Подготовка к деловой беседе по телефону
До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель раз-говора и свою тактику его поведения. Составьте план беседы, запишите вопро-сы, которые хотите решить, или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь за-интересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, офи-циальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогно-зировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного во-проса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например:
Итак, по этому вопросу мы договорились?! Могу я считать , что по это-му вопросу мы достигли соглашения? Как я вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу поддержку?
Таким образом, две машины вы поставите нам не позже первого кварта-
ла?
Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим од-нозначного ответа.
При подготовке к деловой беседе по телефону постарайтесь ответить себе на следующие вопросы:
• какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;
• можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;
• готов ли к обсуждению предполагаемой темы собеседник;
• уверены ли вы в благополучном исходе разговора;
• какие вопросы вы должны задать;
• какие вопросы может задать вам собеседник;
• какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас и вашего собесед-
ника;
• какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;
• как вы будете вести себя, если ваш собеседник: решительно возразит, пе-рейдет на повышенный тон; не отреагирует на ваши доводы; проявит недоверие
к вашим словам, информации.
По окончании делового телефонного разговора потратьте 3—5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок
Азбука делового этикета
В свое время Джон Д.Рокфеллер сказал следующее:
"Умение обращаться с людьми - это товар, который можно купить точно так же, как мы покупаем сахар и кофе... И я заплачу за такое умение больше, чем за что-либо другое на свете".
Нам необходимо учиться искусству общения с иностранцами. Дело это не такое простое . Особо жесткие требования к этике делового общения предъяв-ляют японцы, повсеместно они считаются одними из самых сложных партнеров на переговорах, но и самыми надежными в деловых отношениях. И тот, кто научился находить общий язык с японцами не пропадет в других ситуациях
1. Внешний облик.
Внешний облик делового человека - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени надежности, респектабельности и успехе в делах. В бизнесе психоло-гические факторы играют до удивления важную роль, часто ничуть не мень-шую, чем искусно подготовленные деловые предложения. В большинстве про-мышленно развитых стран тяжелые золотые перстни, цепочки и браслеты. бро-сающиеся в глаза часы (особенно поддельные "Лонжины" и "Ролексы" из Гон-конга или излишняя пестрота галстука могут лишь зародить подозрения в ва-шей серьезности. Имитация богатства считается в бизнесе тяжелым грехом.
"Стереотип "хорошего советского бизнесмена" - это не имеющий большо-го личного состояния старательный новичок, которому природный талант, спо-собность быстро учиться уму-разуму и большие потенциальные возможности его страны пока компенсируют некоторую неотесанность, нехватку знаний и капиталов.
Строгий японский этикет запрещает даже во время переговоров снимать пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением тех особых случаев, когда это предлагает сделать глава делегации ваших партнеров, давая понять, что наступило время неформальных переговоров. Есть даже специальный меж-дународный термин "ноу тай сэшн", то есть "встреча без галстуков".
Категорически запрещается появляться на переговорах в сорочке с галсту-ком, не говоря уже о спортивных рубашках, даже если на улице стоит нетерпи-мая жара. Необходимо терпеть, потея как можно изящнее и непринужденнее.
Нельзя появляться на переговорах в куртках, спортивных брюках и, тем более в джинсах, даже если это самая что ни на есть "фирма", от которой сходят с ума наши соотечественники и наши гости, и которая обошлась вам в солид-ную сумму. Стоит избегать и кожаных пиджаков, поскольку уважающие себя деловые люди надевают их в лучшем случае на загородные прогулки.
Иностранные бизнесмены наблюдательны, тщательно следят за деталями и придирчиво учитывают их в своих выводах. Например, чудовищное впечатле-ние производят короткие и спустившиеся складками носки, когда вы сидите непринужденно закинув ногу на ногу. В Японии особенно необходимы чистые носки без дыр, поскольку там приходится снимать обувь каждый раз, когда вы приходите в чей-то дом или обедаете на соломенных матах татами в ресторане.
Ничто так не портит впечатление, как невзначай извлеченный из кармана мятый и несвежий носовой платок, полуоторванные пуговицы или привычка протирать очки концом галстука.
Потрескавшиеся и запыленные штиблеты могут испортить впечатление даже от вполне приличного костюма. Светлые ботинки не идут к темным брю-кам, а тяжелые штиблеты на микропоре нелепо выглядят жарким летом, как и пиджачная пара с галстуком и босоножки, из которых невинно выглядывают нитяные носки. Необходимо избегать слишком пахучих одеколонов и лосьонов после бритья, даже если это гордость - купленный в магазине "Арамис".
Нелепо выглядит тенниска, заправленная в полушерстяные брюки "от кос-тюма", так же как озабоченная покупками неулыбающаяся тетя, не подозре-вающая, что летом ходить без колготок считается верхом неприличия, а поня-тие косметики вовсе не сводится к наспех намалеванным губам и насиненным векам.
