Архівне описування: поняття, види, принципи і методи.
Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміютьпроцес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.
Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження документів.
Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа.
Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи – одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду – основної облікової одиниці Н АФ, Цей вид описування називають ідентифікаційним,або основним, базовим.Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.
Спеціальним (презентаційним)вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію.
В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.
Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.
Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання н архіві називається принципом континуїтету.
Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-іиформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відпиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.
При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.
Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів, іноменклатурний метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.