Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру принциптері
Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру - субъектінің шаруашылык іс-әрекеті туралы күмәнсіз сенімді және уақтылы ақпарат алу мен ресурстарды, дайын өнімді тиімді пайдалануды бакылауды жүзеге асыру мақсатымен есеп процесін құрудың шарттары және элементтер (қосылатын) жүйесі. Негізгі қосылғыштар мыналар: алғашқы есеп пен құжат айналымы, түгендеу, субъекті каржы-шаруашылық қызметі шоттарының Бас жоспары, бухгалтерлік есептің формалары, есеп және есептен шығару жұмысын үйымдастыру формалары, есеп берудің көлемі мен мазмұны.
Бухгалтерлік есептің негізгі принциптері мен есептің жалпы ережелері Қазақстан Республикасы бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру жүйесін реттейтін құқыктык-нормативтік актілермен белгіленеді. Бухгалтерлік есепті реттеу жүйесінің бес деңгейі бар:
1. «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру туралы» Заң.
2. Заңнамалық актілер мен ҚР Үкіметінің Қаулылары.
3. Бухгалтерлік есеп стандарттары мен оларға әдістемелік ұсыныстар.
4. Шоттардың типтік жоспары мен оларды қолдануға берілген нұсқау.
5. Субъектінің есеп саясаты.
«Бухгалтерлік есеп пен каржылық есеп беру туралы» Заңның 6-бабы 2-тармағына және «Қаржылық есеп беру туралы үсыныс» 30 Бухгалтерлік есеп стандарттарына сәйкес есеп саясаты «ұйымның талаптары мен қызмет ерекшеліктеріне сай, Қазақстан Республикасының бухгалтерлік есеп пен есеп шоттарының үлгі жоспары туралы заңдарынын талаптарына сәйкес бухгалтерлік есепті жүргізу мен қаржылық есеп беруді жасау үшін қабылданған принциптер, негіздер, шарттар, ережелер мен практика».
Бухгалтерлік есеп пен қаржылык есеп беру есептеу мен үздіксіз қызметтің негізгі принциптеріне, түсінікті, орынды, сенімді және салыстырмалы сапалық сипаттамаларға сәйкес атқарылуы тиіс.
Бухгалтерлік қызметтің жүмысын ұйымдастыру. Құжаттау және есептік регистрлер
Шаруашылық жүргізуші субъектісі өзінің накты жағдайына, көлеміне және қызмет түріне карап бухгалтерлік есепті ұйымдастыруды жүзеге асырады: бухгалтерлік жұмысты ұйымдастыру нысандарын дербес белгілейді; есептік саясатын қалыптастырады; қаржылык пен өндірістік есептері бойынша қызмет ету аясын белгілейді; шаруашылык операцияларына бақылау тәртібін әзірлейді, сондай-ак бухгалтерлік есепті ұйымдастыру үшін баска да кажет шешімдерді жасайды.
Субъектіде бухгалтерлік есепті үйымдастыруға, шаруашылық операцияларын орындаған кезде оның заңдылығын сактауға кәсіпорынның басщысы жауапты болып келеді.
Субъектінің құрылымдык бөлімшелерінде бухгалтерлік есепті жүзеге асыруға кәсіпорынның бас бухгалтері басшылық етеді. Егер де кәсіпорынның дербес бухгалтерлік қызметі болмаса, онда бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру арнайы мамандандырылған фирмалардын немесе келісім-шарттың негізінде жүмыс істейтін мамандардың көмегімен жүзеге асырылады.
Бас бухгалтерді кызметтен босатқан кезде ол жаңадан тағайындалған бас бухгалтерге субъектінің басшысы бекіткен тәртіпке сай істерді өткізіп береді, өткізу барысында бухгалтерлік есептің жағдайына және есеп мәліметтерінің дұрыстығына тиісті актілер жасалады.
Субъект активтердің, меншік капиталының, міндеттемелердің және олармен жасалатын шаруашылык операцияларының қосарлана немесе екі жақты жазылатын жазу тәсілімен бухгалтерлік есеп шоттарының Бас жоспарымен сәйкестендіріліп бухгалтерлік есебін жұргізеді.
Бухгалтерлік қызметтің басты мақсаты субъектіні жедел басқару үшін қажет ақпараттармен, субъектінің қаржылык нәтижесі мен шаруашылық процестері туралы дұрыс және толық ақпараттармен қамтамасыз ету, сондай-ақ инвесторларға, жабдықтаушыларға, сатып алушыларға, кредиторларға, мемлекеттік органдарға, банктерге және басқа да мүдделі тұлғаларға бухгалтерлік есептің стандартына сәйкес қаржылык есеп беруді жасау болып табылады.
Бухгалтерлік есепті жүргізген кезде субъекті мына жайларды қамтамасыз етіуі керек:
- есеп беру кезеңінін, ішінде міндеттемелер мен активтерді бағалау мен кейбір
шаруашылық операцияларын көрсету кезінде қабылданған есеп саясатының
өзгермейтінідігі, БЕС белгілеген ережесімен сәйкес келетіндігі;
- қаржылық міндеттемелерімен мүліктерді түгендеу нәтижесін және есептік кезеңде жүзеге аскан барлык шаруашылык операцияларының есепте толығымен кәрініс табуы;
- тиісті есептік кезеңіне шығыс пен табыстың дұрыс жатқызылуы ;
әрбір айдың басына синтетикалык есеп шоттары бойынша қалдығы,
аналитикалык есептін айналымымен сәйкестігі сақталуы керек.
Жасалған шаруашылык операцияларын тіркейтін алғашқы құжаттардың мәліметтері бухгалтерлік есептің регистрлеріне жазу үшін негіз болып табылады,
Бухгалтерлік құжаттарда жасалған шаруашылык операциялары мәліметтердің айғақтылығын немесе жасалған операцияға жазбаша түрінде берілген жарлығы екендігін көрсетеді және осы соңғыларды бухгалтерлік есептің шоттарында көрсету үшін ол негіз болып табылады. Кез келген шаруашылык операцияларын тиісті есеп шоттарында көрініс таппауы, олардың тиісті құжаттармен рәсімделуімен байланысты болып келеді.
Операцияларды құжаттармен рәсімдеу процесі бухгалтерлік есептің алғашқы сатысы болып саналады, соңдықтан аталған процесті кұжаттау деп те аталады.
Құжаттардың арналымы мен мазмұнын дәл және толык түсіну үшін, оларды біршама белгілері бойынша жіктейді; арналымы бойынша, жасау тәсілі бойынша, мазмұны бойынша, жасау орны, сандық позициясы, толтыру тәсілі бойынша (1 сызба).
Құжаттар арналымы бойынша мына топтарға бөлінеді:
- тәртіп орнататын (басқара білетін) — жарлықтың мазмұны, шаруашылық операциясын жасауға берілген бұйрық болып танылады, бірақ ол жасалған операцияның фактісін растамайды, сондықтан операцияның ол кезеңі бухгалтерлік есепте көрініс таппайды.
Көптеген жарлык ретіндегі құжаттар, операция жасалғаннан кейін барып, ақтаушы құжаттарға айналады;
- ақтаушы (атқарушы) — жасалған шаруашылық операцияларының фактісін растайды (куәландырады), яғни жасалған операция ретінде рәсімделеді.
Құжаттардың бұндай типі шаруашылық операциялары ретінде бухгалтерлік есепте көрсетуге негіз болып табылады;
- бухгалтерлік рәсімдеу — тәртіп орнататын және ақтаушы кұжаттардың
негізінде жасалатын құжаттар, бірак олардың дербестік мағынасы болмайды;
- қиыстырылған (құрастырылган) — жоғарыда келтірілген құжаттардың бірнеше түріне тән қызметті, бір мезгілде аткаратын құжаттауларды құрастырылған құжаттау деп атайды; олардың пайдалануын жеңілдетеді, ықшамдайды және есептік құжаттауды аса көрнекті етіп көрсетеді.
Құжаттар жасау бойынша мына топтарға бөлінеді:
- бір жолғы — жасалған бір немесе бірнеше шаруашылык операцияларын рәсімдеу кезінде пайдаланады;
- жинақтаушы — біртектес шаруашылық операциялары жасап біткеннен кейін, оларды рәсімдеу үшін пайдаланады. Олардың бір жолғыдан айырмашылығы құжаттарды рәсімдеу уақытын және олардың санын қыскартады. Олар есепте тек ең соңғы операциясы жасалғаннан кейін барып көрініс табады және барлық жазулар осы жерде қосылып жинакталады.
Құжаттар мазмұндык көлемі бойынша мына топтарға бөлінеді:
- алгашқы (бастапқы) –шаруашылық операциялары жасалған кезде тікелей рәсімделеді;
- жиынтық - алғашқы құжаттардың негізінде жасалады; олар барлық алғашқы құжаттарды біріктіріп және есепке алынған операциялардан қосымша
мәлімет алу максатында сол мәліметтерді топтастырады.