Главное к чему следует стремиться - общее впечатление опрятности, акку-ратности и даже некоторой педантичности в одежде. Это должно заставить партнера невольно думать, что столь же "подтянуты" будете вы и в делах.
Стоит помнить, что отвисший живот и одышка производят удручающее впечатление на иностранных бизнесменов, которые считают, что трудно ждать чего-то путного от человека, не способного следить за своей фигурой.
2. Контакты.
Первый контакт может стать последним, если самому не разработать все детали предстоящей сделки. Следует не просто отвечать на все вопросы парт-нера, а с полным знанием технических деталей описать все конкретные аспекты намечаемого предприятия. Лучше всего идти на встречу с подготовленным проспектом или с папкой со справочными материалами на английском языке, над которыми партнер может поразмыслить на досуге. Это считается аксиомой бизнеса.
Особое внимание следует уделить полному изучению юридических аспек-тов предстоящей сделки.
Бывает, что иностранцы сами не слишком вникают в детали или, напротив, охотно берут на себя их проработку , создавая нам комфортные условия. Не ис-ключено , что вы натолкнулись на легкомысленных, склонных к авантюрам дельцов, решивших прыгнуть наобум в российскую неразбериху, чтобы любым путем сорвать куш и быстро смотать удочки. Либо, напротив, попался "чрез-мерно серьезный партер", который заранее все просчитал и намерен использо-вать неискушенных советских компаньонов лишь для прикрытия операции, призванной принести ему крупную одностороннюю выгоду, а нам, возможно, - лишь неприятности.
Очень важно, чтобы с самого начала в переговорах участвовали с нашей
стороны не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов.
Подготовка к переговорам включает в себя не только проработку техниче-ских и юридических деталей, изготовление печатных материалов. Используя любые возможности, надо в преддверии первой встречи собрать всю возмож-ную информацию об истории и практических делах иностранной фирмы , с ко-торой решено иметь дело (например, когда и кем она была основана, в каких странах действует , в каких сделках имела особый успех, каковы статистические данные об объеме операций, финансовом положении).
Очень важно хотя бы что-то узнать о руководстве предполагаемой фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры : где родились, какие уни-верситеты закончили, основные вехи карьеры, состав семьи.
Разумеется это нелегко. Однако все же возможно. В первую очередь - на-ладить контакты с имеющими опыт зарубежной работы экспертами соответст-вующего торгпредства представителями научно-исследовательского конъюнк-турного института (НПКН) в той или иной стране, зарубежными корреспонден-тами ТАСС, тем более что речь чаще всего идет лишь о том, чтобы для начала раздобыть один-два проспекта той или иной компании или получить по факсу информационную справку, что на Западе считается делом обычным. Конечно, такие услуги оплачиваются, если они предоставлены на основе частной догово-ренности.
Если в беседе с иностранным представителем демонстрируется осведом-ленность в делах его фирмы, то это, как правило, производит весьма благопри-ятное впечатление. Особенно важно это при контактах с японскими и другими азиатскими, (южнокорейскими, тайваньскими, сингапурскими и т.д.) бизнес-менами, которые ценят основательность и стремление к более тесным, довери-тельным личным отношениям.
3. Сувениры.
Нельзя забывать о такой немаловажной мелочи как сувениры для партне-ров. Особенно если налаживается дело с азиатскими бизнесменами, которые исповедуют почти религиозный культ подарков.
Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того , что его рассматривают как почет-ного клиента и рассчитывают на длительные отношения.
Если же первая встреча происходит за границей, то, в принципе, можно ехать налегке. Однако в этом случае лучше запастись сувенирами, которые час-то серьезно улучшают атмосферу переговоров. При всех последующих встре-чах обмен подарками (особенно с японцами) становится обязательным в инте-ресах укрепления дружественных личных связей.
При подготовке подарка нужно всегда четко представлять, кому он будет преподнесен, и, соответственно, строго сортировать сувениры по рангам. Горе вам. если вручите президенту фирмы такой же презент, как и ее вице-президенту: это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как
знак вашей полной неотесанности- Японцы (впрочем, как и китайцы, корейцы и другие представители азиатских обществ, построенных на строгой иерархии) особенно чувствительны к нарушениям субординации.
Особое внимание необходимо уделить упаковке, самому слабому месту российских сувениров. Отсутствие упаковки ставит иностранного гостя в не-ловкое положение: то ли сунуть подарок в карман, то ли потихоньку забыть его под столом. В тоже время презент, завернутый в серую непрезентабельную бу-магу, воспринимается в глазах наивного иноземца как нечто купленное по де-шевке, не имеющее особой ценности. А ведь любой иностранец будет очень рад даже маленькой палехской вещице, запонкам из балтийского янтаря, гжельской керамике северной резьбе по кости.
