РОЗДІЛ 2. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В ІНФОРМАЦІЙНІЙ СИСТЕМІ УПРАВЛІНЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
2.1. Елементи облікових комунікацій в системі управління підприємства
Інформація(від лат. information – роз’яснення, виклад) – це відомості, повідомлення про будь-яку подію, діяльність тощо. У кібернетиці поняття “інформація” трактується як міра усунення невизначеності стану системи.
У теорії машинної обробки “інформація” розглядається з точки зору технології її перетворення для забезпечення управління, тобто як сукупність відомостей, що є об’єктом передачі, зберігання та обробки.
Інформацію можна класифікувати за певними ознаками :
- за повнотою охоплення явища : повна, часткова, надлишкова;
- за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;
- за змістом: планово – економічна, фінансова, облікова, бухгалтерська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.
- за рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.
В інформаційному процесі постіндустріальної економіки інформація виступає одним з найважливіших ресурсів поряд з матеріальними, трудовими та фінансовими.
Управлінська інформація– інформація, яка обслуговує процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ в межах суб’єкта господарювання і забезпечує вирішення завдань організаційно-економічного управління господарством та окремими підприємствами. Необхідна для управління підприємством інформація є сукупністю різних повідомлень економічного, технологічного, соціального, юридичного, демографічного та іншого змісту.
Найважливішою складовою управлінської інформації є економічна інформація.
Економічна інформація – це всі відомості в сфері економіки, які необхідно фіксувати, передавати, обробляти та зберігати для використання в процесі планування, обліку, контролю й аналізу [90].
Економічна інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних і нематеріальних благ. У зв’язку з тим, що економічна інформація пов’язана із суспільним виробництвом, її часто називають виробничою інформацією.
Основними ознаками економічної інформації є кількісна та якісна. Якісна ознака дозволяє класифікувати її за ознаками знань, функціями управління тощо. Кількісна ознака дає можливість з’ясувати одиниці виміру, на основі яких можна встановити її обсяги та трудомісткість отримання, а також технічні засоби для передачі, збору, зберігання та фіксації, технологію обробки показників документів.
В системах організаційного управління поряд з економічною інформацією виділяють також технічну інформацію, пов’язану з управлінням технічними об’єктами.
Як правило, інформацію, що формується в бухгалтерському обліку, називають обліковою. Класифікація облікової інформації наведена в додатку В.
Зацікавленим користувачам облікова інформація надається у певному заздалегідь встановленому форматі – зовнішній або внутрішній звітності.
Для побудови системи звітності повинні дотримуватися закони розвитку інформації. Основною властивістю інформації, у тому числі і звітної, є її корисність, що реалізується у момент споживання користувачами.
На етапах обліку та звітності можна узагальнити наступні етапи обробки даних:
- первинне спостереження: забезпечується в обліковому процесі такими елементами методу бухгалтерського обліку як документування та інвентаризація;
- вартісне вимірювання: оцінка та калькулювання. Зареєстровані та належним чином оцінені дані господарських операцій – це ще не інформація, а облікові дані, які необхідно згрупувати та систематизувати за допомогою таких елементів методу бухгалтерського обліку як рахунки та подвійний запис;
- систематизація даних з використанням рахунків і подвійного запису;
- завершальний етап – узагальнення інформації, отриманої внаслідок наведеного порядку обробки облікових даних.
Вдосконалити міжособові комунікації (як оди з інструментів підвищення корисності облікової інформації) можна на основі:
1. Розуміння потреб і настроїв підлеглих. Про стан людини та її бажання можна судити по тому, як вона ходить, дивиться або жестикулює. Дозволяючи підлеглому вільно висловитися, менеджер забезпечує себе направленим знизу вгору потоком більш точної інформації.
2. Вдосконалення персональних стосунків. Е. Шейн акцентує увагу на 9- ти позиціях, необхідних для створення цих взаємин: необхідність самоаналізу (самооцінка на основі інформації зворотного зв 'язку); здатність розпізнавати та аналізувати цінності інших людей; розвиток у собі культурної та етичної толерантності; активність у вирішенні проблем; гнучкість; уміння вести переговори та долати перешкоди; тактовність у стосунках з людьми; вміння відновлювати стосунки; толерантність.
3. Використання зрозумілої мови та повторів. Незрозуміла термінологія, складні слова можуть вражати підлеглих, залишатися малозрозумілими.
4. Правильний вибір засобів комунікацій. Кожний засіб комунікацій має свої переваги, але він буває ефективним лише за відповідних обставин (наприклад, особисті листи, пам'ятні записки тощо).
5. Забезпечення довіри у підлеглих. Кожен ефективно працюючий менеджер завойовує довіру у підлеглих і прагне її утримувати.
6. Вміння слухати. Менеджер повинен достатньо часу витрачати на комунікації, в тому числі і на отримання усної інформації від підлеглих, рівних за рангом, та від керівників.
