РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ
Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.
В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.
Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.
Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.
Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.
Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.
Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.
1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.
Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!
К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.
При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!
Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!
В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!
Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес… Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…
В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!
С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…
Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.
4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.