Управление изменениями и завершение проекта

В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданных целей проекта.

Процесс регулирования состоит из следующих, повторяемых с принятой периодичностью, процедур:

- сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса и представлении ее в проектную команду;

- обновление моделей и подготовка данных для их перерасчета;

- перерасчет (расчет) моделей и актуализация планов;

- анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

- обсуждение и принятие решений по дальнейшей реализации комплекса работ;

- разработка оперативно-календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Одним из ключевых процессов регулирования является управление изменениями, которые возникают в ходе реализации проекта.

Виды изменений. Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта.

Инициировать изменения могут: заказчик, инвестор, проектировщик, подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик вносит изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик, как правило, вносит изменения в календарный план, методы производства работ, последовательность (технологическую и пространственную) возведения объектов и т.д. Изменения в проект вносятся постоянно, увеличивая дестабилизирующее воздействие на ход реализации проекта.

Поэтому одним из основных требований к руководителю проекта является умение оценить последствия изменений для конечных результатов, сопоставить затраты и результаты, согласовать и утвердить внесение изменений, провести корректировку проектно-сметной документации, контрактов и бюджета, актуализировать календарные планы, организовать и мотивировать выполнение изменений, координировать исполнителей и осуществлять мониторинг изменений.

Отклонения от плановых показателей могут вызвать следующие изменения: сроков выполнения проекта; оценок длительности работ; стоимостных показателей; технических условий проекта; политики управления; ресурсных потребностей; методов ведения работ; а также изменения, связанные с ошибками в планировании и резкими изменениями внешней среды (климатические условия, экономическая политика государства, забастовки и т.д.). При этом, причины изменений могут носить как объективный, так и субъективный характер.

Влияние изменений неодинаково и меняется по основным фазам жизненного цикла. По мере развития проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность убывает.

На прединвестиционной фазе и этапе разработки проектно-сметной документации экономические последствия изменений минимальны, затем их роль возрастает на столько, что может привести к существенным экономическим потерям как со стороны инвесторов, так и со стороны заказчиков и подрядчиков.

Завершение проекта

Несмотря на значение завершающей фазы проекта, информация о ее содержании носит лаконичный и фрагментарный характер. Специфика завершающей фазы во многом определяется содержанием конкретного проекта, и представить какой-либо обобщенный подход к решению такого рода задач оказывается затруднительным. Кроме того, информация об итогах реализации проекта является по сути ноу-хау его участников. Именно эта информация позволяет использовать в дальнейшем накопленный опыт и от проекта к проекту повышать эффективность организационно-управленческих мероприятий.

Накопленная таким образом информация является исходной базой для разработки аргументированных и взвешенных оферт. Не случайно одним из основных критериев конкурсного отбора оферентов является опыт реализации аналогичных проектов. В связи с этим целесообразно подробнее рассмотреть содержание этой фазы.

Формально фаза завершения проекта может включать в себя (если рассматривать проект, связанный с производством материального продукта) пуско-наладочные работы, эксплуатационные испытания, сдачу-приемку готовых объектов и закрытие контракта.

Ввод объектов в эксплуатацию и запуск производства осуществляется после проведения эксплуатационных испытаний. Целью эксплуатационных испытаний является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту.

При проведении эксплуатационных испытаний производится:

- сравнение полученных эксплуатационных характеристик с запланированными показателями;

- выявление расхождений между запланированными и фактическими показателями;

- определение причин выявленных расхождений;

- разработка мероприятий по устранению обнаруженных расхождений (недоделок);

- устранение недоделок.

Результаты, полученные при проведении эксплуатационных испытаний, являются основанием для передачи ответственности от подрядчика заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов. Одновременно со сдачей объектов в эксплуатацию производится закрытие контракта.

Закрытие контракта включает:

- проверку финансовой отчетности по проекту;

- паспортизацию;

- выявление невыполненных обязательств;

- завершение невыполненных обязательств;

- гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности производится как у заказчика, так и у исполнителей с целью поиска просроченных платежей поставщикам, подтверждения соответствующих удержаний и т.д. Результата такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важнейших элементов организации завершения контракта. Для её проведения подготавливается документация, которая должна быть оформлена в соответствии со стандартами и техническими условиями на продукцию и оборудование. Достоверность достигнутых технических характеристик аттестуется сертификатами.

При закрытии контракта устанавливаются те работы, которые требуют завершения для выполнения договорных обязательств. Руководитель проекта должен согласовать все спорные вопросы с заказчиком, который принимает окончательное решение о приемке объекта. Приемка законченных объектов оформляется актом.

Закрытие контракта сопровождается завершением расчетов по нему, т.е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа. При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе реализации проекта подрядчик сократил затраты на производство работ по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки.

Гарантийное обслуживание производится после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. При этом руководитель проекта может оставаться главным лицом. Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте. В случае выявления дефектов при эксплуатации в течение обусловленного контрактом гарантийного срока, заказчик может производить вычеты с подрядчика на их устранение или подрядчик должен устранить дефекты за свой счет.

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, который отражает опыт реализации проекта и используется при осуществлении последующих проектов. Составной частью фазы завершения проекта является оценка работы членов команды руководителем проекта.