Технические средства электронного офиса
Значительную долю профессиональных обязанностей секретаря составляет его взаимодействие с руководителем, сотрудниками, посетителями и клиентами, обработка поступающей информации. Поэтому важной стороной оборудования офиса является оснащение его организационными и техническими средствами, к которым относятся средства связи, средства охраны, средства создания и обработки документов, компьютерная и организационная техника. Благодаря новейшим информационным технологиям, атрибуты которых стали неотъемлемой частью любого офиса, современный служащий может ни на минуту не отрываться от своего бизнеса. Благодаря нововведениям серьезно изменяется сам офисный труд – возникает электронный стиль работы, который предполагает не только наличие в офисе определенного набора технических средств, но и постоянного его пополнения, обновления и совершенствования.
Одним из новейших направлений развития офисного оборудования является его миниатюризация, что позволяет сконцентрировать на одном рабочем месте довольно большой и почти исчерпывающий перечень технических средств. Важное значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудоемкость на создание, хранение передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Поэтому современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего системный блок, монитор, мышь и клавиатуру. Монитор компьютера IBMPCпредназначен для вывода на экран текстовой и графической информации. Мониторы бывают цветными и монохромными. Клавиатура предназначена для ввода в компьютер информации от пользователя. Расположение латинских букв на клавиатуре, как правило, такое же, как на английской пишущей машинке, а букв кириллицы – как на русской пишущей машинке. Мышь – это манипулятор для ввода информации в компьютер. Мышь представляет собой небольшую коробочку обычно серого цвета с двумя или тремя клавишами, легко умещающуюся в ладони. Для выполнения того или иного действия, пользователю нужно нажать соответствующую клавишу мыши. Чтобы с мышью было удобно и приятно работать, необходимо приобрести и специальный коврик, который обеспечит надежное сцепление с шариком мыши и предотвратит ее проскальзывание. Основные составные части персонального компьютера удобнее разместить на специальном столе –приставке.
При большом объеме множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенный сортировальным устройством. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне. Принтер предназначен для вывода информации на бумагу. Все принтеры могут выводить текстовую информацию, рисунки и графики, а также и цветные изображения. Существует несколько тысяч моделей принтеров, которые могут использоваться с IBMPC, как правило, применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные. Если не требуется обеспечивать особо высокое качество печати, можно воспользоваться матричным принтером. При необходимости печатать документы более высокого качества имеет смысл приобрести либо струйный принтер, либо лазерный.
Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы, а в случае выполнения секретаря работ по приему-передаче факсов и электронной почты – к телефонной сети.
Модем – устройство для обмена информацией с другими компьютерами через телефонную сеть. Модемы отличаются друг от друга максимальной скоростью передачи данных, а также тем, поддерживают ли они средства исправления ошибок.
Факс-модем - устройство, сочетающее возможности модема и средства для обмена факсимильными изображениями с другими факс-модемами и обычными телефаксными аппаратами.
Сканер –устройство для считывания текстовой и графической информации в компьютер. Сканеры могут вводить и рисунки. С помощью специального программного обеспечения компьютер может распознавать символы во введенной через сканер картинке, это позволяет быстро вводить напечатанный, а иногда и рукописный текст в компьютер. Сканеры бывают настольные (обрабатывают весь лист бумаги целиком) и ручные (их надо проводить над нужным рисунком или текстом), черно-белые и цветные, то есть воспринимающие цвета.
Возможно использование и таких устройств, как портативный блокнотный компьютер, радио и сотовый телефоны, мини-факс, мини-ксерокс и многое другое. Такой комплект можно назвать автоматизированным рабочим местом.
Прежде чем приступить к эксплуатации электронной техники, необходимо ознакомиться с некоторыми советами по правильному использованию компьютера и его устройств.
Перед первым включением компьютера следует проверить, соответствует ли напряжение в сети тому, на которое рассчитан компьютер. Во многих населенных пунктах нашей страны напряжение в сети может сильно колебаться. Для компьютера такие изменения напряжения нежелательны, поэтому лучше подключать компьютеры через стабилизаторы. Системный блок компьютера желательно поставить в таком месте, чтобы он не подвергался толчкам и вибрациям. Нельзя ставить на системный блок матричный принтер – возникающие при работе вибрации могут повредить компьютер. Все кабели, соединяющие системный блок компьютера с другими устройствами, следует вставлять и вынимать только при выключенном компьютере. Раз в несколько месяцев следует открывать системный блок компьютера и удалять пылесосом накопившуюся там пыль и грязь.
Важнейшее значение для эффективной работы с компьютером имеет правильное использование монитора. Экран монитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 60-70 см, но не менее 50 см. Установить монитор следует так, чтобы на него можно было удобно смотреть. Повернуть монитор следует таким образом, чтобы смотреть на экран по прямым углом, а не сбоку. Лучше смотреть на экран немного сверху вниз, так что экран должен быть немного наклонен. Важно правильно отрегулировать яркость и контрастность изображения. Не следует делать изображение слишком ярким – от этого быстро устанут глаза. Монитор быстро загрязняется пылью, надо регулярно удалять эту пыль. Необходимо использовать фильтр для монитора. Наилучшее качество изображения обеспечивают стеклянные поляризационные фильтры –они устраняют практически все блики, делают изображение более четким и контрастным.
Хотя клавиатура является достаточно надежным и неприхотливым устройством, все же этим не стоит злоупотреблять. Заканчивая работу с компьютером, необходимо закрывать клавиатуру крышкой – это предотвратит попадание пыли.
Помещения должны быть оснащены аптечкой первой помощи и углекислотным огнетушителем.
Вопросы для самопроверки.
1. Как можно классифицировать методы обмена информацией в офисе?
2. Каким образом можно достичь максимального эффекта при беседе с группой людей?
3. Что необходимо учитывать при беседе с одним человеком?
4. Какие условия эффективного использования офисной оргтехники?