Привычные и баснословно подорожавшие у нас матрешки и самовары воспринимаются все хуже, поскольку они уже есть у всех иностранных бизнес-менов, когда-либо имевших дело с СССР. Очень весомый подарок (для высше-го лица в компании-партнере) - небольшая авторская картина или оригинальная чеканка, поскольку наши художники сейчас в моде за границей.
Многие подарки будут выглядеть гораздо "человечнее", если их украсить гравировкой или монограммой: либо с эмблемой вашего банка, либо с инициа-лами персоны, которой предназначается подарок. Необходимо вести тщатель-ный учет преподнесенных сувениров, чтобы, не дай Бог, не вручить одному и тому же человеку одинаковых подарков. Это считается нарушением этикета и повторно преподносить можно лишь спиртные напитки.
Многие обитатели Страны восходящего солнца, получив подарок, считают своим долгом немедленно сделать ответный презент, и так до бесконечности. Вы, как иностранец, имеете право остановиться первым, оставив своему япон-скому другу приятное чувство победы в этом состязании.
4. Визитные карточки.
Обязательный атрибут первой встречи с иностранным партнером -обмен визитными карточками. Готовясь к деловым контактам или зарубежной коман-дировке, надо запастись , по крайней мере, сотней этих кусочков картона, кото-рые значат очень много в этикете бизнесмена во всем мире, а в Японии имеют почти магическое значение и в большинстве случаев заменяют любой доку-мент.
Визитная карточка должна быть отпечатана по-английски и желательно еще и на местном языке, особенно если операции совершаются в Японии, Ки-тае, Корее, Гонконге. Вы сами быстро почувствуете, насколько это расширяет возможности. Однако в любом случае нужно подробно и максимально доступ-но для иностранцев указать не только свою должность, но и реальную сферу интересов и полномочий, поскольку наши должности чаще всего непонятны людям за рубежом. Например, мало написать "Заместитель директора". Следует кратко раскрыть то, чем вы занимаетесь, даже если при этом несколько изме-нится название должности:
"Заместитель директора по финансовым вопросам".
В карточке обязательно должен быть почтовый адрес фирмы, телефон, но-мер телефакса и телекса. Если у вас есть секретарь, укажите и номер его теле- фона. У иностранцев наличие двух-трех телефонов на карточке партнера рож-дает впечатление, что они имеют дело с солидной фирмой, обладающей боль-шим штатом работников.
Обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации и идет строго по ранжиру. Поэтому нужно заранее догово-риться с сопровождающим или переводчиками, чтобы они незаметно показали боссов в группе иностранцев. Это НУЖНО не только для выбора верного партне-ра при обмене карточками, но и для того, чтобы не попасть впросак. Такая за-дача облегчается при визите за рубеж, поскольку, согласно этикету, первыми вручать своя визитные карточки должны хозяева.
Особенно строго подобные правила соблюдают японцы и корейцы для ко-торых нарушение иерархии равносильно оскорблению. Везде действуют про-стые, но обязательные правила вручения визитной карточки: ее полагается пе-редавать партнеру повернутой так, чтобы он мог сразу прочитать текст. При этом следует вслух произнести свою фамилию, чтобы иностранец смог более или менее усвоить произношение вашего имени, поскольку обычно ему трудно прочитать какое-нибудь наше "Преображенский", пусть даже и написанное ла-тинскими буквами.
В Азии визитные карточки положено вручать обеими руками. Принимать их нужно тоже обеими или только правой рукой. При этом как вручающий , так и принимающий обмениваются легкими поклонами. В Японии мужчины кла-няются, держа спину прямой и сгибаясь лишь в пояснице, четко отмеривая угол наклона в зависимости от партнера и ситуации. Для иностранца вполне доста-точно небольшого кивка головой в знак уважения к партнеру . Приняв визитную карточку, нужно на глазах у партнера вслух прочитать его имя и уяснить его должность и положение.
Ваша сделка может сорваться только из- за того, что вы недостаточно вни-мательно читали карточки своих партнеров. Японцы сочтут это проявлением невнимательности, которая по их мнению, не сулит ничего хорошего при дело-вых контактах.
Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, чтобы не путаться в именах. Лучше рассортировать их в том же порядке, в ка-ком партнеры сидят перед вами.
Японцев нельзя называть личными именами . Это создаст для них колос-сальный душевный дискомфорт и может серьезно повредить атмосфере перего-воров. Японцы привыкли, что их везде называют по фамилиям - Танака -сан. Кобаяси-сан. Имена используются только детьми. Поэтому употребление лич-ных имен будет воспринято как предел невоспитанности.
Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них по-метки, вертеть в задумчивости на глазах у хозяина . Это воспринимается как не-уважение и даже обида. И вы серьезно подмочите свою репутацию, если не уз-наете человека, с которым когда-то обменялись карточками.
