Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Quot;Ввиду незнания русского языка гражданином Китайской Народной Республики Дан Шуанхэ текст договора переведен ему устно на китайский язык переводчиком Чуан Жэбинь [число, месяц год рождения, паспортные данные, место проживания или регистрации переводчика]".
Удостоверительная надпись в данном случае составляется по форме N 39 "Удостоверительная надпись на договоре с участием лица, не знающего языка, на котором изложен договор, с устным переводом ему текста договора переводчиком" <1>.
--------------------------------
<1> Приказ Минюста России от 10 апреля 2002 г. N 99 "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах" (зарегистрировано в Минюсте России 18 апреля 2002 г. N 3385) // РГ. 2002. 24 апр. N 74 (далее - Приказ Минюста России N 99).
"Город (село, поселок, район, край, область, республика)
Дата [число, месяц, год] прописью.
Настоящий договор удостоверен мной, [фамилия, имя, отчество], нотариусом [наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа]. Договор подписан сторонами в моем присутствии. Личность сторон установлена, дееспособность их проверена. Подпись переводившего устно текст договора с [название языка, с которого переводится текст] языка на [название языка, на который переводится текст] язык сделана переводчиком [фамилия, имя, отчество] в моем присутствии, подлинность подписи которого свидетельствую. Личность переводчика установлена.
Зарегистрировано в реестре за N
Взыскано госпошлины (по тарифу)
Нотариус".
Текст документов, исходящих от компетентных органов иностранного государства, представляемых нотариусу для совершения нотариального действия, должен быть полностью переведен на русский язык. Указанное требование относится и к гербовой печати, проставленной на таком документе, поскольку, кроме графического изображения символа государства, печать имеет информационные поля, в которых содержатся такие важные для определения статуса документа реквизиты, как наименование органа или должностного лица, от имени которого составлен данный документ. Если документ и печать составлены на двух языках, в том числе на русском языке, дублирующего перевода текста документа, составленного на иностранном языке, на русский язык не требуется.
Согласно Правилам оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:
- нотариус, занимающийся частной практикой;
- в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции РФ.
Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы.
2. Контроль за исполнением Правил нотариального
делопроизводства <1>
--------------------------------
<1> См. дополнительно о профессиональном контроле § 2 гл. 3.
Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы юстиции совместно с нотариальными палатами субъектов РФ. Контроль осуществляется в форме проверок.
Виды проверок. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми, повторными.
Плановые проверки исполнения Правил проводятся один раз в четыре года. Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Внеплановая проверка проводится по предложению нотариальной палаты или территориального органа юстиции при поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.
Повторная проверка проводится в случае выявления в процессе плановой или внеплановой проверки недостатков и нарушений Правил в работе нотариуса. Основанием для проведения повторной проверки является непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил.
Сроки проведения проверок. Срок проведения проверки не должен превышать пяти рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.
Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок. В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.
В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).
Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом юстиции до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.
Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта РФ для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.
О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее чем за пять рабочих дней до намеченной даты проверки.
О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.
Формирование комиссии для проведения проверок. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа юстиции и нотариальной палаты. Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20-го числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике. В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган юстиции определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.
О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее чем за семь дней до ее проведения. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган юстиции и нотариальную палату.
При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.
В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа юстиции, сложения полномочий нотариусом, являющимся членом комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.
В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа юстиции либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.
Объем проверяемых документов. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки.
Справка по итогам проверки. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество нотариуса;
2) реквизиты приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса;
3) место нахождения нотариальной конторы;
4) замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;
5) предложения по результатам проверки.
Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее семи рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа юстиции. Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки. Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения - как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой. При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.
В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более шести месяцев со дня окончания проверки. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.
Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
3. Соблюдение нотариусом норм законодательства
о защите персональных данных
В своей деятельности нотариусы используют персональные данные обратившихся к ним для совершения нотариальных действий лиц, а также - в качестве работодателей - персональные данные своих работников для установления трудовых отношений. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> (далее - Федеральный закон о персональных данных), а также письму ФНП от 23 декабря 2011 г. N 2515/07-17 нотариусы и нотариальные палаты являются операторами персональных данных в соответствии с Федеральным законом о персональных данных как физические лица, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Следовательно, у нотариусов возникают следующие обязанности:
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2006. N 31 (ч. I). Ст. 3451.
