Інформаційні системи як основа інформаційної підтримки автоматизації процесів прийняття управлінських рішень
Основою інформаційної підтримки автоматизації процесів прийняття управлінських рішень є інформаційні системи.
Інформаційна система (ІС) – це набір процедур, таких як процес, збирання й переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації та контролю. ІС включає вхідну (дані, інструкції тощо) й вихідну інформацію (звіти, розрахунки і т. д.), а також може містити механізм зворотного зв'язку, що контролює операції.
Основними функціями управлінської інформаційної системи виступають збирання, зберігання, накопичення, пошук і передача даних, що використовуються для підтримки прийняття управлінських рішень.
Призначення інформаційних систем:
1) обробка й зберігання економічної інформації з метою видачі зведеної інформації;
2) автоматизація офісних робіт – ведення картотек, обробка текстової інформації, машинна графіка, електронна пошта і зв'язок тощо;
3) моделювання дій фахівців щодо прийняття управлінських рішень – завдання, яке ґрунтується на методах штучного інтелекту.
Інформаційна система управління – це сукупність засобів для формування, обробки та використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. До базових компонентів інформаційних систем можна зарахувати:
- технічне забезпечення – набір пристроїв, які дозволяють отримувати й обробляти дані;
- програмне забезпечення – це набір програм, що дає можливість технічному забезпеченню обробляти дані;
- базу даних - сукупність відповідним чином організованої інформації, яка зберігається користувачами;
- мережу – пов'язану систему, що дозволяє здійснювати поділ ресурсів різних комп'ютерів;
- процедури – набір інструкцій про те, як комбінувати вищезгадані компоненти для обробки інформації та генерування необхідних виходів;
- спеціалістів – осіб, які працюють з інформаційною системою. Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних. Спочатку дані вводяться в інформаційну систему, далі вони проходять різні форми обробки і трансформуються у „вихідну” інформацію: звіти, аналітичні матеріали, розрахунки й інші матеріали для прийняття управлінських рішень і контролю виконання поставлених завдань.
Розглянемо складову програмного забезпечення більш детально.
Програмне забезпечення (Software) – це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції. Найважливішими класами програмного забезпечення є системне і спеціальне (прикладне), у вигляді пакетів прикладних програм (ППП), що дозволяють організаціям здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних.
Пакети прикладних програм (ППП) – це сукупність взаємопов'язаних прикладних програм для виконання типових розрахунків у досить формалізованих галузях знань: дослідження проблеми, аналіз даних, моделювання, документування й оформлення результатів.
ППП мають задовольняти загальні вимоги:
- простота освоєння і використання;
- відповідність високим вимогам до введення, перетворення і зберігання даних;
- широкий набір засобів графічного зображення даних і результатів їх обробки;
- можливість включення таблиць і графіків у звіт;
- великий набір методів аналізу даних;
- докладність документації.
До проблемно-орієнтованих ППП, зокрема, зараховують такі програмні продукти:
1. Текстові процесори – програми для роботи з документами (текстами), що дозволяють компонувати, форматувати, редагувати тексти при створенні користувачем документа (MS Word, WordPerfect, Ami Pro тощо).
2. Настільні видавничі системи (НВС) – програми для професійної видавничої діяльності, які дають змогу здійснювати електронну верстку основних типів документів, наприклад об'ємного каталогу або торговельної заявки (Corel Ventura, Page-Maker, QuarkXPress, FrameMaker, Microsoft Publisher, PagePlus і т. д.).
3. Графічні процесори – пакети для обробки графічної інформації, а саме растрової графіки та зображень і векторної графіки.
4. Електронні таблиці (табличні процесори) – програми для обробки табличним чином організованих даних (Excel, Improv, Quattro Pro тощо).
5. Організатори робіт – пакети програм, призначені для автоматизації процедур планування використання різних ресурсів (Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer, ACTI та ін.).
6. Програми розпізнавання символів призначені для перекладу графічного зображення літер і цифр в ASCII (Fine Reader, CunieForm, Tigerttm, OmniPage і т. д.).
7. Фінансові програми, які використовуються для ведення фінансів, автоматизації бухгалтерського обліку організацій, економічного прогнозування розвитку організацій, аналізу інвестиційних проектів, розробки техніко-економічного обґрунтування фінансових угод (MS Money, MECA Software, MoneyCounts тощо).
Для розрахунку величини податків можна використовувати програми Turbo Tax for Windows, Personal Tax Edge. За допомогою програм Quicken, DacEasy Accounting, Peachtree for Windows можна автоматизувати бухгалтерський облік. Цю ж функцію виконує ряд вітчизняних програм: „Турбо-Бухгалтер”, „1C: Бухгалтерія” тощо.
8. Аналітико-статистичні програми, котрі використовуються для аналізу даних, можна умовно поділити на математичні (Maple, Mathcad та ін.) і статистичні (StatGraphics, Stadia, Statistica і т. д.). У табличних процесорах (Quatro Pro, Lotus, Excel тощо) часто зустрічаються засоби описової статистики, методи регресійного аналізу, засоби аналізу часових рядів, згладжування і прогнозування.
Статистична обробка даних є основою створення математичної моделі розв’язуваної задачі. Статистичні пакети можна поділити на спеціалізовані (містять методи, що використовуються в конкретній сфері) та загального призначення (універсальні). До групи пакетів загального призначення належать системи StatGraphics, Stadia, Statistica, SPSS.
Програма MS Excel дозволяє розв'язувати задачі математичного програмування, прогнозування даних, проводити кореляційно-регресійний аналіз моделей, застосовувати статистичні функції, здійснювати пошук оптимальних рішень.