В глазах иностранцев громко хохочущий, размахивающий руками человек из России полностью соответствует негативному стереотипу "русского", кото-рый плохо воспитан, хвастлив, непунктуален, любит поболтать за огромным стаканом водки, но утром забывает обо всех деловых договоренностях. Японцы воспринимают такое поведение как психологическую агрессию. "Дружеский" удар по плечу почти парализует их, вынуждает замкнуться н вызывает устой-чивую подсознательную неприязнь. Японцы старого поколения даже рукопо-жатие воспринимают как акт психологического давления, поскольку неожи-данно протянутую руку они интуитивно принимают за ... попытку нападения.
Разумеется, привыкшие к иностранцам азиатские бизнесмены давно не чу-раются рукопожатий. Многие деловые люди из Азии будут пытаться трясти вам руку к дел ) и без дела. даже если вы сами к тому не стремитесь. Но все же при встрече не надо сжимать ладонь японцам слишком долго и сильно.
К ногам азиаты относятся, как к "нечистой" части тела, которая должна всегда находиться внизу. Поэтому при разговоре с ними лучше не сидеть, заки-нув ногу на ногу.
Если вы руководитель фирмы, то не спешите к входу в ваше здание, чтобы приветствовать прибывающих иностранных гостей, -встретить их там должен кто-то из сотрудников, лучше, если это будет симпатичная и обязательно при-ветливая девушка . Выбирая слова и темы для первого разговора с иностранца-ми, следует четко различать официальную; встречу и конкретные рабочие дис-куссии.
Формальный прием, как правило, служит увертюрой к переговорам. Его отличительная особенность - присутствие высшего руководства в лице прези-дента или председателя правления фирмы-партнера. Лишь в мелких компаниях они принимают участие в решении конкретных проблем . Как правило, прези-денты занимаются общими стратегическими вопросами и представительской деятельностью. Поэтому приготовьтесь в ходе формальной встречи к обтекае-мой, дипломатической беседе, которая направлена в основном на создание ат-мосферы взаимопонимания.
Несколько минут уходит на расспросы о здоровье, о том, как прошла по-ездка. Считается хорошим тоном поинтересоваться о делах фирмы- партнера. Японцы при этом обязательно прочитают пространную и довольно скучную лекцию об истории своей компании. Это хороший сигнал, призванный показать их заинтересованность в контактах с вами.
Не оставайтесь в долгу: ответьте заранее заготовленной краткой речью от имени руководителя вашего банка или другого своего босса, равного по рангу тому, кто принимает вас. Ведь устное приветствие от вашего высшего руково-дителя, изложенное, допустим, лишь вице-президенту фирмы-партнера, может быть воспринято как свидетельство слабости и чрезмерной заинтересованности в контракте.
Обычно после обмена любезностями формальная встреча кончается, и можно морально готовиться к собственно переговорам. И когда президент фирмы-партнера после соответствующих приветствий просто покидает прием-ную , это означает, что сейчас начинаются деловые консультации, в ходе кото-рых нужно показать свое искусство дипломата и бизнесмена.
Японцы стремятся держать в своих руках инициативу, пытаются как мож-но быстрее уяснить ситуацию и принять решение. Такой стиль исключает ту- манные рассуждения, бесполезное затягивание времени и перерывы. Перегово-ры похожи на шахматный блицтурнир, требующий тщательной подготовки и отличной физической формы.
Однако при переговорах с японцами и другими азиатскими бизнесменами потребуется адское терпение и предельная проработка деталей. Японцы нена-видят спешку. Переговоры с ними напоминают марафон, в ходе которого вы-свечиваются, как рентгеном, все ваши слабые места и недоработки.
Коммерсанты Страны восходящего солнца понимают поговорку "время - деньги" совершенно по-своему. Они убеждены, что успех любой договоренно-сти прямо зависит от количества часов, затраченных на его детальное рассмот-рение. В переговорах с ними нужно быть готовым к длительным паузам, кото-рые дальневосточными бизнесменами часто устраиваются, чтобы исключить малейшую угрозу расхождения мнений в своем кругу.
Ненужно забывать о том, что поставленные иностранным партнером во-просы или выдвинутые им предложения вовсе не требуют скоропалительного ответа. Вполне можно по японскому образцу попросить "тайм-аут".
При переговорах всегда следует сохранять спокойствие, терпение и улыб-чивость, никогда не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассер-женно по комнате. Подобная несдержанность воспринимается японцами как признак слабости и невоспитанности.
Никогда не следует прибегать к дешевой, базарной уловке, рассчитывая "улучшить" атмосферу переговоров упоминанием о том, что кое-кто предлагает более выгодные условия сделки. Такой шантаж считается бестактностью в со-лидных деловых кругах. Там исходят из аксиомы, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен это делать достойно, не ос-корбляя других.
