Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.
Унифицированная система внешнеторговой документации.
Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.
Целью унификации документовявляется сокращение количества ошибок, допускаемых при заполнении документов, снижение временных затрат и издержек, связанных с управлением документами и подготовкой информации, и создание базы для автоматизации.
Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:
1.Упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач.
2.Унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов.
3.Сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации.
4.Использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства.
5.Ускорить процессы принятия управленческих решений.
Методы используемые для унификации документов:
Метод содержательной унификации
- установление состава форм
- создание типовых форм
- построение единой модели документов для групп однородных задач с использование формуляра –образца
- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей
Метод формальной унификации.
- унификация структур документов
- создание общих синтаксических правил построения документа
- унификация методов контроля информации документа
В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации.
На какой основе выделяется постоянная информация?
Постоянная информация – существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату.
Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью документа.
Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.
Ясность текстаили отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).
Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи (см. Приложения 1, 2, 3). Конкретные правила, необходимые для достижения логичности и точности текста, изложены в разделах 3 и 4.
Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, неоправданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки. Стремление к краткости как таковой подчас приводит к искажению смысла высказывания, поэтому речь может идти только об установлении оптимальных размеров предложения или текста в целом, позволяющих наиболее удачно передать смысл.
Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.
Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документа и достигается такими средствами как употребление неопределенной формы глагола, наклонений глагола, а в некоторых случаях - собственным значением глагола. Выбор того или иного средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения.
В письмах, например, модальное значение просьбы выражается глаголом "просить" ("просим выслать", "просим рассмотреть"). В распорядительных документах различные оттенки модального значения волеизъявления также выражаются словосочетанием с глаголом в личной форме ("приказываю разработать", "приказываю ликвидировать", "коллегия решила"). В некоторых документах модальность может быть не выражена. В таких случаях можно говорить о нейтральности стиля, например: "Возвращаем оформленный договор от 00.00.00 N ________ со спецификацией на поставку изделий в ____ г.".