Арганізацыя дзяржаўнай канцылярыі Вялікага княства Літоўскага. Формы дакументавання і склад дакументаў. Тэхналогія вырабу дакументаў і арганізацыя іх захоўвання

Организация государственной канцелярии. Подготовка всех документов, создававшихся в центральном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими в центр, была возложена на государственную канцелярию – технически-исполнительное учреждение при господаре и панах-раде. Сформировалась она в 14 в.как личная канцелярия великого князя Витовта и находилась в Вильно. Со временем великокняжеская канцелярия приобрела значение государственного учреждения.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Он был хранителем большой государственной печати, которой скреплял наиболее важные акты. В обязанности канцлера входило докладывать великому князю и Раде о государственных делах, он вел переговоры с зарубежными странами, хранил копии документов.

В связи с расширением делопроизводства и необходимостью постоянного нахождения канцлера при дворе для утверждения документов, в 1566 г. была введена должность подканцлера – заместителя канцлера, хранителя малой государственной печати, который должен был сопровождать великого князя во время его поездок. С введением должности подканцлера канцелярия разделилась на большую и малую. Делопроизводственная практика, состав служащих и документация в обеих канцеляриях были идентичными.

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работали регенты (правили и передавали на подпись великокняжеские, канцлерские и подканцлерские документы; также выполняли функции нотариуса), секретари, писари, дьяки, переводчики. Большой разницы между секретарем и писарем по выполняемым ими обязанностям не было. Секретарство обычно давалось в награду за длительную и верную службу. Секретарю поручались, как правило, наиболее серьезные государственные дела, он почти всегда имел право входа на заседания Рады. Вследствие этого функции секретаря были несколько шире, а служебное положение выше, чем у писаря. Первоначально в обязанности писарей входило составление и переписывание официальных бумаг. Со временем их роль стала более значительной. В 16 в. среди них выделились писари “великие”(участвовали в подготовке проектов правовых актов), “скарбовые”(занимались документацией государственной казны ВКЛ – скарба), “польные”(вели военную документацию). Дьяки в государственной канцелярии выполняли роль писцов. Выполняли чисто технические функции, являлись помощниками писарей и секретарей и выполняли их поручения. Согласно своим функциям, секретари, писари и дьяки изготавливали все письменные акты, выходившие от господаря и панов-рады, а также принимали все письменные документы, поступавшие в канцелярию.

Формы документирования и состав документов. Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создававшихся в ВКЛ, имело общее название “лист”, использовавшееся в то время для обозначения практически всех видов документов.

Среди всего количества “листов”, создававшихся в центральном государственном аппарате, наибольшее значение имели законодательные акты. Длительное время законы ВКЛ оформлялись в виде великокняжеских привелеев (грамот). Привелеи готовились в государственной канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением государственной печати, а позднее и подписи великого князя. Среди привелеев 15-16 вв. наибольшее значение имели земские (общегосударственные) привелеи. Первый из них был издан в 1447 г. великим князем Казимиром. Со временем сложилась традиция, при которой избрание нового государя сопровождалось изданием привелея, в котором он обещал сохранять порядок, существовавший при его предшественниках, и провозглашал новые вольности и привелегии шляхте.

В дальнейшем документирование законодательства шло в форме статутов и сеймовых постановлений. Первоначальные редакции всех трех Статутов ВКЛ (1529, 1566, 1588) готовились в великокняжеской канцелярии, после чего выносились на рассмотрение сейма и великого князя. Статут 1588 г. явился основным законом, которым руководствовались жители Беларуси вплоть до 30-40-х гг. 18 в.

Право издавать законодательные акты имели также сеймы ВКЛ (с 1569 г. – Речи Посполитой). Документирование деятельности сеймов нашло отражение в сеймовых постановлениях. Наиболее распространенное название сеймовых постановлений 16 в. – “ухвалы” (“уфалы”), иногда “универсалы”. С середины 16 в. встречается название “конституция”. Постановления сеймов подразделялись на вечные и временные, а также на общие и для определенных сословий. С 1569 г. сеймовые постановления подразделялись на три группы: 1) относились ко всей Речи Посполитой 2)имели силу только для Польши 3)имели силу только для ВКЛ.

Кроме земских привелеев, от имени великого князя издавались привелеи областям (землям) и городам, в которых отражался их особый статус и права.

Кроме документов законодательного характера в ВКЛ составлялось и издавалось огромное количество листов, затрагивавших самые разные стороны государственного управления и частной жизни.

К нормативвно-распорядительным документам следует отнести господарские “уставы”, которые вырабатывались на совещаниях великого князя и панов-рады. Уставы могли иметь замский характер (касались всего ВКЛ), областной (касались управления отдельными землями ВКЛ), волостной (направлялись конкретным представителям государственной администрации на местах).

От имени великого князя в канцелярии ВКЛ составлялось и выдавалось также значительное количество документов текущего делопроизводственного характера, а также огромное количество судебных документов.

Технология изготовления документов и организация их хранения. Всякий лист составлялся писарем или секретарем. Поводом к составлению документа мог служить личный приказ господаря или канцлера. Издание приказания о составлении документа называлось “справой”, “правлением”. Писарь обязательно указывал в документе чье приказание послужило основанием для составления документа. Изготовленный документ переписывался дьяком и, в зависимости от степени важности, скреплялся подписью секретаря, писаря или канцлера. Затем документ утверждался приложением печати(либо большой, либо малой). Печать могла просто прикладываться к листу в конце текста документа на расплавленный воск, а могла привешиваться к нему, что на самом документе обязательно указывалось.

До 16в. господарь подписывал только грамоты, посылавшиеся в другие государства. Начиная с Жигимонта Старого господарь стал крепить своей подписью и другие документы.

При изготовлении большинства документов в них вносились имена, титулы и должности радных панов, присутствовавших при их составлении (данное указание выполняло роль согласования и свидетельствовало о согласии радных панов с издаваемым документом).

Все подлинные документы, прежде чем их выдавали на руки просителям или отправляли местным органам управления, обязательно сдавали в канцелярию. Такой порядок преследовал три цели:1)издававшийся документ, имевший важное значение, обязательно вписывался в специальные книги для страхования; 2)документы выдавались из канцелярии за определенную плату, что приносило значительный доход государству, канцлеру и писарям; 3)подобным образом предполагалась канцелярская проверка правильности составления и оформления документа.

Подлинники и черновики документов общегосударственного и местного значения, а также некоторых документов, выданных частным лицам, хранились в архиве, который находился при скарбе под присмостром канцлера. В качестве первичных комплексов по формированию документов выступали специальные мешочки, в которые документы группировались по географическому признаку. В первый мешок были помещены документы, касавшиеся общеземских дел, в остальные – по воеводствам.