Иногда переговоры начинают опасно буксовать только потому, что наши специалисты попросту забывали о "несущественных", "второстепенных" про-блемах, вроде бы мельком поднятых иностранными партнерами во время пре-дыдущей встречи. Не случайно японские бизнесмены во время переговоров и консультаций практически всегда имеют в своей бригаде стенографиста, а уме-нием фиксировать и анализировать детали неизменно побивают своих запад-ных партнеров.
Если в вашей делегации нет специального сотрудника, который бы запи-сывал ход дискуссии (а включенный магнитофон часто настораживает и меша-ет откровенному разговору), надо выработать привычку после каждого раунда переговоров тратить полчаса на то, чтобы подробно зафиксировать высказыва-ния той и другой стороны.
Даже более или менее приличного, по нашим меркам, английского бывает недостаточно, чтобы полностью контролировать ситуацию на переговорах, где детали часто имеют решающее значение.
Поэтому при обсуждении серьезных проблем, где важны подробности, не обойтись без переводчика, который часто играет ключевую роль в налаживании взаимопонимания.
Имея дело с японцами, помните, что любая русская и, тем более, англий- ская фраза на их языке будет звучать гораздо дольше. Пять минут по-русски потребуют семи-восьми минут по- японски. Это связано с тем, что японский язык не столь конкретен и требует более длинных вежливых оборотов. Будьте настороже , если переводчик слишком быстро излагает ваши слова: есть опас-ность, что он что-то пропускает.
5. Отдых.
Поход по увеселительным заведениям вместе с партнерами по переговорам после завершения рабочих дискуссий - неотъемлемая часть деятельности биз-несмена , стремящегося к заключению выгодного контракта. Приглашает раз-влечься и несет все расходы гот, кто принимает "на своей" территории или выступает инициатором сделки. Отсутствие такого предложения во время де-ловой командировки в Японию - верный признак того , что задуманная вами сделка не состоится, а хозяева прозрачно намекают на отсутствие интереса к продолжению контактов.
В ресторанах и барах обычно продолжаются те же дискуссии, что и за сто-лом переговоров, только гораздо откровеннее и раскованнее. Практически все сделки совершаются в подобной неформальной обстановке. В ходе официаль-ных встреч их, как правило, только фиксируют.
Все японские бизнесмены избегают делать неожиданные предложения или корректировать ранее достигнутые договоренности непосредственно за столом переговоров. Ведь если инициативы будут официально отвергнуты, партнер "потеряет лицо", что может повредить его репутации и дальнейшему ходу диа-лога. Поэтому безопаснее сделать это как бы невзначай, в ходе приятельской беседы за стаканом джина с тоником. Придя к принципиальной договоренно-сти, те же японцы на следующий день как ни в чем не бывало чинно возвраща-ются к столу переговоров, где по ролям разыгрывают спектакль с выдвижением уже согласованного в ресторане предложения. Таковы общепринятые правила игры. Отправляясь в ресторан после, переговоров, будьте начеку и тщательно ловите все обращенные к вам реплики партнеров, поскольку именно там, воз-можно, и начнется настоящий обмен мнениями.
6. Восточная кухня.
Некоторые советские люди не могут побороть ужаса, например, перед сы-рым осьминогом, моллюсками или холодной лапкой зеленого цвета. В этом случае лучше всего заранее через переводчика дать знать своим хозяевам, что из "японской кухни" вы предпочитаете что-нибудь чуть более привычное - до-пустим, '"гэп-пан-якн" (жареное на стальном листе мясо с острым соусом).
Но надо забыть об усвоенной с детства привычке доедать все до конца, гостеприимный хозяин -азиат будет уверен, что вы еще голодны. Нельзя также после трапезы втыкать свои палочки в чашку с рисом - это означает смерть и заставит партнера перемениться в лице. Палочки полагается класть на фарфо-ровую или деревянную подставочку.
Нескрываемая неприязнь либо высокомерное презрение к еде или "диким обычаям" других народов могут дорого обойтись.
Спиртное употребляют повсюду в Азии и гостям от него не полагается от-казываться. Если вам действительно не хочется пить, сошлитесь на аллергию,
еще лучше - на запрещение врача. 7. Визиты.
Если один из иностранных партнеров пригласил вас к себе домой, не за-будьте ответить ему тем же, когда он прибудет к вам. В противном случае такая "забывчивость" серьезно обидит компаньона. Японцев можно не приглашать, они не обидятся, т.к. сами, как правило, не принимают гостей в семейном кру-гу.
Однако если хотите подчеркнуть особое отношение к гостю из Страны восходящего солнца , то примите его в своем доме. Но это предложение должно быть наградой и его должны прочувствовать, поэтому никогда не зовите японца к себе домой в самом начале знакомства.
Бизнесмены из Азии невольно чувствуют некоторое душевное смятение, если в России их партнером будет женщина, пусть даже занимающая высокую должность.