- не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;
- ознакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, и (или) организовать обучение указанных работников;
- принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, самостоятельно определяя состав и перечень этих мер, если иное не предусмотрено Федеральным законом о персональных данных;
- издать документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, с установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
- применять правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных или обеспечению их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона о персональных данных;
- применять прошедшую в установленном порядке процедуру оценки соответствия средства защиты информации;
- представлять документы и (или) иным образом подтвердить принятие мер, указанных выше, по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;
- уведомить Роскомнадзор о своем намерении осуществлять обработку персональных данных.
Несмотря на то что нотариусы являются операторами персональных данных, существуют особенности регулирования их деятельности в части соблюдения законодательства о защите персональных данных. Так, необходимо учесть, что в соответствии со ст. 5 Основ согласие субъекта персональных данных на их обработку для совершения нотариальных действий не требуется.
Помимо обработки персональных данных обратившихся к ним для совершения нотариальных действий лиц, нотариусы также обрабатывают персональные данные своих работников, так как являются работодателями. В данном случае нотариусу необходимо учитывать, что в соответствии с разъяснениями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций <1> не требуется согласие работника при обработке его персональных данных при условии, что объем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. Передача персональных данных работников в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы и в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, осуществляется тоже без их согласия.
--------------------------------
<1> Разъяснения Минкомсвязи России, Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" (http://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877.htm).
Однако при привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона о персональных данных, в том числе получить согласие работников на передачу их персональных данных. Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, т.е. содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных. Согласие работника может быть как оформлено в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона о персональных данных.
В соответствии с указанными выше положениями Центр инноваций и информационных технологий при ФНП рекомендует нотариусу создать пакет следующих внутренних документов:
1) приказ "Об организации работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
2) приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки, обработку и обеспечение безопасности персональных данных;
3) технические паспорта на информационные системы, содержащие персональные данные (ИСПДн);
4) документ "Отчет о результатах обследования ИСПДн";
5) документ об определении уровня защищенности ПДн;
6) документ об утверждении "Частных моделей угроз безопасности ПДн";
7) приказ "Об установлении уровня защищенности персональных данных в ИСПДн";
8) документ "Положение о защите ПДн";
9) документ "Перечень ПДн, подлежащих защите в ИСПДн нотариуса";
10) документ "Политика безопасности ПДн";
11) документ "Положение о разграничении прав доступа к ПДн";
12) инструкция администратора ИСПДн;
13) инструкция пользователя ИСПДн;
14) документ "Отчет по результатам оценки эффективности реализованных мер по защите персональных данных";
15) приказ об ознакомлении работников с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, внутренними документами нотариуса о защите персональных данных.
Приказы об утверждении перечисленных внутренних документов являются организационно-распорядительными документами нотариуса. Эти документы подлежат учету в журнале регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса и должны храниться в соответствующем номенклатурном деле с постоянным сроком хранения.
§ 2. Подготовка документов
1. Порядок оформления нотариальных действий на бланках
единого образца для совершения нотариальных действий.
Применение, изготовление, учет бланков единого образца
Оформление нотариальных документов на бланках единого образца на всей территории Российской Федерации дополнительно гарантирует подлинность данных документов, способствует повышению уровня культуры оформления нотариальных документов. В соответствии с п. 41 Правил организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции РФ. В настоящее время действует Положение о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий <1> (далее - Положение о бланках), которое распространяется на всех нотариусов, занимающихся частной практикой.
--------------------------------
<1> Утверждено решением Правления ФНП от 21 - 22 декабря 2009 г., протокол N 14/09 (с изм. от 22 - 23 сентября 2010 г., протокол N 11/10; от 18 - 19 августа 2011 г., протокол N 05/11; от 29 - 30 марта 2012 г., протокол N 04/12; от 10 - 11 февраля 2014 г., протокол N 01/14).
Применение бланков. Бланки единого образца для совершения нотариальных действий (далее - единые бланки) применяются во всех случаях, за исключением:
- свидетельствования верности копий документов и выписок из них;
- свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;
- свидетельствования подлинности подписи переводчика;
- совершения исполнительных надписей;
- удостоверения времени предъявления документов;
- удостоверения сделок, если применение бланка не предусмотрено законом, иным правовым актом или не обусловлено согласием лиц, обратившихся за удостоверением сделки.
