Упражнение 7. Сохранение документа и завершение работы
После окончания работы с документом его необходимо сохранить. Если документ новый, то вам будет предложено выбрать название файла и место его размещения, а также задать свойства документа. Если вы работаете с ранее сохраненным документом, то Visio автоматически запишет текущий документ поверх существующего.
Для простого сохранения документа на панели инструментов Standard нажмите кнопку Save или выберите команду File ► Save. Для сохранения текущего файла под новым именем выберите команду File ► Save as.
При сохранении вновь созданного документа или его сохранении под другим именем будет открыто окно диалога Save as, позволяющее выбрать имя сохраняемого файла, его формат и место его расположения:
– в списке Look In выберите папку, в которой будет храниться документ;
– в поле имени файла File Name введите имя созданного документа;
– в раскрывающемся списке допустимых типов файлов Save as type выберите формат, в котором будет сохранен файл.
В раскрывающемся списке кнопки Save установите флажок Workspace, чтобы документ сохранялся вместе с его рабочим окружением: местами расположения панелей инструментов, рабочего окна и т. д.
Для сохранения текущего документа в режиме «только для чтения» в раскрывающемся списке кнопки Save выберите команду Read only. После сохранения с такой установкой документ впоследствии всегда будет открываться только для чтения. После внесения любых изменений в такой документ Visio автоматически предложит вам сохранить его под новым именем.
Для обычного сохранения нажмите кнопку Save.
В открывшемся окне диалога заполните нужные (см. далее) поля или оставьте их пустыми и нажмите кнопку ОК.
Каждый файл обладает набором стандартных свойств: именем, датой создания, датой изменения, размером и рядом атрибутов. Кроме стандартных свойств файлы документов Visio обладают набором специфических свойств, с помощью которых можно получить представление об их содержимом. При работе с большим числом документов заполнение соответствующих свойств файла становится насущной необходимостью, так как очень часто заголовок не может полностью отразить содержание документа. Использование свойств документа также позволяет выполнить быстрый поиск нужных файлов по ключевым словам или содержимому.
Выберите команду File ► Properties. В окне диалога Properties имеются три вкладки: General, Summary и Contents.
– вкладка General содержит общие сведения о файле, его размере, типе, месте расположения;
– на вкладке Summary можно указать информацию об авторе и руководителе (поля Author и Manager), задать ключевые слова для файловой поисковой системы Windows (поле Keywords), ввести описание и пояснения к файлу (поля Subject, Category и Description), базовый адрес для создания относительных гиперссылок в документе (поле Hyperlink base) и т.д.
– вкладка Contents содержит сведения о полистовом содержании документа, включающем в себя названия листов, имена используемых мастеров, фоновых листов и т. д.
В окне диалога Properties на вкладке Summary установите переключатель Preview в положение, определяющее параметры предварительного просмотра:
– None – запретить возможность просмотра;
– First Page – просмотр только первой страницы (значение по умолчанию);
– All Pages – просмотр всех страниц.
Установите переключатель Quality в положение Draft (значение по умолчанию), чтобы предварительный просмотр сохранялся в виде простого рисунка, или в положение Detailed, чтобы при просмотре можно было получить информацию о внедренных объектах, рисунках и т.д.
Для завершения работы с окном свойств и сохранения внесенных изменений нажмите кнопку ОК. Для выхода без сохранения изменений нажмите кнопку Cancel.
В Visio существует возможность сохранения документов не только в собственном формате, но и в других форматах, например в формате AutoCAD, в формате веб-страниц, графических форматах (JPEG, GIF, BMP и т.д.), а также форматах предыдущих версий Visio. При сохранении документа в формате, отличном от текущего формата Visio, нужно учитывать, что при изменении типа документа могут быть утеряны некоторые элементы, не поддерживаемые другими программами.
Выберите команду File ► Save As.
В раскрывающемся списке Save as type выберите тип файла, в котором нужно сохранить текущий документ.
В списке Save in выберите папку, в которой необходимо сохранить файл.
В поле File name введите имя нового файла.
Нажмите кнопку Save.
Закончив работу с документом, необходимо его закрыть – это позволит освободить память компьютера и ускорить обработку остальных приложений. Приложение Visio является приложением с многодокументным интерфейсом (MDI, multi document interface), поэтому в нем имеется возможность закрытия документов по отдельности или всего приложения целиком.
Закрыть документ или текущее окно редактирования (если для документа было открыто несколько окон редактирования) можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+F4. Для завершения работы всего приложения необходимо нажать комбинацию клавиш Alt+F4.
Для завершения работы с отдельным документом или всем приложением нужно выполнить следующие действия.
Для завершения работы с документом выберите команду File ► Close.
Для завершения работы с приложением выберите команду File ► Exit.
Если все сделанные изменения были сохранены, документ (или приложение) закончит работу. В противном случае для каждого несохраненного документа появится сообщение с предложением сохранить сделанные изменения, закончить работу без сохранения изменений или продолжить работу в приложении.
Нажмите кнопку Да (Yes) для сохранения изменений, Нет (No), если нужно завершить работу без сохранения, и Отмена (Cancel) – для продолжения работы с данным документом.