Требования к системе электронного документооборота.
Таблица 1 Требования функциональные
| Общие | Специфические |
| Обеспечение создания электронных документов(Сканирование, Импорт) | Создание дискуссий по документам |
| Возможность добавления комментариев к документам | Сравнения содержания документов, в том числе и графических |
| Создания связей между документами | Комментирование содержания с помощью выделения в тексте «красным карандашом» |
| Управление проектами документов: согласование, подпись | Массовая загрузка документов в систему |
| Контроль исполнения документов | Импорт документов из унаследованных систем документооборота |
| Обеспечение отчетности и анализа | Публикация определенных видов документов на портале |
| Обеспечение печати электронных документов, метаданных | |
| Коллективная обработка документов | |
| Отправка уведомлений и оповещений пользователям системы | |
| Хранение и классификация документов | |
| Поиск документов |
Требования по интеграции
| Общие | Специфические |
| Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office | Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR |
| Интеграция с LDAP | Интеграция с корпоративной службой единого доступа (SSO) |
| Синхронизация данных справочников с различными системами: По времени, по событию | |
| Формирование протокола/сообщения о загруженных и незагруженных объектах при синхронизации справочников |
Требования по безопасности
| Общие | Специфические |
| Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией | Проверка ЭЦП на любом документе |
| Возможность блокирования работы отдельных пользователей | Вывод водяных знаков при печати документов |
| Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям | |
| Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД | |
| Поддержка интегрированной доменной аутентификации | |
| Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия |
5 ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ АВТОМАТИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ.
Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений)
Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя)
Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения
Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий)
Контроль исполнительской дисциплины
Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов
Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов
Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами
Различные виды статистической отчетности
Прозрачный механизм заместителей
Работа с шаблонами документов
«Подписка» на документы
Разграничение прав доступа к документам
Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании оргштатной структуры организации
Надежное хранение документов в структурированном хранилище
Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота, благодаря использованию платформы для СЭД Alfresco при разработке ПО, или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.
Налаженная организация документооборота поднимает деятельность предприятия на качественно другой уровень, а для некоторых предприятий разработка СЭД единственная возможность слаженно функционировать. Таким образом, документооборот имеет такое понятие, как «корпоративный»