. Таким образом, квадрант IV характеризует проходящие через рассматриваемое подразделение документы.
Итоговые результаты квадранта I характеризуют:
ü по столбцу – количество разработанных в подразделении документов или показателей, используемых для формирования документов или показателей данного столбца;
ü по строке – степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения.
Итоговый столбец квадранта II отражает количество документов (показателей), передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использование показателей или документов данного подразделения во всех других подразделениях.
Итоговый столбец квадранта III характеризует применяемость поступающих показателей, итоговая строка–количество входящих показателей для формирования показателя квадранта I или простое их перенесение в новый документ.
Итоговый столбец квадранта IV отражает использование поступающих показателей всеми другими подразделениями.
Построение информационных моделей предполагает, что в качестве элементов информации, отражаемых в той или иной модели, используются документы, показатели, подразделения предприятий и люди, участвующие в обработке информации.