Медицинские карточки и меры предосторожности.
Некоторые страны, в основном вне Европы, требуют свидетельства о прививках против определенных видов болезней (холеры, желтой лихорадки).
Если необходим курс уколов или прививок, его следовало бы начать заранее, до начала поездки, чтобы было достаточно времени.
Страхование
Несомненно, следовало бы проверить, есть ли у Вашего начальника подходящая страховка от несчастных случаев, заболеваний, потери денег или имущества, автомобильной аварии и против опоздания по дороге или прекращения поездки.
Финансовые приготовления.
Несомненно, большая часть стоимости поездки будет оплачена предварительно – билеты на самолет, страховки и т.д.
Однако, Вашему начальнику следует принять решение относительно различного вида оплат во время поездки – как платить в ресторанах, гостиницах, в поездках и т.п.
Следует проверить ограничения на импорт/экспорт валюты и комиссионные за обмен различных видов валюты.
Следует хранить в определенном месте подробную информацию (опись) о стоимости и других деталях дорожных чеков. А также иметь номера серий и другие подробности по всем кредитным карточкам на случай их потери, так, чтобы можно было бы подать заявление на аннулирование их действия.
Окончательный контрольный список перед отъездом.
Вам следует проверить, что имеет при себе Ваш начальник:
- экземпляр своей программы, в том числе все подробности относительно своих гостиниц, полетов и т.п..;
- список всех документов, которые он везет с собой. Вместе с номерами для наведения справок, где это необходимо (паспорт, дорожные чеки и т.д.);
- узнайте, как обращаться с его бумагами, пока он отсутствует, и при каких обстоятельствах он хотел бы, чтобы Вы связались с ним;
- проверьте имеет ли он при себе свою программу со всеми подробностями относительно гостиниц, полетов; его билеты; паспорт/визы; водительские права; иностранную валюту, дорожные чеки в случае необходимости4 всякие личные бумаги; номера его документов для наведения справок в случае необходимости; карты, справочники и т.д.; его багаж – как личный, так и фирмы.
Часовые зоны.
Рассмотрите следующую карту, на которой показаны часовые зоны в мире в 12 часов дня по Гринвичу.
Вы увидите, что те страны, которые находятся на востоке от Великобритании, опережают ее по времени.
Те страны, которые находятся на запад от Великобритании, отстают от нее по времени.
Командировочное удостоверение (Приложение)
Приложение
к инстр. и соц. вопросам и ВКСПО
от 15.02 03 № 30
штамп организации
"__" ________ 200__г.
№ __________
Печать
Командировочное удостоверение № _______________________
Выдано __________________________________________
фамилия, имя, отчество и должность
_________________________________________________
наименование органа, выдающего удостоверение
_________________________________________________
командированному в ______________________________
пункты назначения, наименование
_________________________________________________
организации
Приказ № __________ от "____" _______________________ 200 __ г.
Срок коман. "____" дней ____________________________
цель командировки
Действительно по предъявлении паспорта сер. № ______
Основание: Приказ (распоряжение) __________________
от "____" _________________________ 200__ г. № ______
Подпись руководителя __________________
ОТМЕТКИ О ВЫБЫТИИ В КОМАНДИРОВКУ, ПРИБЫТИЯ В ПУНКТЫ НАЗНАЧЕНИЯ
И ВЫБЫТИЯ ИЗ НИХ:
Выбыл из ________________________ Прибыл в
"___" __________________ 200 __ г. "___" __________________ 200 __ г.
печать Подпись печать Подпись
Прибыл в ________________________ Прибыл в
"___" __________________ 200 __ г. "___" __________________ 200 __ г.
печать Подпись печать Подпись
Выбыл из ________________________ Выбыл из
"___" __________________ 200 __ г. "___" __________________ 200 __ г.
печать Подпись печать Подпись
_______________________________________________________________________
На командировку выдан аванс
__________________________________________________
Руб. ___________________________________________________________________
"___" __________________ 200 __ г. Подпись
Отметки по возвращению из командировки
Командировка продлена с ______ по _______ 200 __ г. Подпись
прибывшего из командировки
Приступил к работе "___" _________________ 200 __ г. Табельщик
ПРИМЕЧАНИЕ: При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.
продолжение ПРИЛОЖЕНИЯ №30
Задание по командировке
Содержание
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Задание выдал ____________________ Задание принял _______________________
подпись подпись
Отчет о выполнении задания по командировке
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Подпись командируемого _________________________________________
Задание принял нач. отдела ______________________________________
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Тов. ___________________________________________________________________
к командировочному удостоверению № ___________
от "___" ___________________ 200 __ г.
| №№ п/п | Кому и за что и по какому документу уплачено | Предварит. расчет | Сумма по документам | Дебет счета |
| 1. | Стоимость ж-дор. билетов | |||
| 2. | Стоимость проезда иными средствами, согласно документам | |||
| 3. | Суточные за время командир. | |||
| 4. | Квартирные (искл. время пути) | |||
| 5. | Оплата за работы при выполнении задания | |||
| 6. | Почтово-телеграф. и телефон. расходы | |||
| 7. | Прочие расходы | |||
| Итого | ||||
| Страховой сбор исключен | ||||
| Всего |
Подпись командированного
Расчет проверил бухгалтер
Получено в кассе с другими
Подлежит ______________________________ возврату ________________________
к получению
Отчет утверждаю в сумме _________________________________________________
подпись
Руководитель Главный бухгалтер
Оформление отчета
Представляется план командировки руководителя фирмы (по результатам предыдущих работ) с указанием целей командировки, пунктов посещения, встреч, необходимых деловых бумаг. Вся документация к командировке разрабатывается по вышеприведенным образцам. На имя руководителя готовится командировочное удостоверение.
Выводом данной работы может служить то, что умение секретаря предусмотреть все нюансы поездок руководителя во многом определяет успех его командировки.
Вопросы для самопроверки.
Какие документы готовит секретарь на поездку руководителя?
Как готовитсякомандировочное удостоверение руководителю?
Что должен содержать отчет о командировке?