Құжаттар жасалу орны бойынша мына топтарға белінеді:
- ішкі — кәсіпорыннын өзі жасайды;
- сыртқы — басқа кәсіпорындардан, ұйымдардан, жеке түлғалардан түседі.
Құжаттар толтырылуы бойынша бөлінеді:
- типтік — халык шаруашылығының барлықсалаларында, өзгеріссіз және
косымшасыз пайдаланады;
- арнайы — халық шаруашылығының кейбір салаларында, нақты кәсіпорын
үшін жеке әзірленген жағдайында пайдаланады.
Шаруашылық операцияларын рәсімдеу үшін колдан алғашқы кұжаттардың нысаны кәсіпорынның өзінде әзірленіп бекітіледі, егер де оларға аса үлкен талаптар қойлмаса. Алғашқы кұжаттар мынадай міндетті реквизиттерден турады:
- құжаттың атауы (нысаны);
- жасаған күні;
- субъектінің атауы, яғни кімнің атынан құжаттардың жасалғанын білдіреді;
- шаруашылық операциялардын мазмүны (ақшалай және заттай керсетіледі).
- қызмет бабындағы тұлғаның атқаратын кызметі, яғни жасалған операцияға және оның дұрыс рәсімделуіне жауапты тұлға;
- жеке қолдары және олардың аты-жөні, қызметі.
Құқықтык актілердің нормативтік талабына және операцияның сипатына, сондай-ак есеп ақпараттарынын өңделу тәсіліне байланысты алғашқы құжаттардын реквизиттері енгізілуі мүмкін.
Бухгалтерлік қүжаттарды жүргізу әдісіне біршама талаптар қойылады, олардың негізгілері болып: құжаттылығы, жазулардың қысқа әрі түсініктілігі, жазуларды өзара бақылау жасау мүмкіндігі және т.б. жатады (жазуды корреспонденцияланған шоттары бойынша тексереді).
Құжаттардағы жазулар, цифрлар барынша анық, әрі түсінікті болуы тиіс. Ондағы мәліметтердің дұрыстығына, оған қол қоятын тұлғалар жауап береді.
Кәсіпорын басшысы құжаттарға қол қоюға құқы бар тұлғаларды анықтайды. Электрондық қол коюды пайдаланушы субъектілер электрондық қол қоюды пайдалануға катысты құкын, бакылауға және тиісті сақтык шараларын белгілеуі тиіс.
Бухгалтерлік есепте алғашкы кұжаттардың қозғалысы (жасау немесе басқа субъектілерден алу, есепке кабылдау, өңдеу, архивке беру сиякты құжат айналымын) кәсіпорын басшысы бекіткен графигімен белгіленеді (регламентацияланады).
Барлык бухгалтерлік құжаттар жазылған сәттен бастап, архивке (мұражайға) тапсырылған сәтке дейін белгілі бір есептік өңдеу кезендерінен (сатысынан) өтеді. Құжаттардың бұндай козғалысы қүжат айналымы деп аталады. Кез келген құжаттардың барлығы өзіне тән сатыдан өтуі тиіс: жасау, бухгалтерияға қабылдау (бұл жерде тексеру, таксировка және құжаттарды есептік өндеулер жүзеге асады), есеп регистрлеріне мәліметтерді жазу, ағымдағы архивке (мұражайға) беру.
Құжат айналымының басты мақсаты құжаттардың қозғалысын дұрыс ұйымдастыру болып табылады, демек ол бухгалтерлік есепті үйымдастырудың бірде-бір қағидасы болып саналады. Құжат айналымын үйымдастыру келесі талаптарға сәйкес келуі тиіс: әрбір құжат түрі басы артық операциялар мен инстанцияларсыз ең кысқа жолмен қозғалыста болғаны жән; құжаттар дайындалған және олардың бір инстанциядан екіншісіне өткен кезде, олардың нақты орындаушылары көрсетіледі; құжаттарды өңдеу мерзімі неғүрлым қысқа болғаны жөн.
Қазіргі таңда, бухгалтерлік есепті компьютеризациялаудың көмегімен ондағы құжат айналымын арттыру мүмкіндігі зор.
Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар есептік регистрлерге жазылғанға дейін бухгалтерлік өңдеуден өтеді. Ол құжаттардың нысандарын және олардың реквизиттерін тексеруден (құжат белгісі бір нысанда жазылған ба, ондағы міндетті реквизиттер толтырылған ба және олар дұрыс толтырылған ба, лауазымды қызметкерлердің алдын ала қарастырылған қолдары қойылған ба), операциялардың мәнділігі бойынша тексеру (құжатта көрсетілген операциялардың көздеген максатка сәйкестігі мен зандылығы, оның мазмұны нормаларға, жоспарлы тапсырмаларға, сметаға және т.б. сәйкес келе ме) жүргізуден, таксировкадан, арифметикалық тексеруден (қорытындыларды есептеу, жеңілдіктер сомаларын айқындау және т.б.), құжаттардағы қателерді түзетуден, шоттардың корреспонденциясын және құжаттардағы шығындардың статьяларын бақылаудан тұрады.
