Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
Экспертиза ценности документов в ООО «Белочка» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного предприятия.
Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.
Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.
· Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:
· организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
· совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.
Проанализировав структуру и функции службы делопроизводства ЗАО «Проспект» можно сделать следующие выводы.
Поскольку объем документооборота на предприятии небольшой, служба делопроизводства представлена секретарем.
Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретаря. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, и контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства.
Для усовершенствования работы службы делопроизводства (секретаря) необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ. Для этого должна быть разработана должностная инструкция секретаря.
Руководству предприятия необходимо устанавливать сроки исполнения документов. Должностные обязанности секретаря должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. А также назначить комиссию, ответственную за проведение экспертизы ценности документов.
При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления
Помимо этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия.
Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные задачи выполнены.