Правила оформлення листів — не пуста вигадка, а ретельно продуманий порядок, що допомагає заощадити час, оптимізувати роботу з документами
Основним елементом листа, як і кожного службового документа, є текст.
Текст службового листа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло і коректно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження. Відповідальність за викладену в листі інформацію несуть особи, які його підписують (як правило, керівник організації чи один із заступників і/або головний бухгалтер). Щоб уникнути будь-яких непорозумінь, виконавець службового листа перед тим, як подавати документ на підписання, повинен уважно перевірити всі відомості й факти, викладені у ньому.
Зверніть увагу! Виконавцем службового листа є посадова особа, яка безпосередньо готує текст листа, складає до нього заголовок, визначає адресата, а не секретар-друкарка, яка оформлює службовий лист на комп'ютері.
Зміст службового листа, як правило, має стосуватися одного питання. Якщо є потреба звернутися до організації з різних питань, то доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте кілька пов'язаних між собою питань можна викласти в одному листі.
Залежно від виду службового листа його текст може складатися з двох або трьох логічно пов'язаних частин: вступної, основної і підсумкової. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також наводять посилання на документи, в яких ці факти чи обставини викладено. Наприклад:
Згідно з договором від 26 червня 2007 р. № 24/12 ваша організація зобов'язана поставити нам у третьому кварталі (назва товарів, їх кількість)…
З 4 по 10 липня 2010 року відбудеться щорічна міжнародна виставка «Комп’ютерні технології – 2010».
На Ваш запит повідомляємо, що …
В основній частині викладають головну мету, задля якої лист було підготовлено. Наприклад:
Ми можемо повернутися до розгляду Ваших пропозицій, якщо Ви
погодитеся внести до них відповідні зміни.
Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва не має пропозицій до структури і змісту Переліку типових документів, а також до складу видів документів і строків їх зберігання.
У підсумковій частині висловлюють пропозиції, прохання, побажання тощо, а також за потреби встановлюють строк виконання листа. Наприклад:
Пропозиції просимо надіслати до 1 вересня 2010 року на адресу: Укра-їнський науково – дослідний інститут архівної справи та документознавства…
Рекомендуємо оформити замовлення на виготовлення меблів нашою фірмою упродовж поточного місяця.
Просимо у найближчий час надані роз'яснення стосовно ситуації, що склалася на Вашому підприємстві.
Кожну нову думку в службовому листі прийнято починати з нового абзацу. Наприклад:
Державний комітет розглянув план-проспект Переліку типових документів.
Надсилаємо свої зауваження і пропозиції.
Рекомендуємо направити першу редакцію Переліку типових документів на рецензування до державних архівів областей, міст Києва та Севастополя.
Текст службового листа може складатися й з одного речення. При цьому доречно сформулювати його так, щоб на початку було викладено доказ чи пояснення, а в кінці — пропозицію або прохання. Наприклад:
У зв'язку з необхідністю проведення 20.07.2007 позачергових загальних зборів акціонерів ВАІ «Київський завод «Електрика» просимо надати актову залу.
Листи з нескладних питань, що були попередньо обговорені, можуть складатися з одного речення без вступу, доказів і пояснень. Наприклад:
Просимо терміново направити кваліфікованого фахівця для налагодження холодильного обладнання.
Слід пам'ятати, що службовий лист - це офіційний документ, тому його зміст має підкреслювати службовий, а не особистий характер стосунків між опонентами.
Тим часом службовий лист завжди призначається конкретному адресатові: організації, структурному підрозділу або посадовій особі. І це є ще однією особливістю змісту службових листів, а саме — інформація має бути адресною.
Розпочати текст службового листа можна з так званої звертальної форми ввічливості, що зазвичай містить слова шановний, вельмишановний, високоповажний, пане... і завершується знаком оклику. Наприклад:
Шановний пане Катеринчук!
Шановна пані Лодзинська!