Бухгалтерияға келіп түсетін құжаттардын көпшілігі тек шаруашылық операцияларынын натуралды өлшеуіштерінен ғана тұрады. Бухгалтерияда құжаттар тексеріледі (таксировка жасалынады) және соған сәйкес қорытындылар есептелініп шығарылады.
Құжаттардағы қателерді түзету дегеніміз - арифметикалық және мән-мағынасы бойынша түзетулер нәтижесінде анықталған қателер бухгалтерлік есептін талаптарына сәйкес түзету деген сөз. Құжаттардағы аныкталған олқылыктар оны құрастырушы жауапты адамдарға кері қайтарылады.
Бухгалтерлік есеп құжаттарының қатесін жөндеудін, бірнеше әдісі бар.
Корректураяык, (түзету) тәсіяі — текстегі немесе сомадағы қатенің үстінен бір сызықпен сызып, касына дүрыс мәліметті жазып қоюдан тұрады және оған осы қүжатка қол қойған тұлға қол койып, жаңылысып кеткені туралы айтылады. Бірак бұл тәсіл банкі мен касса құжаттарыда пайдаланбайды.
"Қызыл жазу" тәсіяін, шоттар корреспонденциясында жіберілген қателерді түзету үшін пайдаланады. Бұл әдісте жіберілген қатені қызыл сиямен жазады. Нәтижесінде жіберілген қате жазбасы жойылады, демек қызылмен түскен жазулар шегеріледі. Содан кейін шоттар корреспонденциясының дұрыс жазулары жасалады, ол әдеттегі сиямен (жазумен) жазылады.
Қосымша жазу (проводка) әдісі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде қате сомасы болған жағдайда пайдаланады. Шоттар корреспонденциясын әдеттегі сиямен (жазумен) жазу арқылы қатені түзейді.
Ішінара қосымша тәсілі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде, қате сомасы көп болған жағдайда пайдаланады. Қатені қызыл жазудың көмегімен қалпына келтіреді, бірақ қызыл жазу қате сомамен дұрыс соманың арасындағы айырмасына ғана жазылады.
Есептік жазбалар үшін пайдаланған құжаттарды "Жабылды" деген мөртаңба қою арқылы жабады. Ақшалай құжаттарын "Алынды" немесе "Төленді" деген мөртаңбамен жабады.
Бухгалтерияға келіп түскен қүжаттар тексеруден және корректировкадан өткеннен кейін, әдеттегідей, талдау және жинақтау есебін жүргізіп (ведомостілер, журнал ордерлер) өзара үйлесімділігін сақтап, содан соң есептік регистрлерде топтастырылады.
Бірлі-жарым құжаттар ғана регистрлерде топтастырылмауы мүмкін. Белгілі бір есептік регистрлерге жататын, барлык құжаттар, жеке бумада (папкада) сақталуы тиіс, онда барлық қажет анықтамалык мағлұматтар көрсетіледі.
Есептік кезең біткеннен кейін, бухгалтерияда тұрған барлык құжаттар, архивке (мұражайға) әткізіледі, онда ол есептік саясатта айтылған мерзімі бойынша сақталады.
Есептік регистрлер. Қажетті ақпараттарды алу үшін кәсіпорынның қызметін баяндайтын барлық шаруашылық операциялар бухгалтерлік құжаттарға жазылады, ол мәліметтерді тексергеннен кейін, олар экономикалық мазмұны бойынша топтастырылып өңделеді, содан кейін оларды белгілі бір жүйелілігі бойынша тіркейді. Бұндай тіркеу есептік регистрлері аркылы жүзеге асады.
Есептік регистрлер — есептік жазбаларға арналған, белгілі бір графалары бар қағаз парақтары, демек құжаттардан алынған есептік ақпараттардың регистрлерге жазылуын тіркеу деп аталады.
Бухгалтерлік есепте регистрлер арналымы бойынша, мазмұндылығы немесе мазмұнының көлемі бойынша, сыртқы түрі мен сызықтык, жолы бойынша жіктеледі.
