КНИГА обліку надходжень страхового фонду
Том № _____________
Почато ____________
Закінчено __________
Формат А4 (210х297).
| №№ з/п | Дата надходження | Документ, за яким прийнято копії | Дата копіювання | №№ фондів | №№ описів | Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ | СФ (кільк. од. зб.) | Примітки |
Разом надійшло за ______ рік _____________________________од. зб. страхового фонду,
(цифрами і словами)
скопійовано _______________________________________________ од. зб., у тому числі
(цифрами і словами)
_________________________________________________________ архівних електронних,
(цифрами і словами)
________________________________________________________________ унікальних.
(цифрами і словами)
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | ___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А3 (297х420).
| Додаток 14 до Правил роботи архівних установ України |
_________________________________________________________
(найменування архіву)
ОПИС № ________
страхового фонду
Формат А4 (210х297).
| №№ од. зб. страхового фонду | Дата копіювання | Кількість кадрів в од. зб. | Кількість справ, внесених до од. зб. | Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання СФ | Примітки | ||||
| №№ фондів | №№ описів | №№ справ унікальних | |||||||
| разом | унікальних | ||||||||
Разом до опису внесено __________________________________ од. зб. страхового фонду
(цифрами і словами)
на ____________________________________________________________________справ,
(цифрами і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
____________________________________________________________________________
(цифрами і словами)
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | ___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 15 до Правил роботи архівних установ України |
_________________________________________________
(найменування архіву)
РЕЄСТР ОПИСІВ
Почато ______________
Закінчено ____________
Формат А4 (210х297).
| № з/п | Надходження | Вибуття | |||||||||||
| дата запису | фонд | опис № | том № | назва опису (тому) | крайні дати документів | кількість | дата запису | підстава | куди вибув | ||||
| № | назва | справ | аркушів в опису | примірників опису (тому) | |||||||||
Формат А3 (297х420).
| Додаток 16 до Правил роботи архівних установ України |
_________________________________________________
(найменування архіву)
СПИСОК ФОНДІВ
Том № _______________
Почато ______________
Закінчено ___________
Формат А4 (210х297).
| № фонду | Дата першого надходження | Назва фонду | Попередній номер фонду | Відмітка про вибуття | Примітки |
За ________ рік надійшло: __________ фондів, у тому числі ___________________ фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження
За _________ рік вибуло: _____________ фондів, у тому числі _________________ фондів юридичних осіб та __________ фондів особового походження
Разом на 01 січня _______ фондів: з № _____ по № ________________________________,
(цифрами і словами)
| у т.ч. номерів | переданих _____________, вибулих _______________, об'єднаних ____________, вільних _______________. | |
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | ___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 17 до Правил роботи архівних установ України |
ПАСПОРТ архівної установи
| Додаток 18 до Правил роботи архівних установ України |
ВІДОМОСТІ
про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня ____ року
Розділ 1.*
Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01 січня ____ року
| № з/п | № фонду | Категорія фонду | Назва фонду | Надійшло | Вибуло | Загальна кількість на 01 січня _____ року | Примітки. Підстава і кількісні показники щодо кожного надходження та вибуття документів | ||||||||
| анотація документів | роки | анотація документів | роки | описано | скопійовано для страхового фонду | не описано справ (доку-ментів, аркушів, архівних електронних документів) | |||||||||
| справ | архівних електронних справ | архівних електронних документів | унікальних документів | справ | унікальних документів | ||||||||||
На 01 січня ____ року було ______ фондів, _____ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, _____ архівних електронних документів.
За ____ рік надійшло __________ фондів, ______ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів;
вибуло ___ фондів, ____ справ, ____ документів, _____ аркушів; ____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів.
На 01 січня ____ року є _____ фондів, _____ справ, _____ документів, _____ аркушів; ___ архівних електронних справ, ______ архівних електронних документів.
За списком фондів з № 1 по № ___ дорадянського періоду є в наявності ___ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ___, втрачених _____, пропущених ____).
За списком фондів з № 1 по № ___ радянського періоду та періоду незалежності є в наявності ____ фондів (номерів переданих ____, приєднаних _____, втрачених _____, пропущених _______).
За списком партійних фондів з № 1 по № __ є в наявності ____ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ____, втрачених ____, пропущених ______).
__________
* Заповнюється архівними установами з фондовою організацією документів.
Розділ 2.*
Відомості про зміни у складі та обсязі документів нефондової організації станом на 01 січня ______ року
| №№ з/п | Вид документів | Надійшло | Вибуло | Загальна кількість на 01 січня _____ року | Примітки. Підстава і кількісні показники щодо кожного надходження і вибуття документів | ||||||||||||
| анотація документів | роки | анотація документів | роки | описано | скопійовано для страхового фонду | неописано | |||||||||||
| од. зб. | од. обл. | архівних електронних справ | унікальних документів | архівних електронних документів | од. зб. | од. обл. | унікальних документів | од. зб. | од. обл. | архівних електронних документів | |||||||
На 01 січня _____ року було _____________ од. зб., __________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
За __________ рік:
надійшло _________ од. зб., ___________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів;
вибуло _____________ од. зб., ______________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
На 01 січня _____ року є в наявності _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
| Керівник архівної установи | __________ (підпис) | _________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
| Відповідальний за облік документів в архівній установі | ___________ (підпис) | _________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
__________
*Заповнюється архівними установами з нефондовою організацією документів.
Формат А4 (210х297).
| Додаток 19 до Правил роботи архівних установ України |
КАРТКА ФОНДУ