Единый бланк не применяется при свидетельствовании подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом. Однако, если на заявлении, уведомлении или сообщении, представляемом в регистрирующий налоговый орган, раздел, в котором проставляется собственноручная подпись заявителя, излагается на отдельном листе, данный раздел и удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании подлинности подписи заявителя также оформляются на едином бланке. К таким заявлениям относятся заявления в регистрирующий орган, оформляемые по формам N Р11001, Р12001, Р12003, Р13001, Р13002, Р14001, Р14002, Р16001, Р16002, Р16003, Р17001, Р21001, Р21002, Р24001, Р24002, Р27002, утвержденным Приказом ФНС России от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25@.
В первоначальной редакции Положения о бланках содержалась запись о недопустимости применения единого бланка при оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей. Решением Правления ФНП от 22 - 23 сентября 2010 г. (протокол N 11/10) абзац пятый п. 2 Положения о бланках был исключен, поскольку оформление нотариальных действий на единых бланках не противоречит международным договорам, заключенным Российской Федерацией, а оформление документов на единых бланках дополнительно обеспечивает подлинность данных документов. Таким образом, в настоящее время при нотариальном оформлении документов, предназначенных для действия за границей Российской Федерации, возможно применение единых бланков для совершения нотариальных действий. Не предусмотрено применение единого бланка для оформления таких документов, как свидетельство о регистрации уведомления о залоге движимого имущества в реестре уведомлений о залоге движимого имущества и выписка из реестра уведомлений о залоге движимого имущества. На едином бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта. Исключение составляют:
- экземпляр стороны договоры, производящей отчуждение имущества (даритель, продавец и т.д.);
- экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса.
Указанные экземпляры нотариальных актов оформляются на бумаге без использования единого бланка. На оставшемся в делах нотариуса экземпляре документа записываются номера и серии единых бланков, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия. Не допускается применение единых бланков при изготовлении писем нотариуса или иных документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
Бланки подлежат хранению в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков.
Изготовление единых бланков. Изготовление единых бланков производится в централизованном порядке предприятиями-изготовителями, перечень которых определяется Правлением Федеральной нотариальной палаты.
Форма единого бланка утверждается Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Министерством юстиции РФ. Единые бланки изготавливаются на специальной бумаге с водяными знаками с использованием иных видов защиты согласно критериям отнесения товаров к категории защищенной от подделок полиграфической продукции. Единые бланки имеют последовательную (сквозную) нумерацию с указанием серии, порядкового номера и кода региона.
Учет единых бланков. Нотариальные палаты и нотариусы ведут собственный учет единых бланков.
Учет единых бланков нотариусом осуществляется:
- в электронной форме - посредством введения нотариусами не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда данная информация стала известна нотариусу, информации о единых бланках в соответствующий раздел Единой информационной системы нотариата (далее - ЕИС);
- на бумажных носителях информации - путем ведения дел учета бланков, формируемых из операционных выписок и сообщений о похищенных, утраченных, недополученных бланках.
Операционные выписки - это документы, подтверждающие введение нотариальной палатой в ЕИС информации о выдаче бланков нотариусу и о возврате нотариусом неиспользованных, испорченных, продублированных бланков, бланков с техническим браком. Операционные выписки оформляются нотариальной палатой на бумажном носителе по формам, предусмотренным ЕИС (акт выдачи бланков нотариусу, акт сдачи неиспользованных бланков, акт сдачи испорченных бланков и др.), в двух экземплярах: один экземпляр - для нотариальной палаты, второй экземпляр - для нотариуса. Операционные выписки подписываются сотрудником нотариальной палаты, отвечающим за работу с бланками, и нотариусом.
В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и неоговоренных исправлений. Исправления, внесенные в операционную выписку, оговариваются, подтверждаются подписями нотариуса и сотрудника нотариальной палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью нотариальной палаты.
Нотариус в электронной форме ведет учет единых бланков:
- полученных от нотариальной палаты;
- использованных для оформления нотариальных актов;
- возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком;
- недополученных, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;
- утраченных, похищенных.
Учет единых бланков, полученных от нотариальной палаты, ведется нотариусом на бумажных носителях - путем оформления операционной выписки - акта выдачи бланков нотариусу и в электронной форме - посредством введения информации в ЕИС.
