A.4.4.1 Ресурсы, роли, ответственность и полномочия
Успешное внедрение СЭМ возможно только при участии всех сотрудников организации или лиц, работающих в ее интересах. По этой причине не следует рассматривать экологические роли и ответственность, как обязанности службы экологического менеджмента. Они могут возлагаться и на другие подразделения организации, например, на оперативное руководство или персонал, функции которого не включают экологические вопросы.
Обязательство по охране окружающей среды исходит от руководства высших уровней. Соответственно, высшему руководству следует установить экологическую политику организации и обеспечить внедрение СЭМ. Частью этого обязательства является назначение высшим руководством специального(ых) представителя(ей) с определенной ответственностью и полномочиями по внедрению СЭМ. В больших организациях или организациях со сложной структурой может быть назначено несколько представителей. На малых или средних предприятиях эти обязанности может выполнять одно лицо. Кроме того, руководству следует обеспечить предоставление соответствующих ресурсов, например, организационной инфраструктуры, для гарантии установления, внедрения и соблюдения в рабочем состоянии СЭМ. Примеры организационной инфрастуктуры включают здания, линии связи, подземные резервуары, канализацию и т.п.
Важно также четко определить основные роли и ответственность в СЭМ и сообщить об этом всем лицам, работающим в организации или в ее интересах.
A.4.2 Компетентность обучение и осведомленность
Организации следует определить уровень осведомленности, знаний, понимания и умений, необходимых каждому лицу, наделенному ответственностью и полномочиями выполнять работу в ее интересах.
Настоящий международный стандарт требует, чтобы:
a) те лица, работа которых, может вызывать существенное(ые) экологическое(ие) воздействие(я), установленные организацией, были компетентны для выполнения назначенных задач,
b) выполнялась идентификация потребностей в обучении и предпринимались действия для предоставления обучения,
c) все лица были осведомлены об экологической политике организации и СЭМ, а также экологических аспектах деятельности, продукции и услуг организации, на которые может влиять выполняемая ими работа.
Осведомленность, знания, понимание и компетентность могут быть получены или повышены в процессе обучения, образования или опыта работы.
Организации следует требовать от подрядчиков, работающих в ее интересах, возможность продемонстрировать должный уровень компетентности своих сотрудников и/или наличие соответствующей подготовки.
Руководству следует определить уровень опыта, компетентности и обучения, необходимый для обеспечения возможностей сотрудников, особенно тех, которые выполняют специальные функции экологического менеджмента.
A.4.3 Информирование
Внутреннее информирование играет важную роль в обеспечении эффективного внедрения СЭМ. Методы внутреннего информирования могут включать регулярные собрания рабочей группы, информационные рассылки, бюллетени и внутрисетевые сайты.
Организациям следует внедрить процедуру получения, документирования и ответа на соответствующие сообщения от заинтересованных сторон. Эта процедура может включать диалог с заинтересованными сторонами и рассмотрение их проблем. В некоторых ситуациях ответы заинтересованным сторонам могут включать соответствующую информацию об экологических аспектах и воздействиях, связанных с деятельностью организации. В этих процедурах также следует рассмотреть необходимое информирование органов государственной власти по вопросам планирования в аварийных ситуациях и иным применимым вопросам.
По своему усмотрению, организация может планировать информирование, учитывая решения, принятые по соответствующим целевым группам, соответствующие сообщения и темы, а также выбор средств.
При рассмотрении внешнего информирования по экологическим аспектам, организациям следует учитывать мнения и потребности в информации всех заинтересованных сторон. Если организация принимает решение о внешнем информировании о своих экологических аспектах, организация может установить соответствующую процедуру. Эта процедура может меняться в зависимости от ряда факторов, включая вид сообщаемой информации, целевую группу и конкретную ситуацию в организации. Методы внешнего информирования могут включать ежегодные отчеты, информационные рассылки, вебсайты и собрания общественности.
A.4.4 Документация
Степень детализации документации должна быть достаточной для описания СЭМ и взаимодействия ее основных элементов, а также для определения путей получения более подробной информации о функционировании отдельных частей СЭМ. Эта документация может быть объединена с документацией других систем, внедренных в данной организации. Не требуется представлять эту информацию в виде отдельного руководства.
Объем документации СЭМ может отличаться в различных организациях в зависимости от:
размера и типа организации и ее деятельности, продукции или услуг,
сложности процессов и их взаимодействия, и
c) компетентности персонала.
Примеры документации включают:
- заявление о политике, цели и задачи;
- информацию о существенных экологических аспектах,
- процедуры;
- информацию о процессах;
- организационные схемы,
- внутренние и внешние стандарты,
- планы реагирования в аварийных ситуациях на объекте; и
- записи.
Любое решение о документировании процедур(ы) следует основывать на таких вопросах, как:
последствия, включая последствия для окружающей среды, при отсутствии действий;
необходимость продемонстрировать соответствие законодательным и иным требованиям, которые организация обязуется выполнять;
необходимость обеспечить согласованное выполнение деятельности;
преимущества такого подхода, которые могут включать более простое внедрение посредством информирования и обучения, более простое соблюдение в рабочем состоянии и пересмотр, меньший риск неопределённости и отклонений, а также демонстрируемость и видимость,
требования настоящего международного стандарта.
Документы, изначально созданные не для СЭМ, а в иных целях, могут быть использованы, как часть этой системы и, если используются таким образом, должны иметь ссылки в системе.