В чинних нормативних актах, які регламентують вимоги до оформлення службових документів не вказано про необхідність оформлення звертальної форми ввічливості. Однак у сучасному листуванні дедалі частіше звертання стає невід'ємною частиною будь-якого листа.
Звертання безпосередньо до адресата — не лише питання ділового етикету. Насамперед воно привертає увагу й допомагає встановити контакт. При цьому, починаючи лист зі звертальної форми ввічливості, завжди слід враховувати службовий стан кореспондента, сферу його діяльності та деякі інші чинники. Наприклад:
Шановна Олено Богданівно!
Вельмишановний Петре Володимировичу!
Пане міністре!
Високоповажний Пане Президенте!
Якщо ім'я конкретного одержувача листа невідомо або ж у листі звертаються до всього колективу чи до певної групи людей, то використовують такі звертання:
Шановні колеги!
Шановні панове!
Шановні добродії!
У листах з однаковим текстом, які надсилаються багатьом адресатам, перші слова формули ввічливості зазвичай оформлюють на комп'ютері, залишивши вільне місце для заповнення змінної частини звертання від руки. Наприклад:
Шановний (а) пане (і)_________________________________
У службових листах не дозволяється використовувати звертання, що починаються словами: дорогий, любий, милий... Ці форми більш притаманні кореспонденції, що має приватний характер, або вітальним листам.
Якщо у тексті вживаються займенники Ви, Вас, Вам, Вами, Ваш, Ваші, то їх друкують з великої літери, а займенники ми, нас, нам, нами, наш, наші — з малої.
Після тексту з нового рядка над реквізитом «Підпис» можна розмістити так звану завершальну формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми:
З повагою й найкращими побажаннями
З вдячністю і повагою
З повагою
Після завершальної формули ввічливості розділовий знак не ставлять, а з наступного рядка розташовують оформлений належним чином підпис:
З повагою
Директор організації Особистий підпис Ініціали, прізвище
Текст службового листа рекомендується розміщувати на одному-двох аркушах. Великі за змістом листи дуже складні для сприйняття.
Якщо текст службового листа невеликий за обсягом, його бажано друкувати через півтора міжрядкових інтервали. У листах, текст яких оформлюють на кількох аркушах, другий та наступні аркуші обов'язково нумерують. При цьому текст листа завжди друкують з одного боку аркуша.
Якщо відомостей, що їх планується переслати адресатові, надто багато і вони не вміщуються у рекомендовану кількість аркушів, то доречно частину матеріалу подати у вигляді додатків до листа.
Відмітка про наявність додатків до службового листа призначена для привернення уваги одержувача до документів, що разом із листом складають єдиний комплект. Цю відмітку розташовують на два міжрядкових інтервали нижче від тексту листа.
Слово Додаток (якщо до листа додають один документ) або Додатки (якщо додають кілька документів) друкують з великої літери без лапок і без відступу від межі лівого берега листа. Після цих слів обов'язково ставлять двокрапку. Текст відмітки друкують через один міжрядковий інтервал. Наприклад:
Додаток: Доповідь С. Кулешова на тему: «Погляд на головний об'єкт Закону України «Про діловодство» на 6 арк. у 1 прим.
Якщо до листа додається кілька документів, то кожний додаток нумерують арабськими цифрами без знака «№» і відділяють один від одного полуторними міжрядковими інтервалами. Наприклад:
Додатки: 1. Доповідь С. Кулешова на 18 арк. у 1 прим.
2. Доповідь О. Загорецької на 12 арк. у 1 прим.
Зверніть увагу!У відмітці про наявність додатків зазначають кіль-
кість аркушів кожного додатка і кількість примірників документів. Лише якщо додатки зброшуровано, то кількість аркушів дозволяється не зазначати.
У тих листах, де повну назву додатка наводять безпосередньо у тексті, цей реквізит слід оформити так:
Додаток: на 30 арк. у 1 прим.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в листі адресами, то у відмітці про наявність додатка роблять відповідне застереження:
Додаток: на 12 арк. у 1 прим. на першу адресу.
Підписє невід'ємним елементом будь-якого листа. Право підпису службових листів, як правило, належить до компетенції керівника організації і/або одного із його заступників відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом. У великих організаціях право підпису вихідних службових листів може надаватися й керівникам структурних підрозділів (департаментів та управлінь). Це право має бути обов'язково закріплено у відповідному внутрішньому розпорядчому документі. У будь-якому разі працівники служби діловодства зобов'язані знати, хто має підписувати той чи інший документ, як саме розписуються посадові особи. Контроль правильності підписання листів та інших документів є одним з обов'язків служби діловодства. Не дозволяється реєструвати і відправляти листи, підписані особами, які не мають на це офіційного права.
Реквізит «Підпис» розміщують після тексту листа та відмітки про наявність додатків, відступивши на два-три міжрядкові інтервали.
До складу цього реквізиту входить:
. назва посади особи, яка підписала лист;
. особистий підпис посадової особи;
. розшифрування підпису, тобто ініціали та прізвище посадової особи.
Слід пам'ятати, що назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відступу від межі лівого берега.
Якщо службовий лист оформлюють на бланку листа організації, то назву посади зазначають скорочено. Наприклад:
Голова комітету (особистий підпис) О. II. Гінзбург
У службовому листі, оформленому на чистому аркуші паперу, до назви посади додають повну назву організації. Наприклад:
Голова Державного
комітету архівів України (особистий підпис) О. II. Гінзбург
Зверніть увагу!Відповідно до ДСТУ 4361-2003 при розшифруванні підпису дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.
Якщо лист підписують кілька посадових осіб, то їх підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб. Наприклад:
Президент компанії (особистий підпис) Є. Горбатенко
Фінансовий директор (особистий підпис) М. Юрський
У разі відсутності посадової особи, яка відповідно до своїх обов'язків має підписати лист, його підписує заступник або особа, яка тимчасово ви-конує обов'язки відповідної посадової особи. При цьому зазначають посаду і прізвище саме тієї особи, яка підписує лист. Наприклад:
Заступник головного
бухгалтера товариства (особистий підпис) О.І. Виговська
Виконуючий обов’язки
голови правління банку (особистий підпис) Б. Шаповалов
Перед назвою посади не можна ставити прийменник «За» або знак «/»,
також робити будь-які інші позначки від руки. У разі порушення цієї умови працівник служби діловодства має повернути лист виконавцеві для пе-
реоформлення реквізиту «Підпис», а відповідно, й виготовлення нового
оригіналу листа.
При підписанні деяких видів інформаційних службових листів (як правило, рекламних, а також листів-запрошень і листів-повідомлень) дозво-ляється використовувати факсиміле. У всіх інших видах листування між сторонніми організаціями відтворення факсимільного підпису на листах допускається лише у разі попередньої домовленості сторін.
Візою оформлюють внутрішнє погодження листа. Зазвичай лист погоджують лише у тих випадках, коли виникає необхідність оцінки його змісту певною компетентною посадовою особою або колом посадових осіб у межах організації — автора листа. Така оцінка здійснюється з метою визначення доцільності підготовки листа, його відповідності чинному законодавству, точності викладу та коректності формулювання питання тощо.
Візувати листи мають право лише ті особи, до компетенції яких належить вирішення питань, порушених у цих листах; найчастіше — керівники юридичних, фінансових та економічних служб.
Віза складається з таких основних елементів:
• назва посади особи, яка візує лист;
• особистий підпис посадової особи;
• розшифрування підпису, тобто ініціали та прізвище посадової особи;
• дата візування.
Наприклад:
Начальник юридичного відділу А. В. Кравченко
(особистий підпис)
09.07.2007
За наявності зауважень і/або пропозицій візу оформлюють так:
Зауваження і пропозиції додаються
Начальник планово-економічного відділу
_______________В. В. Романовський
(особистий підпис)
10.07.2007
При цьому зауваження і пропозиції оформлюють на окремому аркуші, який додають до проекту листа. Отримавши такі зауваження і/або пропозиції, виконавець листа залежно від їх змісту має доопрацювати лист, урахувавши їх повністю або частково, і знову погодити лист з відповідною особою. Отже, у зазначених випадках листи підлягають повторному візуванню.
Існуюча практика оформлення візи у вигляді особистих підписів посадових осіб (без розшифрування, зазначення посад і дат) не є раціональною через ускладнення, що виникають при ідентифікації цих осіб і визначенні дат візування.
Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис». Якщо на лицьовому боці аркуша бракує місця для візи, то її дозволяється проставляти на зворотному боці останнього аркуша листа.
Слід пам'ятати, що візу ставлять тільки на тому примірнику листа, який залишається у справі організації-автора.
Відбиток основної круглої печатки організаціїпроставляють на тих службових листах, у змісті яких засвідчуються права громадян і юридичних осіб, фіксуються факти витрати коштів і матеріальних цінностей тощо. Засвідчення листа відбитком печатки організації — це особливий спосіб підтвердження оригінальності та юридичної сили цього документа.
Відбиток печатки на листі проставляють так, щоб він охоплював кілька останніх літер назв посад осіб, які підписали лист.
Відбиток печатки має бути чітким і добре читатися.
Прізвище виконавцяі номерйого телефону — це обов'язковий реквізит будь-якого службового листа. Його розташовують на лицьовому боці останнього аркуша листа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега. Наприклад:
Орловський 333-22-11
Наявність цього реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту листа, тому бажано, крім прізвища і номера телефону, зазначати повне ім'я та по батькові виконавця. Це сприятиме встановленню контакту. Наприклад:
Савченко Ірина Дмитрівна 123-45-67
З огляду на те що цей реквізит не повинен привертати до себе особливої уваги та забирати зайве місце на робочій площі листа, прізвище, ім'я, по батькові та номер телефону виконавця рекомендується друкувати розміром шрифту 9-11 друкарських пунктів в один рядок.
Оформлення листа
Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля (ДСТУ 4163).
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень. Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист – запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист – вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист – співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.
Складаємо та оформлюємо ініціативний лист
Ініціативним вважається службовий лист, який спонукає адресата дати відповідь адресантові (зразки текстів таких листів подано у додатку 13). У середньому у звичайній організації щодня складається від п'яти до десяти різних за змістом ініціативних листів. Тематику цих листів не обмежено.
Початковими фразами ініціативних листів можуть бути такі:
Звертаємося з проханням…
Просимо надіслані нам…
Вудь ласка, повідомте нас про...
Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції…
Ініціативний лист оформлюють на бланку листа організації. Якщо в організації не передбачено такого бланку, то ініціативний лист можна оформити на загальному бланку з обов'язковим відтворенням реквізиту «Довідкові дані про організацію». Залежно від обсягу тексту листа обирають бланк формату А4 або А5.
Складаючи й оформлюючи ініціативний лист, слід звернути увагу на такі моменти:
• дату і реєстраційний індекс листа проставляють у день його підписання;
• адресатом ініціативного листа може бути організація, структурний підрозділ, посадова особа або громадянин. Якщо ініціативний лист надсилають відразу багатьом однорідним організаціям чи керівникам таких організацій, до адресата звертаються узагальнено. До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, яку оформлюють відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку;
• заголовок до ініціативного листа формулює відповідальний виконавець;
• якщо у тексті подають обґрунтування пропозиції, запиту, прохання, то роблять посилання на відповідні нормативно-правові акти;
• надсилаючи будь-які документи разом з ініціативним листом, у листі оформлюють відмітку про наявність додатків;
• ініціативний лист, як правило, підписує керівник організації або інша посадова особа (заступник керівника організації, керівник структурного підрозділу), яка має право підпису документів;
• в ініціативному листі зазвичай надають відомості про виконавця — прізвище, ім'я, по батькові і номер службового телефону.
Додаток 13