Совершенно собьет с толку того же японца ситуация, когда во время прие-ма в ресторане или в гостях будет присутствовать муж высокопоставленной ру-ководительницы. Японец испытывает адские муки, обращаясь, например , во время тоста к женщине в присутствии се законного супруга или, скажем, при необходимости сделать ей как руководителю компании-партнера подарок опять же на глазах у мужа.
Все о чем было сказано выше - не просто правила хорошего тона. Это путь к установлению с партнером человеческих отношений, которые в бизнесе зна-чат неимоверно много.
8. Официальные приемы.
Официальные приемы - одна из наиболее распространенных форм деловых встреч, регламентируемых дипломатическим протоколом. Приемы имеют представительское значение и служат важным средством установления, расши-рения и углубления деловых контактов. Официальные приемы устраиваются по случаю национальных праздников, годовщины какого-либо знаменательного события, в честь иностранной делегации или высокого гостя, по случаю подпи-сания договора, прибытия руководителя фирмы и т.д. Приемы проводятся и не-зависимо от каких-либо дат и событий, а в порядке повседневной работы. Та-кие приемы. немногочисленные по количеству приглашенных лиц, дают пре-красную возможность для укрепления и расширения деловых связей, разъясне-ния деятельности фирмы.
Наибольшее распространение в последние годы получил прием под назва-нием "Бокал шампанского" (Couple de Champagne) или "Бокал вина" (Vin D'Hommeur). Прием начинается в 12 и заканчивается к 13 часам. Во время приема подаются шампанское, вина и соки, но возможны также виски и водка с закуской (бутерброды, орешки, пирожные). Прием проходит стоя. Форма одеж-ды - повседневный костюм или платье.
Завтрак (Lunch) с рассадкой устраивается между 12 и 15 часами. Меню завтрака составляется с учетом обычаев и традиций, существующих в стране, и состоит из холодной закуски (два или три блюда), одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. После завтрака предлагается чай или кофе. Аперитив подается перед завтраком: водка. джин, виски, сухое вино . Охлажденные водка и настойка обычно предлагаются к холодным закус-кам . К мясному блюду предлагается сухое красное вино комнатной температу-ры, а к рыбным блюдам - охлажденное сухое белое вино. К десерту - охлажден-ное шампанское, а к чаю или кофе -коньяк или ликер. Минеральная вода и соки подаются во время завтрака. Продолжительность завтрака полтора-два часа. Форма одежды повседневный костюм или платье, но может быть и смокинг в торжественных случаях . Как правило, форма одежды ( указывается в приглаше-нии. Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем.
Чай устраивается между 16 и 18 часами только для женщин, но возможны случаи приглашения и мужчин. В некоторых странах, например, в Турции, при-ем такого типа устраивается в честь высоких гостей от имени руководящих деятелей. В зависимости от количества приглашенных лиц для чая накрывается один или несколько столов. Подаются Кондитерские и булочные изделия, сухие и десертные вина, соки, минеральная вода. За чаем редко подаются закуски, сэндвичи с рыбой, икрой и сыром, но если и подаются , то в небольших количе-ствах. Продолжительность чая - час-полтора. Форма одежды - повседневный костюм или платье.
Приемы типа "коктейль" или "а-ля-фуршет " проводятся стоя, без рассадки за столом и начинаются в промежуток времени от 17 до 20 часов . Длятся прие-мы этого типа два часа. Подаются различные холодные закуски , кондитерские изделия, фрукты, иногда горячие закуски. Угощения не должны быть обильны-ми. На приеме спиртные напитки расставляются на окнах или разливаются в бокалы и подаются официантами. В конце приема может быть подано шампан-ское, а затем кофе. Гости подходят к столам, кладут закуски на свои тарелки и отходят , чтобы дать возможность подойти другим. Накрытые столы лучше ста-вить не в середине зала или комнаты, а вдоль стен на небольшом расстоянии от них для удобства обслуживающего персонала. Гостям предоставляется центр зала или комнаты. Форма одежды - повседневный костюм или смокинг. Форма одежды зависит от конкретного случая и может указываться в приглашении.
Обед с рассадкой - наиболее почетный вид приема. Начинается в промежу-ток времени от 19 до 21 часа. Меню состоит из холодных закусок (одно или два блюда), супа одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. После обеда в гостиной подаются чай и кофе. Перед обедом гостям предлагается аперитив: виски, водка, сухое вино , соки. Обед длится два-три ча-са или более. Время за столом - примерно час, остальное время - в гостиной. Форма одежды - темный костюм, смокинг или фрак, в зависимости от указания в приглашении; для женщин - вечернее платье. Обед-буфет отличается от обеда следующими особенностями:
- гости сами рассаживаются за отдельными столами по 5-6 человек;
- угощение - по принципу самообслуживания;
- гости сами берут кушанья, которые стоят на отдельном столике;
- тип обеда-буфета менее официален, чем обычный обед;
форма одежды зависит от указаний в приглашении. Ужин с рассадкой на-чинается в 21 час и позднее. Меню ужина и вина такие же, как на обеде. Отли- чие от обеда состоит только во времени начала . Форма одежды - черный кос-тюм, смокинг или фрак. Для женщин - вечернее платье. Любой прием, перечис-ленный выше, требует самой тщательной подготовки. В подготовку приема входят следующие мероприятия:
- выбор вида приема;
- составление списка приглашенных лиц;
- заблаговременная рассылка приглашений;
- составление плана рассадки за столом;
- составление меню;
- подготовка помещения;
- сервировка столов и обслуживание гостей;
- подготовка тостов или речей;
- составление схемы или порядка проведения приема.
Составление списка приглашенных поручается ответственному работнику. Список утверждается руководителем фирмы, который устраивает прием. Коли-чество гостей определяет составитель списка. При этом учитываются размеры помещения, где будет проходить прием, имеющиеся возможности обслужива-ния гостей. Необходимо учитывать, что некоторые приглашенные по разным причинам не смогут прийти или откажутся от приглашения.
Не рекомендуется приглашать на приемы в узком составе лиц с противо-положными политическими взглядами или позициями. Целесообразно при-глашать лиц, близких по своему социальному статусу, связанных общими дело-выми интересами. Приглашение на приме печатается на специальном бланке типографским способом. От руки вписываются имя, фамилия и должность при-глашенного. Сверху на бланке указывается, по какому случаю проводится при-ем.
При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой за сто-лом в приглашениях содержится просьба ответить, которая часто обозначается латинскими буквами "R.S.V.P." (Repondez, sil vous plait) -просим ответить
(франц .). Бывают случаи, когда предварительно делаются устные приглашения. В этом случае на бланке приглашения этому лицу буквы "R.S.V.P." зачеркива-
ются и над ним пишется "p.m." или "to remind", или "pour memoire", или "для памяти". Во всех случаях, когда в полученном приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приема оставлены незачеркнутыми буквы "R.S.V.P.". не-обходимо заранее по телефону или письмом сообщить, принимается приглаше-ние или нет.
Отсутствие ответа или запоздание с ответом рассматривается как проявле-ние неучтивости или невежливости. Если по уважительной или какой-либо дру-гой причине невозможно дать ответ заблаговременно, лучше отказаться от при-глашения, чем не давать ответ или затягивать его. На завтрак, обед, ужин или другой вид приема, когда в приглашении содержится просьба ответить, следует приходить в точно назначенное время , указанное в приглашении. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено несколько
представителей, то они являются на завтрак в следующем порядке: младшие по должности приходят первыми, а затем - старшие.
На приемы без рассадки за столом можно прийти и уйти в любой час в пределах времени, указанного в приглашении . К началу приема приходить не обязательно, как и не обязательно находиться до конца приема. Считается, что приход на такой прием в начале и уход в конце являются выражением особо дружестве иного отношения. Во всех случаях официальным лицам не рекомен-дуется уходить с приема раньше старших гостей.
Рассадка за столом на официальных завтраках, обедах и ужинах осуществ-ляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами. Главное правило - строгое соблюдение старшинства, служебного или общественного положения гостя. Нарушение этого правила может быть воспринято гостем как сознательное нанесение ущерба ему лично или как Подрыв авторитета его страны или фирмы. Это может привести к неприятным последствиям и даже осложнениям в отношениях.
Можно избежать подобных инцидентов, если примерный план рассадки составить заранее. При затруднениях в определении статуса кого-либо из при-глашенных необходимо обязательно проконсультироваться в протокольной службе его учреждения или фирмы.
Принятые правила рассадки. Места, ближайшие к хозяину или хозяйке, считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно . Место по правую руку по правой стороне почетнее места по левую руку по левой стороне. Но правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки - мужчин. Далее места чередуются: рядом с женщиной са-жают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной. а мужа с женой, женщину не сажают на конец стола , если на его торце не сидит мужчи-на. Замужняя женщина имеет старшинство мужа. Место напротив хозяина мо-жет быть предложено самому почетному гостю. При рассадке необходимо учи-тывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями. Во время завтра-ка или обеда в связи с двусторонними совещаниями возможна рассадка одной делегации напротив другой.
Работа по составлению плана рассадки облегчается, если общий список гостей разделить на две части: список иностранных гостей и список гостей с российской стороны. Оба списка составляются но старшинству. Затем списки сводятся в один примерно в том порядке, в каком будут рассажены гости в со-ответствии с правилами протокола.
Следует продуманно подходить к выбору ресторанов и пользоваться услу-гами только первоклассных заведений с хорошей репутацией. Необходимо при-глашать квалифицированного метрдотеля при сервировке стола. Тесноты за столом следует избегать, гак как это неудобно для гостей и обслуживающего персонала. Стол желательно украсить живыми цветами. На завтраке, обеде и ужине все блюда подаются официантами. Вина также наливают официанты в определенной последовательности, в зависимости от подаваемых блюд.
На приемах, организуемых по официальному поводу , возможен обмен тостами и речами, которые произносятся в начале приема, после аперитива или после десерта. В зависимости от конкретного случая речи произносятся стоя или сидя.
Согласно дипломатическому протоколу, гости располагаются за столом в соответствии с их рангом.
При восхождении на лестницу или при входе в комнату лицо , имеющее право на старшинство, идет на шаг впереди другого лица, которое находится слева от него.
Приглашенные на церемонию под открытым небом с участие высокопо-ставленного лица должны занять свои места до его прибытия.
Жены занимают места рядом с супругом или, согласно местным правилам и традициям, на отдельной трибуне, расположенной вблизи.
Считается невежливым, подтвердив приглашение, не явиться. Необходимо предусмотреть специальный порядок прибытия, размещения автомашин и по-следующего разъезда автомашин. Один из сотрудников должен встречать гос-тей.
В мире бизнеса действуют строгие правила в отношении одежды участни-ков протокольных мероприятий, торжеств, приемов. Мужчина в повседневной жизни и особенно официальной обстановке должен выглядеть элегантным, одежда должна быть опрятной, чистой, а обувь - начищенной даже в дождли-вую погоду.
Волосы должны быть чистыми, аккуратно причесанными. Мужчинам надо ежедневно бриться, а брюнетам даже дважды, если вечером предстоит выйти в темном костюме.
На все приемы, начинающиеся до 20.00 часов, мужчинам можно надевать костюм любого неяркого цвета, если только это не прием по случаю нацио-нального праздника, в честь или от имени главы государства, главы правитель-ства или министра.
На приемы, устраиваемые по тем же поводам, но начинающиеся в 20.00 часов и позднее, рекомендуется костюм черного или темного цвета. В офици-альной обстановке пиджак должен быть застегнут. В застегнутом пиджаке вхо-дят к знакомым, в ресторан, в кабинет на совещание в зрительный зал театра, сидят в президиуме или выступают с докладом. То же самое - во время танца. Нижнюю пуговицу пиджака не застегивают никогда. Расстегнуть пуговицы можно во время завтрака, ужина, обеда или сидя в кресле.
На все виды приемов рекомендуется надевать белую (не трикотажную) ру-башку с крахмальным воротником и с галстуком любого, но не черного или яр-кого цвета. Только в знак траура надевается черный галстук, исключая случаи, когда это положено к форменной одежде. Галстук должен быть правильно завя-зан.
Мужчина, когда сидит закинув ногу на ногу, должен следить, чтобы выше носка не была видна голая нога. При этом нельзя раскачивать ногой, обнимать колено руками. Не рекомендуется сидеть, развалясь в кресле или на диване: от-кидывать голову на подушки. раскачиваться на стуле, сидеть на краешке стула, кресла или дивана, покачивать ногой во время разговора, расставлять колени.
Женщина значительно более свободна в выборе фасона одежды и цвета ткани, нежели мужчина. Поэтому она имеет возможность подобрать такие фа-соны одежды , которые наиболее соответствуют ее вкусам и особенностям ее фигуры . При выборе одежды следует соблюдать основное правило - одежда должна соответствовать времени и обстановке. Например, не принято прини-мать гостей или ходить и гости в роскошном, нарядном платье в дневное время. Нужно иметь для подобных случаев простое элегантное платье или платье - костюм.
Для дневных приемов и коктейлей рекомендуется одежда строгих, скром-ных линий умеренных тонов - платье обычной длины, платье - костюм или кос-тюм, если форма одежды не указана в приглашении . На приемы, начинающиеся в 20.00 и позднее , рекомендуется вечернее платье - более нарядное и открытое. Вечерние платья могут быть длинные и средней длины. На приемы женщины надевают выходные туфли из замши или кожи на любом удобном каблуке. Спортивную обувь на каучуковой подошве одевать нельзя. Сумочка должна быть маленькой.
Женщина, садясь , не поднимает платье или пальто. Сидя на стуле, она мо-жет закинуть ногу на, ногу, но этого нельзя делать, сидя на диване или низком кресле. В таком случае ноги следует держать вместе, колени прижать друг к другу и наклонить их в одну сторону. При этом можно одну ступню заложить за другую. Женщина, садясь в машину, не "шагает" в нее, а лишь, присев на краешке сиденья, втягивает во внутрь ноги. Выходя из машины , наоборот, женщина поднимается с сиденья после того, как оперлась ногами на асфальт.
Всегда и везде ведите себя с достоинством. Помните, что по вашему пове-дению окружающие судят не только о Вас лично, но и о той фирме, которую Вы представляете.