Грамматические и синтаксические особенности языка документов
Унификация грамматической структуры словосочетания является нормой официально-делового стиля.
Особая примета официально-делового стиля – использование производных предлогов. При составлении документов необходимо учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой.
| Производные предлоги, употребляемые с Р.п. (чего?) | Производные предлоги, употребляемые с Д.п. (чему?) |
| В отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении | Благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно (приказу, положению !) |
В официально-деловом стиле доминируют простые предложения, однако они отличаются большой длиной и семантической емкостью. Семантическая емкость достигается за счет того, что:
− словосочетания передают такую же информацию, что и придаточные предложения (по обоюдному согласию, при неуплате налогов до указанного срока);
− используются причастные и деепричастные обороты;
− употребляются цепочки родительных падежей, однако не больше 4-5 слов (решение Совета директоров, распоряжение главы администрации города).
Для официально-делового стиля характерна рубрикация простого предложения, т.е. графическое членение текста на составные части.
В качестве средств связи в документах используются:
− вводные слова (следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны);
− указательные местоимения и причастия (указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний);
− ролевые обозначения участников сделки (Заказчик – Исполнитель, Заказчик – Подрядчик, Арендатор – Арендодатель, Покупатель – Продавец, Поставщик – Покупатель).
Язык и стиль коммерческой корреспонденции
К коммерческой корреспонденции относятся документы следующих видов: устав организации, договор, контракт, постановление, деловые письма.
Деловым письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо в данном случае выступает как юридическое, а не частное).
Частным официальным письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени: а) частного лица к организации; б) организации к частному лицу; в) частного лица к частному лицу. В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или мало знакомы друг с другом, или поддерживают чисто официальные отношения.
Деловое письмо менее регламентировано, чем контракт или постановление, но является документом, имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Это важно, т.к. деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами.
Виды писем:
Письмо-напоминание
Письмо-просьба
Ходатайство
Информационное письмо
Письмо-приглашение
Извещение-приглашение
Благодарственное письмо
Гарантийное письмо-запрос
Сопроводительное письмо
Коммерческий запрос
Коммерческое предложение (оферта)
Ответ на предложение (акцепт)
Рекламация
При написании письма любого типа следует помнить общие правила оформления официальных бумаг:
1. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "Продолжение следует".
2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
3. Письма печатаются на компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал – 1,5 или 2.
Композиционно письмо состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) зачина; 3) информационной части; 4) концовки.
Зачин письма: