III. Обязанности (дополнительны)
3.1 Готовить свой распорядок дня и проект распорядка дня руководителя на следующий день.
3.2 Обеспечивать организационную и техническую сторону рабочего ритма, созданного руководителем.
3.3 Ежедневно составлять памятный список текущих и незавершенных дел.
3.4 Ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня руководителя.
3.5 Предусматривать потребность руководителя в тех или иных служебных документах, освобождая его от излишних поисков.
3.6 Просматривать все документы, адресованные руководителю, подчеркивая в них наиболее важные места и выводы.
3.7 Тщательно просматривать, выявляя опечатки, ошибки и пропуски, документы, поступающие из машбюро, ранее подготовленные руководителем.
3.8 Принимать служебные документы и личные заявления на рассмотрение и подпись руководителя.
3.9 Помогать руководителю в чтении газет и профессиональных изданий, выделяя в них наиболее важные места.
3.10 Хранить все необходимые руководителю служебные документы и осуществлять их быстрый поиск.
3.11 Выдавать в устной форме справки по служебным документам , поступившим на имя руководителя.
3.12 Выполнять задания руководителя по информационной и технической подготовке заседаний, совещаний, переговоров и встреч.
3.13 Выполнять функции посредника, участвуя в координационной и управленческой деятельности руководителя.
3.14 Организовывать личный прием руководителем посетителей, внося в него по указанию руководителя те или иные изменения.
3.15 Организовывать быстрый, четкий и своевременный проход посетителей и направление их по назначению.
3.16 Определять приоритет при приеме посетителей.
3.17 Выполнять быстро, хорошо и без напоминания работу, порученную руководителем.
3.18 Осуществлять быстрый поиск любого руководящего работника в организации и других учреждениях.
3.19 Следить и напоминать о том, чтобы руководитель ничего не забыл, не пропустил, ни один сложный вопрос не отложил.
3.20 Контролировать постоянно и тщательно выполнение устных указаний руководителя, включая его обязательства.
3.21 Вести списки нужных адресов, телефонов, дней рождения и юбилеев сотрудников.
3.22 Сохранять в тайне все, что видел и слышал в кабинете руководителя, а также доверительную информацию, переданную посетителями и сотрудниками.
3.23 Обеспечивать руководителя деловыми и канцелярскими принадлежностями, следить за чистотой и порядком в его кабинете.
3.24 Постоянно изучать приемы и методы работы с новой техникой и активно вводить ее в практику своего труда.
3.25 Непрерывно совершенствовать свои знания и умения путем самообразования и посещения специальных занятий.
IV. Права
4.1 Давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений.
4.2 Определять приоритеты во взаимоотношениях руководителя с контактирующими организациями.
4.3 Самостоятельно решать все текущие вопросы, которые не вызывают сомнения.
4.4 Вводить по собственной инициативе подготовительные работы, интересующие руководителя.
4.5 Составлять простые письма и краткие распорядительные документы на основе устных указаний руководителя.
4.6 Привлекать при необходимости специалистов организации как помощников при подготовке служебных документов, нужных руководителю.
4.7 Не принимать на подпись руководителя служебные документы, исполненные с нарушением ГОСТов, ГСДОУ и УС ОРД.
4.8 Замещать руководителя при телефонных переговорах, оберегая его время.
4.9 Фильтровать все телефонные вызовы и посетителей, допуская их до руководителя в том случае, если это отвечает его желанию или того заслуживает вопрос.
4.10 Подбирать кандидатуру заместителя, временно исполняющего обязанности секретаря, согласуя ее с руководителем и включая в приказ.
4.11 Обучать, инструктировать и не реже одного раза в неделю делать дублером лицо, временно исполняющее обязанности секретаря.
4.12 Проводить один раз в год (ноябрь – декабрь) инструктивно-методическое занятие с разбором качества подготовки служебных документов с работниками, чья информация постоянно поступает в секретариат.
V. Ответственность
5.1 За некачественное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей и распоряжений непосредственного руководителя.
5.2 За неправильные действия и решения, неполное использование прав, предусмотренных должностной инструкцией.
5.3 За уклонение от решения вопросов, относящихся к компетенции секретаря.
Золотые правила секретаря
1. Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.
2. Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.
3. Ничего не оставлять на волю случая.
4. Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.
5. Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.
6. Прежде чем приступать к работе, понять е.
7. Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.
8. Никакая полезная работа не унижает секретаря.
9. Секретарь должен знать, что существуют другие люди.
10. Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.
Вопросы для самопроверки
· Какие обязанности секретаря руководящего работника считаются основными?;
· Может ли секретарь самостоятельно придумать новые требования к оформлению документов, отличные от тех, что применяют другие организации?
· Какие основные пункты содержит должностная инструкция секретаря?