Предварительные программы.
Предварительные программы - это документ, который набрасывает план визита. В него входят:
· время (день, дата, отправление, прибытие, длительность поездки и т.п.),
· способ передвижения (вид транспорта),
· все встречи,
· подробности относительно брони,
· места,
· отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).
В зависимости от деятельности и размера компании, иногда приходится составлять несколько экземпляров предварительной программы:
· один (или больше) для использования Вашим руководителем во время его поездки,
· один для партнера (чтобы было известно, как установить связь с Вашим начальством в случае крайней необходимости),
· один для Вас лично, так чтобы Вы знали его передвижение и как осуществить связью с ним,
· директор или другие коллеги могли бы быть признательными, имея краткую программу, указывающую на время, место, телефонные номера и пр.
При подготовке программы Вы начали бы с фиксированных или, так называемых, “критических” событий. Это события, время и место проведения которых уже назначены. В зависимости, от них и следует планировать остальной график.
Идеи, которые могли бы помочь при подготовке предварительной
программы:
· Использование 24 часовой системы отсчета, чтобы избежать неопределенности в обозначениях: до обеда или после обеда.
· Убедитесь в соответствии времени по Гринвичу с местным временем и правильным его употреблением в соответствующих местах.
· Убедитесь в том, что Вы оставили дополнительный запас времени на часы пик, какие бывают на Рождество или Пасху.
· Дайте все подробности относительно броней на номера в гостиницах.
· Убедитесь, что точно определили все назначенные встречи, приводя подробности типа где, когда и с кем.
· Обеспечите список лиц и компаний, полезных для Вашего начальника (или для Вас лично), с которыми он может установить связь в случае какого-либо непредвиденного обстоятельства .
· Оставьте некоторое свободное время в графике работы, чтобы предусмотреть отдых, опоздание транспорта. Это может оказаться особенно важным, если Ваш начальник нуждается в адаптировании к различным климатическим условиям.
· Полезным для Вашего шефа было бы знать, совпадает ли во времени его поездка с какими-нибудь местными фестивалями, праздниками, днями, когда рано закрываются все магазины и объекты. Его могло бы расстроить то, что рестораны, магазины и пр. окажутся закрытыми из-за какого-нибудь местного праздника, или если в этот день банк не работает.
· Полезным было бы установить, подают ли еду во время поездки (в самолете, в поезде и т.д.). Если нет - следует предусмотреть дополнительный промежуток времени в месте назначения, который позволил бы ему найти ресторан и поесть.
Примерная предварительная программа могла бы выглядеть следующим образом:
