Автоматизированные системы ДОУ: классификации, основные функциональные компоненты
Системы первого уровня обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных, позволяя определить место, где должен храниться документ, установить в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения. Данному уровню соответствуют такие термины как «система автоматизации делопроизводства», «технология автоматизированной регистрации» и др.
Этот уровень автоматизации делопроизводства можно считать пройденным, его промежуточный характер вполне очевиден.
Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознания текста. Целесообразно, именовать такие системы система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документами, корпоративная технология автоматизированной регистрации, обработки и контроля исполнения документов и др.
После вступления в силу в январе 2000 года закона «Об электронном документе» в Республике Беларусь появилось правовое поле для перехода к системам третьего уровня. Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного документооборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Система должна как при обращении, так и при передаче в архив поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей). Цифровая подпись придает электронным документам юридическую силу наравне с бумажными. Таким образом, объясняется использование термина «система электронного делопроизводства» (СЭД).
Автоматизированные системы высшего уровня обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя ввод документа в систему, создание документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования системы управления документацией организации. Системы высшего уровня включают все типовые компьютерные технологии и способы управлять документами на различных платформах клиента и сервера. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, банках, корпорациях, администрациях больших городов и т. п.). Требует особого внимания архивный модуль, который должны учитывать разработчики данных систем.