СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА
Сведения из теории
ПИСЬМО –обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные об организации,
А также ограничительные отметки для реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов – адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. Текст печатается на А4, 1,5-2 интервала.
Адресат размещают в правой верхней части первого листа документа над текстом письма. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Предлоги «для» и «от» не пишутся.
При рассылке документа нескольким адресатам прямое обращение к определенному лицу перед текстом следует опустить.
«Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем? О ком?». Например «Об оказании научно-технической помощи»
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его короткая история.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, не вызывать сомнений в правильности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экз., а при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
- нейтральный тон изложения;
- лаконичность и краткость текста;
- точность, ясность выражения мысли.
Часто в деловых письмах используют типовые фразы (таблица 1).
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.
Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.
Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.
Таблица 1
| Тема | Типовые фразы |
| Обращение | • Уважаемый Господин Фамилия • Уважаемый г-н Фамилия • Уважаемые господа! |
| Благодарности | • Мы рады были получить Ваше письмо… • Большое спасибо за факс от Дата • Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма… |
| Начало вводной части | • В связи с … • Согласно контракту от … №… • В соответствии с … • В порядке обмена… |
| Отправка груза, документа | • Отправляем Вам.. • Направляем Вам на рассмотрение… • Высылаем вам.. |
| Подтверждение | • Подтверждаем, что… • Фирма…подтверждает получение… |
| Напоминание | • Напоминаем Вам, что… • Считаем необходимым обратить Ваше внимание… • Напоминаем о сроках… |
| Извещение | • Сообщаем Вам, что… • Ставим вас в известность… • Извещаем Вас, что… • Сообщаем о… |
| Просьба | • Пожалуйста, сообщите… • Просим оплатить в течение… банковских дней • Мы будем благодарны, если вы… |
| Гарантия | • Оплату гарантируем… • Качество… наша фирма гарантирует… |
| Предложение | • Мы рады предложить Вам… • Предлагаем Вам… • Мы можем рекомендовать… |
| Отказ | • К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам… • К сожалению, мы не можем… • Фирма не предполагает… • Предприятие не может обеспечить… • Организации не требуется… |
| Согласие | • АО не возражает… • Предприятие считает возможным… |
| Предупреждение | • Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы … не может привести к …. …, поэтому мы вынуждены…. • В случае Вашего отказа… |
| Приглашение | • Просим принять участие… • Приглашаем Вас… • Мы рады пригласить Вас… |
| Окончание письма | • Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной. .. • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества • Мы надеемся на Вашу заинтересованность... • С уважением... |
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ,
СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК
Сведения из теории
Докладная записка –документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.
Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Докладные записки подписывает руководитель организации.
Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Например:
| УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК | Генеральному директору ОАО |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.07.2009
О переводе на должность
В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит пере распределение функций сотрудников.
Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
Начальник управления (подпись) В.А.Ильин
Служебная записка– форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностным и лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.
Объяснительная записка– документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.
Вариант 6
Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 6164054471/81702003; р/с 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», корр/с 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А. Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И. Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум » в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – ½ полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л. И., подписано директором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В. А.