Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
План лекции.
· Подготовка к совещанию
· Организация совещаний
Классификация совещаний
Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.
Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. «Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".[1]
Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению.
Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой важно любому руководителю. В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Секретарь играет большую роль в проведении и подготовке совещания.
В литературе совещания классифицируются по различным критериям: например, по тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и др.) или по периодичности их проведения (плановые, внеплановые). Наиболее интересной и важной с позиции практического менеджмента представляется классификация по основной задаче совещания: проблемные, инструктивные, оперативные. Все названные виды совещаний использует в своей деятельности руководитель. Он проводит оперативные совещания. Продолжительность такого совещания не более 20 минут. Проводится каждый день, через 60 минут после начала рабочего дня. Начало и конец совещания точно определяются. Круг присутствующих постоянен. Определен руководитель, замещающий ведущего. Руководитель совещания записывает в свой оперативный дневник все возникающие вопросы и указания. Совещание всегда рассматривает итоги предыдущего дня. На совещании не решаются сложные проблемы, не принимаются решения, заставляющие исполнителя в тот же день перестраивать свою работу. Критический разбор действий подчиненных производится после окончания совещания. Не зачитываются приказные и директивные материалы, приводятся лишь нужные места. На совещании не даются ответы типа «я подумаю», «посмотрим». Во время оперативного совещания, все заметки делают в рабочих дневниках.
Инструктивные (например, по доведению до исполнителей указания вышестоящей организации).
Информационные совещания. Тезисы о результатах работы за истекший период раздаются перед совещанием.
Председатель (ответственное лицо)- обращает внимание участников на суть рассматриваемых вопросов. Председатель занимает свое место для того, чтобы гарантировать; что совещание соблюдает порядок, объявленный в повестке дня и что комиссия принимает решения, не теряя лишнего времени. Хотя и возможно, чтобы председатель имел решающий голос в процессе принятия решения, во время обсуждений он должен остаться беспристрастным и гарантировать выслушивание всех точек зрения, имеющих отношение к делу.
Председателю необходимо соблюдать определенные процедуры: например, он должен разрешать дискуссию, если не поставлен вопрос на обсуждение. Каждый, кто хочет высказаться на совещании, обращается к Председателю за разрешением - и, если Председатель вмешивается, этот человек должен сразу же перестать говорить.
Каждый руководитель подразделения докладывает отдельно. Вопросы, требующие решения, предоставляются письменно.
Желающие выступать сообщают об этом перед совещанием.
Основная часть совещания – разъяснение задач предстоящего периода.
Все уточняющие вопросы задаются в рабочем порядке.
Продолжительность совещания – не более 45 минут.
Периодичность проведения – 1-2 совещания в месяц.
На первом – подведение итогов за прошедший месяц; на втором – уточнение готовности к предстоящему периоду.
Но наиболее важными по сути решаемых вопросов и по сложности организационного и документационного обеспечения являются проблемные совещания. Число участников не более 6 человек.
Продолжительность – не более 90 минут.
Проводимость в «нейтральном помещении».
Первый руководитель не сразу высказывается.
Если на совещании по необходимым обстоятельствам присутствует много людей, его делают «круговым» (4-6 человек в кругу). Каждая группа самостоятельно ищет нужное решение. Через 20 минут работы 1-2 участника переходят во вторую, из второй – в третью группу. Пришедшим в новую группу знакомят ее участников со своими взглядами. Через 20 минут – новое перемещение по кругу. Если решение найдено, об этом сообщают первому руководителю.
Разновидность проблемного совещания – «заказчик». «Заказчик» ставит проблему группе в 3-7 человека. И они ищут необходимое решение. Первый руководитель не принимает участия в поиске решения, он лишь следит за регламентом. «Заказчик» кратко и четко формулирует свою проблему, затем 5-6 минут дает пояснения, описывает ситуацию, объясняет причины возникшей проблемы: «Как сделать так, чтобы …?» Решения принимаются устно и письменно. «Заказчик» оценивает каждое решение, выделяя его позитивные стороны, недостатки, вносит изменения. Из всех предложений идей «заказчик» выбирает лишь одну.
Подготовка к совещанию
Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря:
- принятие решения о необходимости проведения совещания;
- определение тематики (вопросов, которые будут обсуждаться на совещании), формирование повестки дня;
- определение состава участников, их оповещение о времени, месте, продолжительности совещания и рассматриваемых на нем вопросов;
- заготовки (подготовка доклада и проекта возможного решения обсуждаемой на совещании проблемы);
- подготовка самих участников совещания (например, предложений по проекту решения, которое им направляется заранее, - не менее чем за неделю до начала совещания);
- подготовка помещения, необходимого оборудования, технических средств, канцелярских принадлежностей и т.п.
Большую часть организационно-технических мероприятий по подготовке совещания выполняет секретарь.
Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Секретарю руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Подборку лучше делать в виде ксерокопий, т.к. на них маркером, фломастером можно выделить наиболее важные места, цифры, сведения.
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Если на совещании обсуждаются важные, стратегические вопросы, касающиеся развития организации, руководство организации не должно жалеть времени и средств. Ведь доклад фактически предлагает варианты решения этих проблем. Дискуссия, столкновение мнений, выбор оптимального решения и есть основной смысл проблемного совещания. В связи с этим можно выделить и охарактеризовать некоторые психологические аспекты проведения совещаний:
- начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов;
- следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания;
- тон разговора руководителя с собравшимися на совещание участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик;
- хорошо зная своих подчиненных, руководитель должен рассадить их таким образом, чтобы конфликтующие группы или сотрудники, не сидели рядом или напротив;
- участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост;
- руководителю необходимо систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем;
- при обсуждении каждого вопроса (подтемы) руководитель должен резюмировать высказанные мнения, отметив наиболее ценные. Это стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно;
- если атмосфера на совещании накалилась, то руководитель, проводящий совещание, должен уметь разрядить атмосферу.
Длительность совещания обычно регламентируется и с учетом психофизиологических особенностей человека не должна превышать 1,5 – 2 часов. Если эти временные рамки удлиняются, то необходимо сделать перерыв в 30 мин.
Существует несколько известных организационных процедур подведения итогов совещания и оформления его результатов. Например, руководитель подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и при положительном исходе утверждается. Другой подход предполагает создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем проект решения зачитывается руководителем, при необходимости вносятся корректировки в его содержание и решение также утверждается.
Секретарь отвечает за извещение о проведении совещания, за извещение о повестке дня и за копии протокола предыдущего совещания.
Вопросы для самопроверки.
1. Какие этапы включает в себя подготовка к совещанию?
2. Какая роль секретаря в организации совещания?