Тема №3. Понятие о документах и значение делопроизводства и документооборота в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.
Цель занятия: сформировать у обучаемых понятие о предмете и задачах курса дисциплины, уяснить роль делопроизводства в управленческом процессе УИС. Изучить и уяснить регулирование делопроизводства в государстве и специфику делопроизводства в органах и учреждениях УИС.
Семинарское занятие – 2 часа
Вопросы для обсуждения
1. Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере управления.
2. Основные понятия и определения в области делопроизводства.
3. Законы, Постановления Правительства, ГОСТы, классификаторы, регламентирующие документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
4. Ведомственные нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность делопроизводства в органах и учреждениях УИС.
Методические рекомендации
«Понятие о документах и значение делопроизводства и документооборота в УИС» является вводной, знакомит курсантов с содержанием дисциплины. Дается краткая справка о возникновении и развитии делопроизводства. Раскрывается содержание ключевых слов и терминов. Важнейший вопрос темы – взаимосвязь качества документирования управленческой деятельности и эффективности деятельности организации.
Традиционно на протяжении нескольких столетий работа с документами связана с термином «делопроизводство», который вошел в научный оборот и практику административных органов России во второй половине 18 века. Согласно ГОСТа 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (составление и оформление документов) и организацию работы с документами. В современной литературе вместо термина делопроизводство употребляется термин документационное обеспечение управления. Термин документационное обеспечение управления имеет более широкий смысл, так как речь идет как о документировании, так и всех видах работ с документами с использованием различных информационных технологий, на основе правил, регламентов, инструкций, стандартов.
Понятие документационное обеспечение управленческой деятельности базируется на понятии документирование. Под документированием следует понимать запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ. Носителем- результат технических достижений.
По ГОСТу ДОКУМЕНТ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Из определения следует, что главное назначение документа, причина его появления необходимость зафиксировать информацию. Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение во времени. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила.
При документировании управленческой деятельности необходимо соблюдать единые требования и правила составления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30-2003) – Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов.
Под системой документации следует понимать совокупность документов, взаимосвязанные по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Выполнение единых требований (правил) составления и оформления документов (документирования) обеспечивает:
- юридическую силу документа
- оперативное и качественное составление и исполнение документа
- организацию быстрого поиска документа
- более активное использование компьютерных технологий.
Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение организовать работу с информационными ресурсами, которые наряду с материально-вещевым, энергетическим, финансовым и кадровым обеспечением составляют основу функционирования любой производственной, экономической и социальной системы. Процессы получения информации, ее документирование, организация работы с документами, их хранение, отправка и уничтожение являются содержанием профессиональной деятельности, традиционно называемой делопроизводством. Правильно организованное документирование управленческой деятельности организации способствует повышению качества планирования, учета, оперативного управления и ресурсного обеспечения производства. Документы, выполненные с соблюдением всех формальных стандартов, правил и процедур, установленных нормативными актами, зачастую являются аргументами в арбитражном суде или при возникающих внутренних конфликтах.
Значение документирования управленческой деятельности организаций многократно возрастает в условиях автоматизированного управления, развития локальных и глобальных компьютерных сетей, электронной почты. Тщательность документирования, его оперативность и содержательность становятся в настоящее время залогом успешного международного сотрудничества.
Деятельность документационного обеспечения управления (делопроизводства) – процесс создание, обработки, движения документов в государственных органах и учреждениях, а также хранения и использования их в текущей деятельности; вопросы организации деятельности службы документационного обеспечения: ее структура, функции, штаты, техническое обслуживание и смежные с делопроизводством административные процедуры регламентируются: законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации; указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, регламентирующих вопросы документационного обеспечения: государственные стандарты; общероссийские классификаторы; унифицированные системы документации, нормативно-правовые акты др. методические документы по делопроизводству.