Есептік регистрлер ез арналымы бойынша мына топтарға бөлінеді:
- хронологиялық - шаруашылық операцияларының жүзеге асуына қарап
тіркеледі (бухгалтерияға келіп түскен құжаттардың кезектілігі бойынша). Мүндай
регистрлерге касса кітабы, келіп түсетін жүктерді есепке алу журналы және т.б.;
- жүйеяі регистрлерінде — шаруашылык операциялары экономикалык
мазмұны бойынша топтастырылып тіркеледі. Мысалға, Бас кітапты, журнал-
ордерлері атауға болады;
- құрастырыямалы - бұл хронологиялық және жүйелі жазбалары бір мезгілді
өзара үйлесім табатьш регистрлер. Бұлар неғүрлым оңтайлы нысана ретінде бағалы, сол себепті де ол кеңінен қолданылады. Құрастырылмалы регистрлерге журнал-ордерлер және ведомостер жатады. Құрастырылмалы регистрлер – есептік регистрлердің неғұрлым колайлы экономикалык нысаны болып табылады. Оларды қолдану синтетикалық және аналитикалык есеп аралығындағы мәліметтердің жазбаларын салыстыруға көп уакыт жұмсауға деген қажеттіліктен арылады; есептеудің дұрыстығы мен көрнектілігі арта түседі. Бұған журнал-ордерлер мен машинограммалардың көп бөлігі жатады.
Регистрлер мазмұндылық көлемі бойынша аналитикалык, синтетикалық болып бөлінеді.
- аналитикалык, регистрлер жекелеген талдау есептері (карточка, кітаптар, тізімдеулер) бойынша есеп жүргізуге арналған.
- синтетикалвқ, регистрлер - бұл шаруашылык қаражаттарын және олардың
көздерін жалпылама түрде анықтауға арналған регистрлер. Синтетикалык
регистрлерге Бас кітап және синтетикалык есептері бойынша жазбалары
жазылатын айналым ведомосы жатады.
Есеп регистрлері сыртқы түрі бойынша мына топтарға бөлінеді:
- карточкалар — бұл аналитикалық есептің бірдей форматтағы регистрі,
олардың арнайы сызба жолдары болады. Ол әртүрлі объектінің есебін
ұйымдастыруға арналған;
- кітаптар — бұл да аналитикалық есептің нөмірленген арнайы сызба жолдары бар регистр. Олар касса кітабы мен Бас кітап ретінде көп таралған;
- бос парақтар - жекелеген парактарда әзірленетін регистрлер және онда
есептік жазулар (жазбалар) үшін арналған, олардың сызба жолдары мен нысаны
парақтардың арналымына байланысты болып келеді;
- машинограммалар (басылган қагаздар) бухгалтерлік есептің іс жүзінде қолданатын бағдарламасы бойынша әзірленген аналитикалык және синтетикалық есеп регистрлері, оны толтыру (рәсімдеу) тапсырыс берушінің мүддесіне және берілген карточканың, журнал-ордердің параметрлеріне (көрсеткіштеріне) тәуелді болып келеді.
Кітаптарда аналитикалык есебін жүргізер кезде жазбалар жазбай тұрып, оның барлык беттерін беттеу керек, сосын оған мөр басып, бас бухгалтер қол қояды.
Регистрлерді ашқан кезде оларға регистрлерден өткен айдың бастапқы қалдықтары, ал қажетті жерлерде — аналитикалык есептің баптары бойынша жыл басынан бергі кезеңдегі айналымдар көшіріледі. Ай сайынғы операцияны регистрге жазу кезінде оның мазмұны, мерзімі және құжат нөмірі көрсетіледі. Операцияның сомасы өзінің сәйкес келетін есептеулердің графасына жазылады. Жалпылама сипаттағы операцияларды алдын ала дайындалған кестелерде (жинақтық ведомостілерінде) жинақтайды. Айдың соңында кестедегі мәліметтердің жиынтығы аналитикалык және синтетикалық есептін регистрлеріне жазылады.
Ай біткен соң барлык аналитикалық және синтетикалык шоттар бойынша дебеттік және кредиттік жиынтық есептелінеді.
Ай соңындағы жиынтык айналымы айналым ведомосын жасау үшін және ағымдағы бакылау үшін пайдаланылады.
Есеп регистрларының мәліметтері салыстырылады. Бұл үшін шоттар корреспонденциясы бойынша жазбалар жасалады, ал бұл балансты жасағанға дейін катені табуды және түзетуді және олардың дүрыстығын қамтамасыз етеді. Бухгалтерлік есептің регистрлеріндегі мәліметтер топтастырылған түрінде қаржылық есеп беруге көшіріліп жазылады.