Контроль наявності, стану і руху архівних документів
4.1. Контроль наявності, стану і руху архівних документів спрямований на отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів, їх руху, як в окремому архівосховищі, так і по архіву в цілому, та запобігання пошкодженню та втраті архівних документів.
Контроль наявності, стану та руху документів в архіві здійснюють під час проведення робіт з ними, а також як самостійний вид роботи.
4.2. Складовою контролю наявності і стану архівних документів у процесі їх зберігання є перевіряння наявності та стану документів з метою:
встановлення фактичної наявності документів, що зберігаються, і відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;
виявлення відсутніх документів та їх розшуку;
виявлення та усунення недоліків в обліку документів, внесення змін до облікових документів архіву;
оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.
4.3. Перевіряння наявності та стану документів є плановою роботою архіву, яку проводить комісія (робоча група), до складу якої включають 2-3 працівники профільного структурного підрозділу архіву. Для виконання допоміжних робіт (знепилювання коробок, заміни ярликів тощо) до складу комісії (робочої групи) додатково включають інших працівників.
На підставі наказу керівника архіву перевіряння наявності дозволяють проводити одному працівнику.
4.4. Перевіряння наявності та стану документів планують і обліковують у такі строки:
унікальних і документів, що мають у своєму зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, – щорічно;
архівних електронних, кіно-відео-фотодокументів та фонодокументів на магнітних носіях – один раз на 5 років;
грамофонних оригіналів і грамплатівок – один раз на 7 років;
документів на паперових носіях – один раз на 20 років.
Строки перевіряння наявності документів змінюються за наказом керівника архіву, виданого на підставі рішення комісії архіву з контролю за наявністю, станом та розшуком документів, погодженого з Центральною комісією Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів НАФ.
4.5. Систематичні контрольні перевірки наявності та стану документів, виданих впродовж року з архівосховищ, проводяться архівом самостійно у визначені ним строки.
4.6. Позачергова перевірка наявності та стану усіх документів архіву або окремих документаційних комплексів проводиться після масових переміщень, ліквідації надзвичайних ситуацій та за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.
4.7. Не проводять перевіряння наявності та стану документів, що за останні 5 років:
надійшли до архіву;
пройшли науково-технічне опрацювання або описи яких було перероблено з одночасним переформуванням одиниць зберігання;
описи яких було удосконалено з частковим редагуванням заголовків, переглядом документів і перевірянням їх наявності;
в яких проводилася цільова експертиза цінності з одночасним перевірянням наявності документів.
4.8. Перевірянню наявності та стану документів може передувати уточнення облікових документів.
4.9. У разі виявлення під час уточнення облікових документів технічних помилок архівом складається акт про технічні помилки в облікових документах, який передається до структурного підрозділу архіву, що здійснює облік, у порядку, визначеному Інструкцією з обліку.
Уточнення облікової документації може проводитися як самостійний вид роботи.
4.10. Перед початком роботи в архівосховищі доцільно укласти уточнений за обліковими документами список одиниць зберігання, які повинні бути в наявності, а також список виданих з архівосховища документів (їх номери встановлюють за картами-замінниками одиниці зберігання та книгами видавання документів з архівосховища).
4.11. Документи, видані для користування, перед початком перевіряння наявності повертаються до архівосховища та перевіряються на загальних підставах.
Під час проведення перевіряння наявності документи з архівосховища не видають.
4.12. Документи, видані у тимчасове користування за межами архіву, перевіряються за книгами обліку видавання документів у тимчасове користування та актами видавання документів у тимчасове користування і вважають наявними.
4.13. Під час перевіряння наявності архівних документів виконавцям заборонено:
робити будь-які позначки, виправлення, вносити записи до облікових документів;
вносити до опису необліковані документи.
4.14. Хід роботи з перевіряння наявності та стану документів відображають в аркуші перевіряння наявності та стану документів, який заповнюють безпосередньо під час проведення перевіряння та фіксують у ньому виявлені недоліки за формою, наведеною в додатку 27.
4.15. Аркуш перевіряння складається на кожний опис окремо. До аркуша перевіряння укладають сторінки-доповнення. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів (документальних комплексів) припустимо укладання одного аркуша на всі описи фонду.
4.16. Акт перевіряння наявності і стану документів складається після завершення перевіряння наявності і стану документів за формою, наведеною в додатку 28. До акта додають аркуш перевіряння наявності та стану документів.
4.17. У разі виявлення недоліків після перевіряння наявності укладають:
акт про технічні помилки в облікових документах за формою, наведеною в додатку 29;
акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву за формою, наведеною в додатку 4;
акт про виявлення необлікованих документів за формою, наведеною в додатку 30.
4.18. Після закінчення перевіряння в кінці опису проставляється штамп «перевірено», дату, назву посади і підпис укладача запису.
У разі виявлення в описах необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумкові записи переукладають.
4.19. На всі невиявлені в ході перевіряння документи складається картка обліку невиявлених документів за формою, наведеною в додатку 31.
Облік невиявлених документів може здійснюватися у картковій формі або в електронній формі відповідно до реквізитів картки.
4.20. Перевіряння вважається завершеним після внесення всіх змін до облікових документів.
4.21. Акт і аркуші перевіряння підкладають до справи фонду (у разі нефондової організації - у справу документів нефондової організації) або формують окремий том і зберігають разом із справою фонду як додаток до неї.