ІІ.Порядок та умови відкриття картрахунків.
ЗАТВЕРДЖЕНО
ПОСТАНОВОЮ ПРАВЛІННЯ
ОЩАДБАНКУ УКРАЇНИ
Від 29 липня 1999р. № 41
ПОРЯДОК
КОРИСТУВАННЯ ВНУТРІШНІМИ
КОРПОРАТИВНИМИ КАРТКАМИ МІЖНАРОДНИХ ПЛАТІЖНИХ
СИСТЕМ ( типу MASS, BUSINESS, GOLD ) ОЩАДНОГО БАНКУ УКРАЇНИ
І.Загальні положення.
1.Внутрішні корпоративні картки Ощадного банку України типу Mass, Business і Gold призначаються для використання працівниками банку при безготівкових розрахунках та отриманні готівки у службових відрядженнях на території України і за кордоном, а також при оплаті товарів, придбаних на власні потреби банку на території України.
Картки типу Mass, Business (в гривні) призначаються для загального користування.
Картки типу Gold (в гривні або USD) призначаються для керівного складу.
2.Даний порядок регулює питання користування внутрішньою корпоративною карткою Ощадбанку і розроблено з врахуванням вимог наступних документів :
- “Положення про впровадження пластикових карток міжнародних платіжних систем у розрахунках за товари, надані послуги та при видачі готівки” затверджене постановою Правління НБУ № 37 від 24.02.97р. зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24.03.97р. за № 86/1890 (із змінами та доповненнями, внесеними постановами Правління НБУ № 195 від 20.06.97р.; № 79 від 2.03.98р.; № 468 від 9.11.98р.; № 38 від27.01.99р.; №135 від 23.03.99р., №278 від 10.06.99);
- «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон », затвердженої Міністерством фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59;
- “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон“, затверджені Постановою Кабінету Міністрів від 25 квітня 1999 року № 663;
- “Положення про видачу та обслуговування банківських платіжних карток міжнародних платіжних систем в установах Ощадного банку України” (затверджено рішенням Правління від 30.07.98 р. протокол № 39);
- “Правила використання готівкової іноземної валюти на території України” затверджені постановою НБУ від 26.03.98р. №119 зареєстровані в Міністерстві юстиції України 15.04.98р. від № 245/2685.
3.Рішення про емісію внутрішніх корпоративних карток Ощадного банку в іноземній валюті (долари США) приймає Голова Правління Ощадбанку.
Рішення про емісію внутрішніх корпоративних карток Ощадного банку в національній валюті приймає Голова Правління Ощадбанку або керівник регіонального управління банку.
4.По внутрішніх корпоративних картках типу Gold дозволяється, окрім витрат на відрядження у межах норм, що затверджені чинним законодавством, додаткові витрати в межах норм, що затверджені Правлінням та передбачені кошторисом посадовим особам, перелік яких визначений постановою Правління.
5.Оплата договорів (контрактів) з використанням внутрішньої корпоративної картки Ощадного банку не дозволяється.
ІІ.Порядок та умови відкриття картрахунків.
6.Керівники підрозділів складають списки співробітників, яким необхідно видати внутрішню корпоративну картку, та подають їх на затвердження Голові Правління або керівнику регіонального управління.
Затверджені списки передаються в бухгалтерію для відкриття рахунків по внутрішніх корпоративних картках та заповнення анкети на виготовлення карток.
Власником картрахунків є установа банку, держателями внутрішніх корпоративних карток являються співробітники, що вказані в затверджених списках. З кожним співробітником укладається договір на видачу та користування внутрішньою корпоративною карткою (додаток 1).
7.Для виготовлення карток та відкриття технічних картрахунків установа банку надає в Авторизаційний центр анкету про установу банку, що бажає користуватись внутрішніми корпоративними картками, з доповненнями (додаток 2): дані про установу банку; лист держателів карток (список держателів), інформація про кожного держателя внутрішньої корпоративної картки.
Список держателів та інформація про держателів поновлюється при необхідності.
Номери відкритих технічних картрахунків повідомляються в бухгалтерію установи банку і проставляються біля аналітичних рахунків, відкритих держателям карток в балансі;
8.По кожному картрахунку встановлюється ліміт витрат.
Ліміт витрат – це розмір максимальної дебіторської заборгованості, яка дозволяється працівнику при користуванні внутрішньою корпоративною карткою.
Ліміт витрат по внутрішній корпоративній картці:
- для картки MASS – 1000 грн.;
- для картки BUSINESS – 2000 грн.;
- для картки GOLD - 10 000 грн. або 5 000 дол. США.
9.Виготовлення корпоративних карток здійснюється в Авторизаційному центрі Ощадбанку після отримання інформації згідно п.7.
Доставка карток з Авторизаційного центру Ощадбанку в ГОУ або ОПЕРВ регіональних управлінь здійснюється на підставі “Положення про видачу та обслуговування банківських платіжних карток міжнародних платіжних систем в установах Ощадного банку України” (затверджено рішенням Правління від 30.07.98 р. протокол № 39).
10.Видача корпоративних карток Ощадного банку держателям проводиться відповідальним працівником ГОУ (ОПЕРВ) під розпис.
11.Держатель корпоративної картки несе перед банком - власником картрахунку повну відповідальність за операції проведені по картці, схоронність картки та ПІН-коду.
Держатель картки щомісяця, до п’ятого числа, отримує в бухгалтерії виписку (білінг) по рахунку своєї корпоративної картки.
При втраті картки Держатель негайно повідомляє банк по телефону, вказаному в договорі, та надає в установу банку заяву встановленої форми в термін трьох днів, згідно якої або платить за постановку картки в стоп-лист, або несе відповідальність за всі операції, що проведені по картці до кінця строку її дії .
В разі повторного виготовлення картки або ПІН-коду держатель відшкодовує банку вартість таких послуг.
Держатель картки має право відмовитись від платежу в разі якщо він не проводив цієї операції та звернувся з заявою про відмову від платежу не пізніше 25 числа поточного місяця після складання виписки (білінгу) по картковому рахунку.
Оплата розгляду відмови від платежу, оплата повторного виготовлення картки або ПІН-коду, оплата стоп-листа здійснюється по тарифах, що розроблені для працівників банку.
12.Кошти по внутрішніх корпоративних картках можуть бути використані держателем на наступні цілі:
а)у відрядженнях:
- на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, сплату аеропортних зборів, перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;
- на проживання в готелях (включаючи попереднє замовлення та бронювання місць у готелях);
- добові – кошти на харчування в межах норм, затверджених чинним законодавством;
- на побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни, користування холодильником, телевізором);
- на службові телефонні переговори;
- на комісійні у разі обміну валюти;
б)для оплати товарів (послуг), придбаних для власних потреб установи банку на території України, - в разі отримання відповідного письмового дозволу від керівництва.
13.Порядок звітності держателів внутрішніх корпоративних карток Ощадного банку за проведені операції:
- підтверджуючими документами про проведені операції по картці є сліпи, квитанції з банкоматів або РОS-терміналів та документи в оригіналі, які підтверджують вартість цих витрат (транспортні квитки, рахунки готелів та інші підтверджуючі документи);
- залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси установи банку у грошових одиницях, в яких відкрито картрахунок, але не пізніше 10 робочих днів після повернення з відрядження, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) – 20 робочих днів;
- по сумах на додаткові витрати (представницькі) підтверджуючими документами є затверджений кошторис, звіт по витратах, сліпи або квитанції з РОS-терміналів чи банкоматів, документи, що підтверджують цільове використання представницьких витрат.
- при оплаті товарів (послуг), придбаних для власних потреб установи банку на території України, - сліпи або квитанції з РОS-терміналів та звітні платіжні і розрахункові документи.
14.Бухгалтерія банку, після надання працівником авансового звіту про відрядження в бухгалтерію, перевірки його відповідальним працівником та повного розрахунку держателя картки по проведених витратах з Банком, надає в Авторизаційний центр Ощадбанку реєстр, де вказуються загальні суми повного розрахунку держателя картки з банком по відрядженню.
Після обробки реєстра в емісійному центрі дебіторська заборгованість по корпоративному картрахунку зменшується на суму вказану в реєстрі. При повному розрахунку держателя з банком на картрахунку повинен бути нульовий залишок.
15.ГОУ Правління та ОПЕРВ регіональних управлінь проводять операції по картрахунках внутрішніх корпоративних карток Ощадбанку за інформацією, яка надається від управління розрахунків з використаннням пластикових карток, згідно “Порядку обміну інформацією між учасниками розрахунків по банківських пластикових картках” (затверджено рішенням Правління від 30.07.98р. протокол № 39).
16.ОПЕРВ регіональних управлінь, згідно інформації отриманої від управління розрахунків з використанням пластикових карток, зобов’язані вчасно перераховувати кошти за операціями по внутрішній корпоративній картці Ощадбанку на рахунок, відкритий в ГОУ Правління банку на балансовому рахунку № 3903 (аналітичний рахунок № 12 “Обов’язкові відрахування за БПК”).
17.ГОУ Правління Ощадбанку забезпечує своєчасні розрахунки з міжнародними платіжними системами за операції по банківських пластикових картках та проводить вчасні розрахунки з регіональними управліннями.
18.Контроль за відповідністю сум авансового звіту працівника і виписки (білінгу) про стан картрахунку внутрішньої корпоративної картки, що отримана від Авторизаційного центру, здійснює бухгалтерія банку. Виписки (білінг) з повним розрахунком по картрахунку формуються в кінці місяця.
19.Суми комісійних платежів, пов’язані з обслуговуванням внутрішніх корпоративних карток Ощадбанку міжнародною платіжною системою, відносяться на витрати або доходи установи банку - власника картрахунку.
20.При розірванні договору по внутрішній корпоративній картці Держатель зобов’язаний повернути її в установу банку та несе відповідальність за всі попередньо проведені операції по картці, протягом 60 днів з дати повернення картки.