Облік страхового фонду документів та фонду користування ними
12.1. В архіві здійснюють окремо облік страхового фонду документів та фонду користування ними, відзнятих з:
документів різних історичних періодів;
документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці або мікрофішах);
кінодокументів;
фотодокументів;
фонодокументів;
відеодокументів;
електронних документів.
12.2. Обсяг страхового фонду визначають в одиницях обліку та одиницях зберігання (для документів з паперовою основою, аудіовізуальних документів), у байтах (для електронних документів).
12.3. Облік здійснюють у книзі обліку надходжень страхового фонду, фонду користування та в описах страхового фонду, фонду користування.
Облікові відомості вносять на підставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду користування та актів передавання страхових копій.
12.4. До книги обліку надходжень щорічно складають підсумковий запис із зазначенням кількості страхових копій та копій користування, що надійшли впродовж року.
12.5. У підсумкових записах до описів страхового фонду, описів фонду користування фіксують кількість облікованих в описах одиниць обліку (одиниць зберігання) страхового фонду та фонду користування, а також кількість скопійованих оригіналів. Внесення змін до підсумкових записів або укладання нових підсумкових записів здійснюють по мірі надходження страхових копій до окремого сховища.
12.6. Опис страхового фонду укладають у 3-х примірниках: перший передають разом із страховими копіями до спеціального сховища, два залишають в архіві (один - недоторканий, у структурному підрозділі з обліку, другий - робочий, в архівосховищі).
Опис фонду користування складають у 3-х примірниках: перший передають разом із копіями користування до спеціального сховища, два залишають в архіві (один – недоторканий, у структурному підрозділі з обліку, другий – робочий, в архівосховищі).
12.7. Після проведення страхового копіювання в описах документів у графі «Примітки» описової статті скопійованої облікової одиниці проставляють штамп «СФ». Якщо всі документи опису скопійовано, штамп «СФ» проставляють тільки на титульному аркуші та обкладинці опису.
12.8. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду, виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймають фізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кількості відзнятих на ньому фондів, справ, документів.
За одиницю виміру страхового фонду приймають кадр мікрофільму.
12.9. Записи до книги обліку надходжень страхового фонду вносять по мірі надходження рулонів мікрофільмів незалежно від фондової приналежності документів, обсягу включених у копію справ чи документів, кількості страхових копій. За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фонду присвоюють порядкові номери.
12.10. Графи опису страхового фонду заповнюють на підставі книги обліку надходжень страхового фонду, а також замовлення на виготовлення копій.
12.11. Описи можуть укладатися на мікрофільми страхового фонду одного чи кількох фондів. Описи нумерують у валовому (для архіву) порядку.
До опису страхову копію вносять лише один раз. Порядковий номер, наданий страховій копії за описом, є її постійним номером. Нумерацію страхових копій в єдиному опису страхових копій в цілому по архіву продовжують до п’ятизначного номера, після чого складають новий опис.
Перенумерування страхових копій чи присвоєння вивільнених номерів іншим копіям не дозволяється.
12.12. Опис страхового фонду повинен мати річні розділи, до яких укладають підсумкові записи. Після закінчення записів в опису, а також у разі розподілу опису на томи (якщо страхові копії до спецсховища передають частково) наприкінці опису (тому) також укладають підсумковий запис.
12.13. Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є назва архіву, номер опису страхового фонду, номер одиниці обліку страхового фонду з індексом «СФ». Шифр проставляють на контрольних кадрах страхової копії, на бланку етикетки на верхній кришці великої кінокоробки і бортах упакування.
12.14. Одиницею зберігання та обліку страхового фонду документів на паперовій основі на мікрофішах є одна або кілька мікрофіш, відзнятих з однієї справи і вкладених до одного конверта.
12.15. За книгою обліку надходжень страхового фонду на мікрофішах кожному надходженню надають порядковий номер. Кількісні показники записують з урахуванням фондової належності відзнятих копій за кожним фондом і описом окремо.
12.16. Описи страхового фонду на мікрофішах укладають окремо на страхові копії документів кожного фонду, один або декілька його описів.
12.17. Обліковим номером одиниці обліку страхового фонду на мікрофішах є обліковий номер відзнятої справи, архівним шифром - відповідно архівний шифр відзнятої справи з індексом «СФ» – для страхового фонду; «П» (позитив), «Д» (діазокопія) – для фонду користування.
12.18. Облік страхових копій здійснюють за книгами обліку надходжень страхового фонду та описами страхового фонду окремо за видами документів (кіно-, фото-, фоно-, відео-).
Обліковим номером страхової копії є її порядковий номер у книзі обліку надходжень.
Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є номер одиниці обліку страхового фонду з індексом «СФ».
12.19. Облік фонду користування аудіовізуальними документами здійснюють за книгами обліку надходжень фонду користування та описами фонду користування окремо за видами документів (кіно-, фото-, фоно-, відео-).
Архівним шифром одиниці обліку фонду користування є обліковий номер оригіналу з індексом «ФК».
Облік музейних предметів
13.1. Музейні предмети, музейні колекції обліковують в архіві в порядку, визначеному законодавством.
13.2. У разі надходження до архіву музейних предметів у складі архівних фондів їх додатково обліковують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.
Під час укладання опису справ постійного зберігання до нього додають перелік музейних предметів із зазначенням їх ідентифікаційних даних (назви, зовнішнього вигляду, матеріалу, техніки виконання, розміру тощо). До цього переліку укладають підсумковий запис щодо кількості назв і примірників внесених до нього предметів.
У разі вибуття за відповідним актом внесених до переліку музейних предметів у графі «Примітки» проставляють штамп «Вибуло» і укладають новий підсумковий запис.
13.3 Облік музейних предметів, що містять коштовні метали, каміння, здійснюють відповідно до глави 8 цього розділу.
13.4. Акти, що фіксують рух музейних предметів (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межами архіву), а також матеріали перевіряння наявності зберігають у справі відповідного архівного фонду.