Технология электронного документооборота. EDI-технологии.
Технология электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange) – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку документов и интегрировать их с действующими бизнес-приложениями. В процессе работы данные для отправки извлекаются из программного приложения отправителя и автоматически пересылаются от одного контрагента к другому. При этом в процессе пересылки EDI переводит информацию в стандартный формат, сохраняя содержание. Документы для конечного пользователя выглядят как обычная форма информационных систем, например, 1С, Microsoft Axapta, Sap.
Технология EDI появилась для того, чтобы преодолеть недостатки, присущие процессу традиционного обмена документами в логистике. К ним можно отнести: долгий цикл получения/подтверждения заказа, слабо формализованный и неподдерживаемый процесс согласования изменений в заказе; высокую стоимость за счет необходимости постоянных телефонных переговоров и уточнений, длительное выставление счета.
Изобрел EDI военнослужащий армии США Эд. Гилберт в середине 20 века. Он разработал стандартную систему коротких сообщений-накладных, предоставляющую возможность преобразовывать документы, составленные на разных языках, и передавать их по телефону и телексу.
EDI функционирует на любых платформах: мэйнфрейм, клиент-сервер, персональный компьютер. Выбор платформы зависит от конкретных потребностей компании, объема трансакций и количества партнеров, участвующих в EDI-проекте.
Передачу EDI-данных характеризуют:
· гарантия доставки, поскольку система автоматически оповещает отправителя о доставке;
· оперативность – около 170 видов сообщений (с их помощью можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут.
· точность – система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает.
· экономичность – потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы – на 80%.
· конфиденциальность информации – гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и использованию интернет-стандартов
· достоверность – обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;
Преимущества EDI связаны не только с теми процессами, для которых эта технология используется: оформление заказов, контроль входящих счетов, условия контрактов, финансовые транзакции, каталогизация и т. д. Главное достоинство EDI – экономичность, которая проявляет не только в снижении затрат в расчете на одну транзакцию. Она расширяет возможности прогнозирования и оптимизирует управление финансовыми потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой информации. А также высвобождает время руководящего персонала для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем.
12. Стандарт EDIFACT. «Соглашение об обмене».
UN/EDIFACT (United Nations rules for Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport – Стандарты Огранизации Объединенных Наций в области сервиса электронных писем для администрации, торговли и транспорта) – стандарты EDI, утвержденные ООН в 1987 году, и ориентированные, прежде всего на внешнеэкономическую деятельность.
В стандарте EDIFACT имеется три типа справочников:
· Стандарты ISO (справочники кодов валют, кодов стран, единиц измерений, видов транспорта, условий поставки и некоторых других)
· Справочники, которые входят в описание стандартов EDIFACT
· Справочники-списки организаций, которые вправе определять др. справочники для поддержки стандартов EDIFACT
К организационным условиям использования EDI-технологии относятся те соглашения, которые должны выполняться принимающей и передающей сторонами. В первую очередь к таким соглашениям относится «Соглашение об обмене», где устанавливаются определенные правила, согласно которым решаются спорные вопросы. В этот период перечисляются справочники для кодирования данных. Здесь прежде всего решается вопрос о том, кто будет ответственным за ведение таких справочников и каким образом в кодировочные таблицы будут вноситься изменения.
Взаимодействие партнеров при электронном обмене документами подразумевает наличие трех составляющих:
· определенного формата передаваемых данных;
· согласованного протокола электронного взаимодействия;
· физической среды для передачи данных.
Форматы передаваемых данных практически полностью определяются стандартом UN/EDIFACT. Взаимодействующие стороны должны зафиксировать, какие сообщения и справочные данные будут использоваться. Некоторые справочники могут быть заимствованы из «стандартных» наборов ISO или других организаций. Остальные справочники, которые не входят в их число, должны определить сами участники. Для чего подписывается соглашение об обмене, в котором определены все необходимые данные.