Речевой служебный этикет: деловые переговоры.

Деловые переговоры предназначены для обсуждения и решения проблем, возникающих в ходе сотрудничества.

О дне и часе переговоров договариваются заранее. Получив согла­сие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к прини­мающему Вас лицу, что может повлиять на ход переговоров. В случае не­предвиденной и незначительной по времени задержки следует принести свои извинения.

Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет хозяин дома. Он может посадить главного гостя по правую руку от себя или напротив себя.

Инициатива ведения беседы всегда принадлежит главе принимаю­щей стороны. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть воспринято как намек на окончание визита.

Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем.

По возвращении с переговоров не следует забывать коротко побла­годарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если переговоры были не совсем плодотворными.

Подготовка к переговорам и их проведение обычно делятся на три этапа.

На первом этапе следует собрать всю необходимую информацию, разо­браться в стоящих перед участниками переговоров проблемах, определить пути достижения договоренности. Составить перечень своих и чужих инте­ресов, изложив их на бумаге в том виде, как вы их себе представляете. Расположить их в строго определенном по степени важности порядке.

На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения пере­говоров и выбрать наиболее приемлемый. Если Вы тщательно не проду­маете, что будете делать в случае провала переговоров, то Вас ждет двой­ное поражение.

На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсужда­емым проблемам и заблаговре­менной подготовкой альтернативных предложений.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени.

Переговоры не всегда проводятся в служебных помещениях.

При подготовке переговоров важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если языковая среда различна, то, как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участи­ем переводчика, хорошо владеющего необходимой терминологией.

Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занима­емым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери.

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очереднос­ти и правильности их постановки.

Уважайте мнение своего собеседника. Старайтесь не перебивать его. Это особенно важно при разговоре на иностранном языке. Поэтому говорящий должен оценивать свои слова с позиции слушателей, одновременно отмечая, какую реакцию они вызывают.

Никогда не следует делать замечания собеседнику и тем более по­учать его.

Воздерживайтесь от пустых обещаний и заверений.

В деловых переговорах не следует пользоваться обращением на "ты", хотя считается хорошим тоном употреблять личные имена ("мой друг Гельмут").

Во время беседы не надо ничего перебирать руками, барабанить паль­цами, постукивать рукой или ногой, играть мимикой или другим способом проявлять свои эмоции.

Любые переговоры, даже если они не оправдали Ваших надежд, следует заканчивать в доброжелательном тоне. В деловых отношениях никогда не следует "сжигать мосты" за собой: деловые проблемы могут потребовать новых контактов с теми же людьми.

Желательно со всеми, с кем Вы общаетесь, поддерживать нормальные отношения и хотя бы раз в год обмениваться поздравительными открыт­ками.

Если по плану переговоров предусмотрено угощение в служебном поме­щении, оно, за исключением чая или кофе, должно быть подготовлено за­ранее и находиться в комнате переговоров на отдельном столике под сал­феткой.

Иногда на переговоры отводится несколько дней. В этом случае практи­куется проведение приемов как с одной, так и с другой стороны. Прием проводится для дружеского общения участников переговоров в неформаль­ной обстановке. Здесь можно решить ряд вопросов, но не следует прием превращать в продолжение переговоров. Переговоры считаются успешны­ми, если обе стороны высоко оценивают их результаты.

Для достижения максимального положительного результата при проведении деловых переговоров целесообразно использовать следующие принципы:

Соблюдайте срок договоренности с точностью до минуты и тщательно готовьтесь к началу переговоров.

Установите хорошие отношениям; сотрудниками вашего партнера по переговорам, начиная от швейцара и кончая секретаршей шефа.

Попытайтесь предотвратить возникновение факторов, мешающих ходу беседы. Не позволяйте партнеру довести вас до раздраженного состояния или сбить с толку.

Побуждайте его больше высказываться. Внимательно и сосредоточенно слушайте его. Поощряйте каждого участника переговоров, который хочет высказать свое мнение. Не перебивайте говорящего. На вопросы партнера давайте прямые деловые ответы.

Не просто говорите, но и подкрепляйтесказанное записями или схемами,
подключайте визуальные средства.

Следите за тем, чтобы во время переговоров у вас были в распоряжении все необходимые документы и материалы, чтобы все они были в полном порядке и находились под рукой.

Применяйте те специальные термины, которыми пользуется ваш партнер.

Ведите переговоры настойчиво и энергично.. Будьте корректны.

Излагая какую-либо информацию, делайте паузы, чтобы дать возможность вашим словам воздействовать на собеседника.

Договоритесь об окончательных результатах и сразу же зафиксируйте их в письменном виде.

В ходе переговоров не полагайтесь на свою память, делайте записи.

Затруднительные вопросы обсуждайте в конце, когда по всем другим вопросам уже достигнуто согласие и уже никто из участников переговоров не заинтересован в их неудачном исходе.