Лекция 20. Проведение совещания
· Обслуживание совещаний.
· Документирование совещаний.
· Протоколирование совещания.
· Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
Обслуживание совещаний
Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне.
В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол.
К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции.
При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание.
В ряде случаев один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого - на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает.
Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий.
Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.
После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания.
Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания, или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.
Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу.
В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.
На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее).
На любом совещании, которое проходит в кабинете руководителя, секретарь планирует, как посадить приглашенных, раскладывает чистые листы бумаги и кладет карандаш (ручку) в верхней части бумаги острием (стержнем) влево. Прохладительные напитки и стаканы для них располагаются в центре стола на бумажных салфетках так, чтобы вплотную друг к другу стояли одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок и стаканов должно быть на одну больше, чем приглашенных.
Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.
Во время следует проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.
Опоздание на совещание разрешается в промежутке от 3 до 5 минут.
Секретарь на совещании в первую очередь обслуживает приглашенных на нем женщин.
Секретарь отвечает за бронирование зала для совещания, за приготовление легкой закуски, если это необходимо, за подготовку опознавательных карточек для членов комиссии (если имеет смысл), за распечатку повестки дня для председателя и за подготовку присутственного журнала.
В его обязанности входит обеспечение надлежащей подготовки зала (есть записные книжки, запасные карандаши и др.); что на двери вывешивается табличка, указывающая на то, что идет совещание; что во время совещания телефонные звонки переносятся в другое место, если только Председатель не дал какие-либо оперативные инструкции
Секретарь записывает принятые решения и имена людей, принимающих в них участие. Председателю следует предоставить черновой набросок с двойной разрядкой как можно быстрее, чтобы он проверил, нет ли ничего пропущенного. На официальном совещании секретарь обычно сидит справа от председателя. Он должен обеспечить наличие бумаги для записей в случае проведения голосования.
Если необходимо срочно вызвать кого-нибудь из присутствующих на совещании, следует написать краткую записку на листке бумаги и оставить ее перед членом комитета, к которому она относится - это позволит ему потихоньку выйти, не мешая остальным.
Секретарь должен обеспечить, чтобы после собрания зал остался в хорошем состоянии, чтобы табличка с двери была снята и что зал освобожден для следующего совещания.