Так, Гражданский кодекс Российской Федерации, являясь основой гражданского законодательства, определяет виды и разновидности документов, образующихся в целях право установления актов отношений, фактов их возникновения, подтверждения или прекращения. Так, ст. 52 устанавливает виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и состав необходимых реквизитов; ст. 122 определяет виды учредительных документов ассоциаций и союзов; в ст. 142-144, 160 содержатся требования к оформлению ценной бумаги письменной формы сделки; ст. 307 закрепляет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой; в ст. 420 и последующих содержатся общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, формы и особенности его заключения, изменения и расторжения.
Наиболее полным нормативным актом по делопроизводству является, разработанная в 1989 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащая общие требования к документам и службам документационного обеспечения. В ней устанавливаются единые принципы организации делопроизводства, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Они выступают в качестве правовой основы для совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
ГСДОУ определяет порядок унификации документов; их состав, оформление реквизитов, общие требования к текстам; принципы организации документооборота в учреждениях, контроля исполнения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение. В ней предусмотрено, что единые требования по всем системам документации должны внедряться путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управления с учетом специфики регионов и отраслей, а также создание отраслевых унифицированных систем документации, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
Большое значение в делопроизводстве имеют общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Положения законов, нормативные требования Государственных стандартов на документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания ведомственных инструкций.
Распоряжением правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р утверждена «Государственная программа Российской Федерации «информационное общество (2011 - 2020 годы)», целью которой является обеспечение создания на всей территории Российской Федерации современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, достижение технологической независимости Российской Федерации в отрасли информационных и телекоммуникационных технологий, опережающего роста российского рынка информационных и телекоммуникационных технологий по отношению к общемировому уровню, высокое качество предоставления государственных услуг в электронном виде, осуществление подавляющего большинства юридически значимых действий в электронном виде и многое другое.
В контексте общей тенденции повсеместной информатизации, наблюдаемой в настоящее время в Российской Федерации, ФСИН России целенаправленно отказывается от практики бумажного делопроизводства и уверенно двигается по пути внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в работу структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений.
Концепцией развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 14.10.2010 № 1772-р, определены такие приоритетные направления деятельности, как повышение эффективности управления УИС с учетом ее новой структуры, в том числе путем формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры; внедрение электронного делопроизводства, включая оснащение всех учреждений и органов УИС автоматизированными рабочими местами, формирование и ведение регистра унифицированной системы электронных документов, перевод в цифровой формат 100 % документов информационных фондов и архивов учреждений и органов УИС к 2020 году. В целях реализации указанных положений перед ФСИН России поставлены многогранные задачи, решение которых требует комплексного подхода и высокого профессионализма сотрудников.
Согласно Плану мероприятий по переходу ФСИН России на безбумажный документооборот, система электронного документооборота должна охватить все территориальные органы и учреждения уголовно-исполнительной системы.
По сути, в УИС за достаточно короткий срок предстоит проделать огромную работу в части изменения идеологии работы с информационными ресурсами и документами, изменения дорожной карты их движения, осуществить необходимые инфраструктурные преобразования и разработать новые административные регламенты реализации функций по обеспечению предоставления в электронном виде сведений и документов, находящихся в распоряжении ФСИН России, заинтересованным ФОИВ, РОИВ и ОМСУ для оказания ими государственных услуг и реализации государственных функций в электронном виде.
Вопросы для самоконтроля:
1. Понятия делопроизводство, документационное обеспечение управления, делопроизводство, документирование, документ?
2. Что понимают под системой документации?
3. Что обеспечивает выполнение единых требований (правил) составления и оформления документов (документирования)?
4. Какова взаимосвязь делопроизводства и эффективности управленческой деятельности органов и учреждений УИС?
В каком нормативном документе содержатся общие требования к документам и службам документационного обеспечения, принципы организации делопроизводства, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры.
Используемая литература: [1, 14-19, 27-30, 34-39]
Тема №4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных и справочно-информационных документов; контроль и исполнение документов в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.
Цель практического занятия: закрепить и углубить практические знания в области документирования управленческой деятельности (составления и оформления), организации контроля и исполнение документов в УИС; привить практические навыки подготовки основных видов управленческих документов.