Експертиза цінності документів

2.1. Архівні документи вносять до НАФ і вилучають з нього на підставі експертизи їх цінності, яку проводять за ініціативою власника документів або державної архівної установи за згодою власника.

2.2. Власник архівних документів зобов’язаний письмово повідомити про їх наявність архів, у зоні комплектування якого він перебуває.

Невідкладно повідомляють про необхідність проведення експертизи цінності документів у випадках:

виникнення загрози знищення або значного погіршення стану архівних документів;

наявності архівних документів, від часу створення яких минуло понад 50 років;

намірів здійснити відчуження архівних документів;

намірів вивезти архівні документи за межі України.

Без проведення експертизи цінності документів їх знищення не дозволяється.

2.3. Розгляд питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, та прийняття відповідних рішень належать до компетенції комісій з проведення експертизи цінності (далі – експертні комісії):

Центральної експертно-перевірної комісії (далі – ЦЕПК) Укрдержархіву;

експертно-перевірних комісій центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя (далі – ЕПК);

експертних комісій архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, а також експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі – ЕК);

фондово-закупівельних комісій музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі – ФЗК);

експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі – ЕОК).

2.4. Проведення експертизи цінності документів та утворення і діяльність експертних комісій здійснюються відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

2.5. Рішення експертних комісій оформлюють протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії. Рішення набуває чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого вона була утворена.

2.6. Експертизу цінності документів проводять на основі комплексного застосування принципів:

об’єктивності (проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу);

історизму (урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту);

всебічності та комплексності (вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів),

а також критеріїв:

походження документів (функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства, час і місце створення документа);

змісту (значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність);

зовнішніх ознак (форма фіксації та передавання змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості).

2.7. Під час проведення експертизи цінності документів експертні комісії керуються типовими та галузевими переліками видів документів з встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, а також типовими та галузевими переліками видів документів, що підлягають внесенню до НАФ; примірними переліками видів документів особового походження, що не підлягають внесенню до НАФ, типовими і примірними номенклатурами справ; іншими нормативно-правовими актами з питань експертизи цінності документів.

2.8. ЕПК (ЕК) архіву організаційно забезпечує проведення експертизи цінності на рівнях:

типологічних документаційних комплексів і видів документів;

документаційних фондів юридичних і фізичних осіб;

документів у складі документаційних фондів юридичних і фізичних осіб;

документів у складі НАФ з метою уточнення їх належності до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних, проведення їх грошової оцінки.

2.9. Експертиза цінності типологічних документаційних комплексів і видів документів спрямована на створення нормативно-методичних посібників з оцінки та відбору документів до НАФ і здійснюється через вивчення архівом:

документаційних комплексів, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб, споріднених функціонально-цільовим призначенням;

груп документів, що утворилися в процесі документування певних функцій юридичних осіб у кожній сфері діяльності.

2.10. За результатами експертизи цінності здійснюють:

визначення типологічних категорій юридичних осіб – джерел формування НАФ та категорії фондоутворювачів суцільного і вибіркового приймання у зоні комплектування архіву;

погодження типових та примірних номенклатур справ однорідних за характером діяльності юридичних осіб - джерел формування НАФ, що перебувають у зоні комплектування архіву.

2.11. Експертиза цінності документаційних фондів юридичних і фізичних осіб спрямована на виявлення джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву.

2.12. Віднесення юридичних і фізичних осіб до джерел формування НАФ здійснюють на підставі застосування критеріїв та характеристик:

для юридичної особи:

функціонально-цільового призначення юридичної особи, з урахуванням її значущості у відповідній галузі або сфері діяльності, виду і масштабу її діяльності;

повноти відображення інформації про її діяльність в архівних фондах інших юридичних осіб;

цінності створених юридичною особою документів;

для фізичної особи:

ступеня впливу фізичної особи на розвиток суспільства або його окремих галузей і сфер життєдіяльності;

значення фізичної особи як представника своєї соціальної групи чи як свідка, учасника історичних подій;

родинних, дружніх, творчих зв’язків, місця роботи, посади;

типовості архівних документів фізичної особи для епохи (документи пересічних громадян);

цінності зібраних фізичною особою архівних документів.

2.13. Довідку (експертний висновок) про проведення експертизи цінності документів щодо віднесення або невіднесення фондоутворювача до джерел формування НАФ подають на розгляд ЕПК і/або ЕК архіву.

2.14. Експертиза цінності документів у складі документаційних фондів юридичних і фізичних осіб спрямована на відбір документів, що підлягають внесенню до НАФ, визначення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ, а також вилучення для знищення документів, що не підлягають внесенню до НАФ і втратили практичне значення.

2.15. Експертизу цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи, систематично організовує і проводить ЕК (ФЗК, ЕОК) цієї юридичної особи та подає на розгляд ЕК (ЕПК) архіву, у зоні комплектування якого перебуває, проекти таких документів: номенклатури справ, описів справ (документів) постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

2.16. ЕК (ЕПК) архіву координує проведення ЕК (ФЗК, ЕОК) юридичної особи попередньої експертизи цінності їх документів, перевіряє її результати та надає організаційну та методичну допомогу в її проведенні.

2.17. Внесення документів юридичних та фізичних осіб до НАФ здійснюють на підставі рішення ЕПК про схвалення опису справ постійного зберігання та його затвердження в установленому Укрдержархівом порядку.

2.18. Експертизу цінності документів НАФ з метою уточнення їх належності до НАФ або вилучення документів з нього архів здійснює:

у разі надходження документів у неупорядкованому стані (за надзвичайних обставин);

у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), що надійшли на зберігання від ліквідованих установ;

під час перероблення укладених раніше описів;

у разі виявлення: дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документів тимчасового строку зберігання, а також документів, документна інформація яких втрачена.

2.19. За результатами експертизи цінності документів, що надійшли в неупорядкованому стані, архів укладає проекти:

опису справ постійного зберігання за формою, наведеною в додатку 1;

акта повернення документів власнику за формою, наведеною в додатку 2;

акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 3.

За результатами експертизи цінності документів тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу) архів укладає проект акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

2.20. За результатами цільового вивчення документів з метою виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового строку зберігання, які внесені до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді, архів складає: проекти актів про виявлення документів, що не стосуються фонду, архіву, про вилучення документів з НАФ за формами, наведеними в додатках 4 і 5.

2.21. ЕК (ЕПК) архіву надає організаційну і методичну допомогу ЕК (ФЗК, ЕОК) юридичної особи в проведенні експертизи цінності для виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового строку зберігання, які внесено до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді, а також проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються у фізичних осіб, за згодою їх власника.

2.22. Не дозволяється вилучати з НАФ документи:

за мотивами конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них;

створені у період до 1946 року;

з політичних чи ідеологічних міркувань.

2.23. ЕК (ЕПК) архіву схвалює і подає на погодження ЦЕПК акти про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в архіві, у юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування. Після схвалення ЦЕПК актів про вилучення документів з НАФ документи знімають з обліку в архіві та знищують.

Передавання документів для знищення оформлюють приймально-здавальною накладною із зазначенням дати передання, кількості справ і ваги макулатури. Відвантаження і вивезення макулатури з архіву здійснюють під контролем його працівників. Знищення архівних документів, що містять конфіденційну інформацію, проводять у присутності представників архіву.

2.24. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюють шляхом їх виявлення, проведення експертизи цінності, описування та внесення до Державного реєстру національного культурного надбання відповідно до Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

2.25. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюють на підставі критеріїв походження, змісту, зовнішніх ознак. Документ НАФ може бути визнаний унікальним за сукупністю критеріїв та характеристик.

2.26. За результатами виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, архів укладає проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ.

2.27. ЕК (ЕПК) архіву надає організаційну і методичну допомогу ЕК (ФЗК, ЕОК) у проведенні експертизи цінності документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб, з метою виявлення таких, що можуть бути віднесені до унікальних, а також проводить виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, у фізичних осіб за згодою їх власника.

2.28. ЕК (ЕПК) архіву схвалює і подає на погодження ЦЕПК проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються в архіві, в юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування.

2.29. Остаточне рішення про визнання документа унікальним та внесення його до Державного реєстру національного культурного надбання приймає ЦЕПК Укрдержархіву за поданням ЕПК центрального та галузевого державного архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя шляхом погодження поданих анотованих переліків унікальних документів НАФ.

2.30. Експертизу цінності документів НАФ з метою їх грошової оцінки здійснюють відповідно до Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2004 року № 1649.

2.31. Грошову оцінку документів НАФ проводять ЕПК центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, а також ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності.

2.32. Грошову оцінку документів як культурних цінностей та рухомого майна проводять на підставі комплексного застосування загальних критеріїв цінності, що визначають інформаційну, історико-культурну цінність, а також цінність, зумовлену збереженістю документа.

2.33. Рішення про остаточну вартість документа приймають ЕПК центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, а також ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності, за результатами розгляду висновків експертів.

ФЗК, ЕОК приймають рішення щодо схвалення проектів визначення рангу документів, що зберігаються в музеї, бібліотеці.

2.34. На підставі прийнятого рішення щодо оціночної вартості об’єкта оцінки ЕПК (ФЗК, ЕОК) складає акт грошової оцінки документів НАФ за формою, встановленою законодавством.

 

Комплектування архіву

3.1. Архів на підставі рішення ЕК (ЕПК) укладає списки джерел комплектування та інших юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування:

список юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), за формою, наведеною в додатку 6;

список юридичних осіб – джерел формування НАФ науково-технічною документацією;

список юридичних осіб – джерел формування НАФ аудіовізуальними документами;

список фізичних осіб – джерел формування НАФ, які передають (або можуть передавати) документи НАФ до архіву;

список юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, за формою, наведеною в додатку 7;

список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, за формою, наведеною в додатку 8.

Архів веде списки або картотеки (бази даних) потенційних джерел формування НАФ.

 

3.2. До списків юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), включають:

юридичних осіб державної або комунальної форми власності, у діяльності яких утворюються документи НАФ, що згідно із законодавством мають надходити на зберігання до відповідного архіву;

юридичних осіб, що змінили державну форму власності та тимчасово зберігають документи НАФ, створені в процесі їх діяльності до зміни форми власності (зазначені установи включають до списку без укладання з ними договору);

юридичних осіб приватної форми власності, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких внесено до НАФ, що в установленому порядку уклали з архівом договір про передавання документів на постійне зберігання.

3.3. До списку юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документів до архіву, включають:

державні наукові установи, музеї, бібліотеки, які мають право постійного зберігання документів НАФ;

юридичних осіб приватної форми власності, об’єднання громадян, релігійні організації, які не уклали договорів щодо передавання документів НАФ до архіву;

власників приватних архівних зібрань, які не виявили бажання передавати документи НАФ на зберігання до архіву.

3.4. До списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, включають юридичних осіб усіх форм власності.

3.5. Списки, зазначені у пункті 3.1 цієї глави, архіви після схвалення ЦЕПК (ЕПК) подають на затвердження:

центральні і галузеві державні архіви, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені Вернадського - Голові Укрдержархіву;

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя - директору відповідного архіву;

архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад - керівнику відповідного архіву, у зоні комплектування якого перебуває зазначений відділ.

3.6. Про внесення юридичних і фізичних осіб до відповідних списків архів повідомляє їм письмово.

3.7. За рішенням ЕК (ЕПК) до списків, зазначених у пункті 3.1 цієї глави, вносять зміни у разі: створення, реорганізації, ліквідації юридичної особи, розірвання договору з власником документів щодо їх передання на зберігання до архіву, переведення юридичної особи до списку іншого архіву.

Списки підлягають перескладанню та перезатвердженню у разі суттєвих змін у складі внесених до них юридичних або фізичних осіб.

Ведення списків архів може здійснювати також у вигляді бази даних.

3.8. Архів виявляє джерела поповнення НАФ документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, та веде списки таких джерел.

Централізований облік зазначених документів ведеться відповідно до Порядку здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, затвердженого наказом Головного архівного управління України від 11 листопада 1999 року № 67, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 29 листопада 1999 року за № 816/4109 (із змінами).

3.9. Приймання документів НАФ до архіву здійснюють після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел комплектування архіву:

для управлінської документації:

Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та державних органів і безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 15 років;

Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади – 10 років;

районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;

для окремих категорій документів незалежно від статусу юридичної особи – джерела комплектування архіву:

записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з кадрових питань (особового складу), господарських книг, документів з приватизації житлового фонду – 75 років;

науково-технічної документації – 25 років;

аудіовізуальних документів – 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу у світ;

електронних документів - 3 роки.

3.10. Строки зберігання щодо конкретних документів можуть бути змінені за погодженням з архівом.

Продовження строків зберігання документів в архівних підрозділах допускається за потреби користування документами зі службовою метою, у разі неможливості прийняти документи на зберігання до архіву.

На підставі звернення юридичної особи – джерела комплектування архів, якщо в нього є можливість, може достроково прийняти її документи на зберігання на платній основі.

Невідкладне приймання документів НАФ до архіву здійснюють у випадках:

ліквідації юридичної особи - джерела комплектування;

невідворотної загрози втрати або пошкодження документів;

зміни форми власності юридичної особи.

3.11. Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації після закінчення граничних строків зберігання документів НАФ в їх архівних підрозділах зобов’язані передати їх на постійне зберігання до відповідного архіву.

3.12. Фізичні особи, об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, передають документи НАФ на зберігання до архіву на підставі договору.

3.13. Документи НАФ, передані до архіву юридичними та фізичними особами без збереження за собою права власності, переходять у власність держави або власність територіальних громад (у разі надходження документів до архівних відділів міських рад).

3.14. Архівні документи, що не мають власника або власник яких невідомий, переходять у власність держави на підставі рішення суду, винесеного за заявою державної архівної установи, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

3.15. За формою приймання документів юридичні особи – джерела комплектування архіву – поділяють на такі групи: суцільного приймання та вибіркового приймання.

Від джерел комплектування суцільного приймання документи НАФ надходять у повному комплексі.

У разі вибіркового приймання до НАФ вносять і приймають на зберігання до архіву документи від окремих юридичних осіб певного виду (джерел комплектування групового вибіркового приймання) або частину цінних документів, що не повторюються у фондах інших юридичних осіб (джерел комплектування повидового вибіркового приймання).

Форма приймання документів змінюється на підставі проведення експертизи цінності документів, рішення власника щодо передавання права власності на документи.

3.16. Документи НАФ приймають, обліковують, зберігають в архіві пофондово (аудіовізуальні, науково-технічні, електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установи, за нефондовими комплексами). Визначення або уточнення фондової належності документів, утворення архівних фондів, надання їм назв та встановлення хронологічних меж здійснюється в порядку, встановленому законодавством.