Учет единых бланков, использованных для оформления нотариальных актов, ведется только в электронной форме и на бумажных носителях информации не оформляется.
Информация о единых бланках, использованных нотариусами для изготовления нотариальных документов, вводится в ЕИС нотариусом, хранится в виде собственной базы данных у каждого из нотариусов и передается на сервер ЕИС в день совершения нотариального действия, при этом указываются дата, реестровый номер и вид нотариального действия.
Учет единых бланков, возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком, ведется на бумажных носителях информации - путем оформления операционной выписки - акта сдачи неиспользованных бланков, акта сдачи испорченных бланков и в электронной форме. Информация об испорченных бланках вводится в ЕИС нотариусом не позднее дня, предшествующего дню возвращения (передачи) нотариусом бланков в нотариальную палату.
Бланки неиспользованные, испорченные, продублированные, с техническим браком возвращаются (передаются) нотариусом в нотариальную палату в порядке и сроки, определенные нотариальной палатой.
В случае обнаружения нотариусом утраты, хищения единых бланков, недополучения единых бланков (включая недовложение бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков) нотариус в тот же день направляет в нотариальную палату соответствующее сообщение о бланках, составленное по форме, предусмотренной ЕИС, в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются нотариусом, на них проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Один экземпляр сообщения о бланках остается у нотариуса и подлежит хранению в деле учета бланков.
При обнаружении факта недовложения бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков, дублирования бланков или бланков с техническим браком к сообщению о бланках прилагается копия ярлыка соответствующей пачки бланков. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.
Учет бланков нотариальной палатой. Нотариальная палата в электронной форме ведет учет бланков:
- полученных от изготовителя;
- выданных нотариусам;
- возвращенных нотариусами в нотариальную палату в качестве бланков неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми серийными и порядковыми номерами (далее - продублированные единые бланки);
- недополученных нотариусами, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;
- утраченных, похищенных.
Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляется нотариальной палатой путем формирования в дела учета бланков операционных выписок и сообщений о бланках. Бланки испорченные, продублированные, с техническим браком подлежат уничтожению нотариальной палатой.
При наличии признаков хищения бланков нотариус обязан заявить об этом в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланков.
В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, единые бланки передаются в нотариальную палату по акту нотариусом, сложившим полномочия. Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой.
В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой, в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса <1>.
--------------------------------
<1> Приложение 1, образец N 7.
Составление акта приема-передачи возлагается на членов комиссии. Указанный акт от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.
2. Печати нотариуса
Нотариус в своей деятельности использует личную печать с воспроизведением Государственного герба РФ.
Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба РФ нотариусами осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
- Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" <1>;
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2000. N 52. Ч. I. Ст. 5021; 2002. N 28. Ст. 2780; 2003. N 27. Ч. I. Ст. 2696; 2009. N 46. Ст. 5417; 2011. N 1. Ст. 1; 2013. N 30. Ч. I. Ст. 4022.
- Указом Президента РФ от 22 июля 2002 г. N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" <1>;
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2002. N 30. Ст. 3036.
- Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" <1>;
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 1996. N 2. Ст. 123; 2001. N 24. Ст. 2461; 2006. N 52. Ч. III. Ст. 5587.
- ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля 2002 г. N 07/1569-ЮД);
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД).
Согласно п. 36 Правил подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ на следующих документах:
1) документах, подтверждающих совершение нотариального действия;
2) запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием;
3) уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления;
4) в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами.
Дополнительно, согласно Правилам, нотариус обязан проставлять печать с воспроизведением Государственного герба РФ на:
1) организационно-распорядительных документах (п. 7 Правил);
2) запросах о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью (п. 12 Правил);
3) расписке в получении документов нотариусом (п. 21 Правил);
4) листе-заверителе (п. 76 Правил);
5) месте склейки при подклеивании полоски бумаги в случае расположения текста документа близко к левому краю листа (п. 79 Правил);
6) описи дел (на всех экземплярах) (п. 82 Правил);
7) копиях, подшитых на место возвращенных или изъятых документов (п. 88 Правил);
8) акте о выделении к уничтожению документов (п. 115 Правил);
9) копии наследственного дела, которая хранится в делах нотариуса, передавшего дело, при передаче наследственного дела по принадлежности (п. 137 Правил);
10) копии наследственного дела при его направлении (п. 140 Правил);
11) справке, выдаваемой лицу, внесшему деньги или ценные бумаги в депозит нотариуса (п. 159 Правил);
12) поправках и исправлениях в реестрах для регистрации нотариальных действий (п. 169 Правил);
13) акте о внесении в реестр поправок и исправлений и месте склейки акта (п. 170 Правил).
Правила также допускают наличие у нотариуса печати без воспроизведения Государственного герба РФ. Указанная печать проставляется на иных документах, не указанных в Правилах в качестве документов, на которых обязательно проставление оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ.
В практической деятельности нотариусов возник вопрос о том, является ли перечень документов, на которых используется печать с воспроизведением Государственного герба РФ, закрытым. Полагаем, что буквальное толкование п. 36 Правил в совокупности со ст. 11 Основ позволяет сделать вывод о том, что в Правилах указан перечень документов, на которых обязательно требуется проставление печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Использование такой печати на иных документах осуществляется по усмотрению нотариуса.
Личная печать нотариуса с изображением Государственного герба РФ содержит указание фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы.
Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба РФ выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
Нотариус обязан передать печать с воспроизведением Государственного герба РФ для уничтожения в территориальный орган юстиции по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах, в следующих случаях:
- при сложении полномочий;
- при освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы;
- при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати;
- в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса;
- при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов.
Печать с воспроизведением Государственного герба РФ передается в территориальный орган в следующие сроки:
- в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, - не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;
- в иных случаях - не позднее 30 дней с момента наступления событий, указанных в Правилах.
В случаях территориальной удаленности нотариуса рекомендуется гербовую печать надрезать и отправить в Министерство юстиции бандеролью.
Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба РФ утверждается начальником территориального органа юстиции. Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа юстиции.
При наступлении обстоятельств, указанных в п. 100 Правил, а именно в случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки в территориальный орган юстиции печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.
3. Личные бланки и штампы нотариуса
При оформлении документов нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы и личные бланки нотариуса.
Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными. Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и обязательно имеют следующие реквизиты:
- наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой);
- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
- должность нотариуса;
- фамилия, имя, отчество нотариуса;
- адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.
Дополнительно по усмотрению нотариуса в качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.
Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрированно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.
При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Так, например, в реестрах для нотариальных действий использование штампов, за исключением даты совершения нотариального действия, не допускается. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.
4. Реквизиты документов
В процессе деятельности нотариуса образуются документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия и не подлежащие регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий. Среди них выделяются организационно-распорядительные документы нотариуса и иные документы <1>.
--------------------------------
<1> Об оформлении организационно-распорядительных документов см. п. 2 § 4 настоящей главы.
Иные документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия, могут быть следующих видов:
- запросы;
- ответы на запросы, поступившие нотариусу;
- извещения, письма нотариуса;
- информационные сообщения в нотариальные палаты;
- сопроводительные записки к статистическим отчетам;
- уведомления;
- справки;
- другие документы.
Указанные документы, исходящие от нотариуса, согласно Правилам содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);
б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
в) место нахождения нотариальной конторы;
г) дату;
д) исходящий регистрационный номер;
е) заголовок к тексту;
ж) текст;
з) отметку о наличии приложения;
и) подпись нотариуса.
В списке отсутствует такой обязательный реквизит, как сведения об адресате. Вместе с тем в п. 13 Правил указано, что письма нотариусов, помимо вышеуказанных реквизитов, содержат сведения об адресате. Поскольку запросы нотариуса, ответы на запросы нотариуса и иные документы, исходящие от нотариуса, являются разновидностью письма, представляющего собой письменное обращение к третьему лицу, сведения об адресате должны содержать все документы нотариуса, направляемые третьему лицу.
Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со ст. 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент
организации и контроля
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Департамент правового обеспечения
Главному специалисту-эксперту отдела
И.О. Фамилия
При направлении письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью
"Агропром"
И.О. Фамилия
При направлении письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
Фамилия И.О.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации. Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:
Июля 2009 г.,
так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:
07.07.2009.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(-ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка, например:
Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия
Временно исполняющий
обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия
Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".
Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например: