ГРАМАТИЧНІ І СТИЛІСТИЧНІ ПОРАДИ
Крім названих особливостей слововжитку, у ділових текстах різних типів виникають труднощі й у виборі найдоцільнішої граматичної форми в тих випадках, коли в мові існує не один, а кілька паралельних способів висловлення, а також у виборі правильної синтаксичної конструкції.
Назви осіб за професією, посадою, званням зазвичай утворюють паралельні форми чоловічого й жіночого роду (лікар – лікарка, працівник – працівниця, директор – директорка, директриса), однак форми жіночого роду притаманні переважно розмовному мовленню, в офіційному ж спілкуванні слід вживати форми чоловічого роду незалежно від статі особи, позначуваної цим іменником: «Запросити професора Головату І. К. для читання спецкурсу». Якщо ж у тексті документа вказують прізвище жінки, яка обіймає названу посаду, то підпорядковане дієслово слід узгоджувати у формі жіночого роду, а прикметник, узгоджуваний з назвою посади, – у формі чоловічого роду: «Головний бухгалтер заводу І.Д.Юхновська розпорядилася виділити кошти для цього заходу».
Помилки часто виникають і в разі вживання прізвищ у непрямих відмінках. Тут важливо пам’ятати, що українські чоловічі прізвища на приголосний та -о відмінюються: Василя Сеника, Дмитрові Василенку, з Андрієм Марущаком. Аналогічні жіночі прізвища не відмінюються: Марії Сеник, Галині Василенко, з Оксаною Марущак.
Відмінювання іменників створює труднощі також тоді, коли йдеться про форми давального та родового відмінків іменників чоловічого роду.
У давальному відмінку однини іменники другої відміни мають закінчення -ові (-еві, -єві) або, рідше, -у (-ю). Якщо ж у тексті ділового документа трапляється поряд кілька іменників чоловічого роду у формі давального відмінка однини, то для уникнення одноманітних закінчень слід спочатку вживати закінчення -ові (-еві, -єві), а тоді – -у (-ю): панові бригадиру, директорові заводу Петренку Василеві Михайловичу.
Багато помилок припадає на закінчення родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні з них мають закінчення -а (-я) (абзаца, формуляра, зразка), а інші -у (-ю) (проекту, способу, контролю). До того ж багатозначний іменник може мати два різні закінчення у родовому відмінку: трубка телефонного апарата – працівник апарату; після закінчення терміну дії – я не розумію цього терміна; зі змісту акта випливає – припинення акту громадянської непокори.
Загальну грамотність ділових документів знижує також неправильне утворення форм вищого та найвищого ступенів порівняння прикметників. Недопустимо використовувати слово «самий» для утворення найвищого ступеня (самі більші досягнення), поєднувати в одній формі просту і складену (більш досконаліші методи управління), натомість слід уживати: найбільші досягнення, досконаліші методи управління. Не забуваймо до того ж, що складена форма вищого чи найвищого ступенів іноді звучить штучно, тому зручніше використовувати просту форму: найвищі показники (а не «найбільш високі показники»), найкращі результати (а не «найбільш гарні результати»), найвагоміші досягнення (а не «найбільш вагомі досягнення»).
У ділових документах часто доводиться використовувати числові показники. У зв’язку з цим слід пам’ятати (особливо в усному спілкуванні), що кількісні числівники в українській мові відмінюються: двохсот сорока п’ятьох, чотирмастами сімдесятьма шістьма, на семистах п’ятдесяти семи. Не забуваймо також, що після числівників два, обидва, три, чотири іменник має стояти в називному відмінку множини (два студенти, сорок чотири відсотки), а назви місяців у датах слід незмінно вживати в родовому відмінку (перед першим грудня, після десятого січня).
Складність сприймання ділового тексту найчастіше зумовлена синтаксичними особливостями його побудови. Адже для ділового стилю характерні громіздкі складні речення, ускладнені дієприслівниковими і дієприкметниковими зворотами, вставними і вставленими конструкціями. До того ж в офіційних документах прийнято вживати так званий «розщеплений присудок»: надавати допомогу – замість допомагати, здійснити огляд – замість переглянути, здійснити грошовий переказ – замість переказати гроші тощо; нанизувати відмінкові форми, розміщуючи поряд кілька слів в одному відмінку, найчастіше в родовому або орудному (здійснення заходів безпеки і припинення діяльності підприємства) тощо.
Особливо часто в діловому мовленні трапляються конструкції з неправильним керуванням, зумовленим впливом російської мови.
П О Р І В Н Я Й Т Е:
Російська моваУкраїнська мова
благодарить (кого?) тебя дякувати (кому?) тобі
причинять (что?) боль завдавати (чого?) болю
обучать (чему?) языку навчати (чого?) мови
снабжать (чем?) товарами постачати (що?) товари
нуждаться (в чем?) в помощи потребувати (чого?) допомоги
подражать (кому?) отцу наслідувати (кого?) батька
нанести (что?) вред завдати (чого?) шкоди
заслуживать (чего?) внимания заслуговувати (на що?) на увагу;
бути вартим (чого?) уваги
оставить под вопросом залишити невирішеним
Багато помилок виникає у разі неуважного перекладу на українську мову усталених конструкцій ділового стилю з російської мови. Зверніть увагу на переклад таких мовних зворотів:
Російська моваУкраїнська мова
ввиду вышеизложенного – зважаючи на викладене вище
з огляду на викладене вище
в зависимости от оснований – залежно від підстав
внедрение в производство – впровадження у виробництво
в случае необходимости – у разі потреби, за необхідності
в соответствии с действующим – згідно з чинним законодавством,
законодательством відповідно до чинного законодавства
вынести благодарность – скласти подяку, подякувати
выписка из протокола – витяг з протоколу
заключить договор (соглашение) – укласти договір (угоду)
заведующий отделом – завідувач відділу
заместитель директора – заступник директора
злоупотреблять служебным – зловживати службовим
положением становищем
инструкция по составлению – інструкція для складання
(укладання)
исключительное право – виняткове право
из-за нехватки времени – за браком часу
комиссия по вопросам – комісія з питань
который проживает по адресу – який (що) мешкає за адресою
личный листок по учету кадров – особовий листок з обліку кадрів
лица не в состоянии – особи неспроможні
мероприятия по... – заходи щодо... (для..., до...)
неоплачиваемые поступления – безоплатні надходження
наложенным платежом – післяплатою
несмотря на неоднократные – незважаючи на неодноразові
указания вказівки
находиться в ведении – бути (перебувати) у віданні,
належати до відання
одобрить проект – схвалити проект
обязанности по контракту – обов’язки за контрактом
обжаловать взыскание – оскаржити стягнення
органы самоуправления – органи самоврядування
основание для – підстава для
обоюдное согласие – обопільна згода
по закону – згідно із законом, за законом
по всем вопросам – з усіх питань
признать действительным – визнати дійсним
по вопросам учета – з питань обліку
подвергать взысканию – накладати стягнення
по месту работы – за місцем роботи
по окончании – після закінчення
предоставленные материалы – надані матеріали
принимая во внимание – беручи до уваги
пользоваться полномочиями – мати повноваження
поощрение в связи с... – заохочення у зв’язку з ...
по семейным обстоятельствам – за сімейних обставин,
через сімейні обставини,
у зв’язку з сімейними обставинами
по этому поводу – з цього приводу
по инициативе – з ініціативи
по собственной инициативе – з власної ініціативи
по требованию – на вимогу
по указанию – за вказівкою
по март включительно – до березня включно
полномочия по найму – повноваження із найму
полномочное собрание – повноважні збори
привлечение к ответственности – притягнення до відповідальності
принять во внимание – взяти до уваги
попутное замечание – побіжне зауваження
работа по совместительству – робота за сумісництвом
речь по вопросу – промова в питанні (з питання)
решение по рассмотренным – ухвала з розглянутих питань
вопросам
с целью предотвратить – з метою запобігти
совещательный голос – дорадчий голос
споры по вопросу – суперечки з питання
степень ответственности – ступінь відповідальності
с участием – за участю
с учетом – з урахуванням
со следующими изменениями – з такими змінами
ставить в известность – довести до відома
с целью дальнейшего – з метою подальшої
сотрудничества співпраці
согласовать с руководством – погодити з керівництвом
считать целесообразным – вважати за доцільне
с 2004 по 2006 год – від 2004 до 2006 року
текучесть кадров – плинність кадрів
тщательно проверить – ретельно перевірити
только при наличии – лише за наявності
удовлетворять требования – задовольняти вимоги
уставный фонд – статутний фонд
указания по выполнению – вказівки щодо виконання
устранить недочеты в работе – усунути недоліки в роботі
уплата долга по частям – сплата боргу частинами
учебное заведение – навчальний заклад
учредительный совет – рада засновників
ходатайство о – клопотання про
частным образом – приватно
числиться в списках – бути у списках
чрезвычайное положение – надзвичайний стан
это вызывается тем, что – це спричинено тим, що
це залежить від того, що
це зумовлено тим, що
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
Це документи, що закріплюють функції, обов’язки та права організацій, установ, підприємств, громадських формацій на тривалий термін.
Усі організації й підприємства у своїй діяльності керуються актами органів державної влади, а також положеннями, статутами, правилами, інструкціями, договорами, контрактами, трудовими угодами тощо.
РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ
Це документи, за допомогою яких здійснють розпорядчу діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.
Н А К А З
Наказ – це основний розпорядчий документ, що його видає орган влади, керівник організації, установи, підприємства.
Розрізняють накази щодо особового складу і накази з питань основної діяльності. Зазвичай підготовку проектів наказів покладено на керівників тих структурних підрозділів, діяльності яких цей наказ стосується.
У наказах про особовий склад оформлюють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення. Накази з питань основної діяльності видають під час створення або ліквідації структурних підрозділів, підсумування діяльності установ, затвердження перспективних, річних та інших планів.
Реквізити наказів:
1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника, що видає наказ.
2. Назва документа.
3. Дата підписання наказу.
4. Номер наказу.
5. Місце видання наказу.
6. Заголовок до тексту.
7. Текст наказу.
8. Підпис керівника установи, організації, підприємства.
Реквізити на бланку наказів можна розміщувати кутовим або поздовжнім способом.
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатувальної і розпорядчої. У констатувальній частині викладають факти й події, що стали причиною видання наказу.
Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищої організації, то в констатувальній частині зазначають назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.
У розпорядчій частині перераховують запропоновані дії, зазначають виконавців кожної дії і терміни виконання.
Констатувальну частину друкують на відстані трьох інтервалів від заголовка. Якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень, ця частина може бути відсутня.
Розпорядчу частину розпочинають словом «наказую», яке звичайно друкують великими літерами в окремому рядку. Пропоновані до виконання дії називають в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...).
Кожен пункт наказу нумерують арабськими цифрами, починаючи з назви виконавця (структурного підрозділу або службової особи); далі подають назву дії, термін виконання (назва виконавця – у давальному відмінку, назва дії – в інфінітиві).
У процесі підготовки наказу його погоджують із зацікавленими установами, організаціями і підприємствами. Усі види погодження зазначають на першому примірникові проекту.
Взірець н а к а з у:
Національний університет «Львівська політехніка»
НАКАЗ № 124–10
Про припинення дії оголошених конкурсів
на кафедрах суспільних наук
30.02.06. м. Львів
У зв’язку з ухвалою Вченої ради університету про реорганізацію кафедр суспільних наук і створення Інституту гуманітарних та соціальних наук
НАКАЗУЮ:
1. Оголошені конкурси в газеті «Аудиторія» від 19.04.06 р. на заміщення вакантних посад професорсько-викладацького складу на кафедрах філософії, політології, історії України, української мови, іноземних мов тимчасово припинити.
2. До затвердження структури Інституту гуманітарних та соціальних наук конкурсів на зазначені кафедри не оголошувати.
3. Наказ довести до відома вищезгаданих кафедр.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на проректора (прізвище).
Ректор (прізвище)
Проект вносить: Погоджено:
Начальник НМУ______(прізвище) Проректор______(прізвище)
Нач. юрвідділу______(прізвище)
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
Розпорядження – це документ, що його видає керівник установи, підприємства, організації, їхнього підрозділу, певного державного органу тощо для своєчасного вирішення будь-яких конкретних питань.
Кожна службова особа може давати розпорядження тільки з питань, які належать до її безпосередніх обов’язків. Розпорядження можуть бути загальними для всього підприємства або стосуватись окремих ділянок його роботи.
Директивну частину тексту найчастіше розпочинають зі слова «пропоную». Текст розпорядження містить такі слова: зобов’язати, запропонувати, доручити, дозволити тощо (решта реквізитів – як у наказі).
Діють розпорядження протягом зазначених у них термінів. Підписи ставлять на першому примірнику розпорядження.
Взірець р о з п о р я д ж е н н я:
Національний університет «Львівська політехніка»
Розпорядження № 61
Про зміну навчального графіку
23.10.2006. м.Львів
У зв’язку з навчальною потребою
ПРОПОНУЮ:
1. Продовжити теоретичне навчання для всіх студентів (крім 5 курсу) в осінньому семестрі на два тижні (один тиждень – за рахунок зимових канікул, один тиждень – за рахунок теоретичного навчання у весняному семестрі).
2. Розпорядження довести до відома студентів 1–4-х курсів та викладацького складу університету.
Проректор (прізвище)
А К Т
Акт – це узагальнена назва документів, що мають правове значення й оформлені у визначеному порядку. Цей документ містить рішення щодо законів, указів, постанов, і його складають для підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб, зі збереженням, витрачанням чи списанням матеріальних цінностей тощо. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що здійснюють перевірку.
Деякі адміністративні акти (акти інвентаризації чи акти про приймання матеріальних цінностей) слугують як бухгалтерські документи.
Акт підписують кілька відповідальних осіб для об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Текст акта складається з двох частин:
· вступної (вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що складали цей документ, а також присутніх при його складанні);
· констатуючої (викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують виявлені факти, висновки).
Після слова Підстава вказують документ чи розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.
Після слова Складено перераховують осіб, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов’язково зазначають їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт підготувала комісія, то першим друкують прізвище голови, а прізвища членів комісії розташовують за алфавітом.
У кінці акта (перед підписами) повідомляють кількість примірників і вказують місце їх зберігання.
Реквізити:
1. Назва установи. 6. Заголовок.
2. Гриф затвердження. 7. Текст.
3. Назва виду документа. 8. Підписи.
4. Номер. 9. Дата.
5. Місце складання. 10. Печатка.
Взірець а к т а:
АТ «Галичпром» Затверджую:
директор АТ
Микитів І.П.
А К Т № 207
про результати ревізії каси
м.Львів