7. Забезпечення активності слухати. Відповідності до теоретичних посилань, виділяють такі групи слухачів : керуючі, оцінюючі, вивчаючі, згладжуючи, активні. Остання група слухачів створює можливість висвітлити суть проблеми на основі зворотного зв' язку та підтримки з боку отримувача інформації.
Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення - сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо – господарської діяльності.
Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Щодо форми надання – документарна, словесна, несловесна.
Несловесні є дуже впливовою, однак, малозрозумілою формою комунікації, оскільки в них беруть участь вираз обличчя, рухи тіла, фізичні контакти та жести. Дослідженням виявлено, що 55 % змісту повідомлення передає вираз обличчя та постави тіла, інші 38 % залежать від інтонації, а слова по собі відображають лише 7 % змісту повідомлення. Визначено 3 види несловесних комунікацій, які застосовують менеджери – уявлення, оточення та мова жестів. Менеджер повинен розуміти важливість несловесних комунікацій, зокрема: повідомлення працівнику хороших новин про нагороду з сердитим виглядом може зіпсувати цінність нагороди, покарання працівника з використанням неадекватних жестів - знизити ефективність санкцій тощо.
В основі реєстрації операцій господарської діяльності як в бухгалтерському обліку, так і в рамках податкового законодавства – її первинний облік відповідно до Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку №88 [137].
В одних джерелах зазначається, що за допомогою первинного документу реєструється факт господарської діяльності (ФГД), а в інших – господарська операція. Вважаємо, що дані поняття потрібно чітко розрізняти, адже господарською операцією є задокументований факт господарської діяльності, вартісний вимір якого в часі призводить до змін у балансі.
На нашу думку, більш повним є визначення первинного документа як матеріального та/або електронного носія інформації, підготовленої з дотриманням чинних вимог, про здійснений факт господарської діяльності суб’єкта.
В свою чергу, первинний облік - початкова стадія облікового процесу, передбачає вимірювання господарських операцій і реєстрацію їх у документах, основа синтетичного та аналітичного обліку.
В основі методики первинного обліку – застосування прийомів та процедур підготовки первинного документу.
Міжнародна практика документування господарської діяльності юридичних осіб має ряд особливостей в питаннях застосування мови, скорочень, у способах виправлення помилок, класифікації форм документів, наявності реквізитів, використання факсиміле та термінах зберігання.
Так, в Польщі, Росії та Франції документи складаються виключно державною мовою, в Німеччині – «живою мовою», тобто мовою, з якої легко перекласти на німецьку. Оскільки в Білорусії дві державні мови, то і документи можуть складатись двома мовами – білоруською та російською.
Використання мови в бухгалтерських документах регулюється Законом УРСР «Про мови в Українській РСР» від 28.10.1989, який був прийнятий перед здобуттям Україною незалежності. Згідно Закону поряд з українською мовою можуть використовуватись національна мова більшості населення тієї чи іншої місцевості, або мова, прийнятна для населення даної місцевості.
В нормативно-правових актах України з питань документування не визначено можливості використання скорочень. В Франції, Росії, Білорусії - також. Згідно § 239 Комерційного кодексу Німеччини та § 146 Податкового кодексу Німеччини скорочення дозволяються, але при умові, що зміст документу буде зрозумілий [187]. В Польщі допускається використовувати загальноприйняті скорочення.
Існують спірні питання щодо можливості внесення виправлень в первинні документи.Відповідно до Положення №88 у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів вітчизняних підприємств підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. В Німеччині згідно § 239 Комерційного кодексу виправлення допускаються. Але вони повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати попередній текст. В Франції згідно ст. 123-22 Податкового кодексу [185] виправлення в бухгалтерських документах не допускаються. В Росії внесення виправлень в касові та банківські документи не допускається, в інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситись лише за згодою учасників господарської операції (що має бути підтверджено підписами відповідних осіб) [111]. В Білорусії в первинних облікових документах стирати записи та здійснювати виправлення не дозволяється, внесення виправлень в касові та банківські документи не допускається .
В Білорусії згідно ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік і звітність» серед обов’язкових реквізитів первинних документів - особисті підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Відповідно, це виключає можливість використання факсиміле при оформленні первинних документів [112].
В Росії згідно ст. 160 Цивільного кодексу факсиміле допускається у випадках і в порядку, передбаченому законом, іншими правовими актами чи договором сторін. Разом з тим, в законодавстві сказано, що факсиміле не можна використовувати на дорученнях, векселях, рахунках-фактурах, банківських платіжних документах та уніфікованих документах по обліку праці [111].
Що стосується первинних документів в Україні, то в основному нормативному документі, який регламентує правила складання первинних документів – Положенні №88 (п.2.5) зазначено: «Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства». Використання факсиміле заборонено в наступних первинних документах: розрахункових документах при безготівкових розрахунках в національній валюті; розрахункових чеках; грошових чеках; платіжних дорученнях;платіжних дорученнях в іноземній валюті або банківських металах, заявках про купівлю або продаж іноземної валюти.
Узагальнення змін та доповнень до Положення №88 з урахуванням міжнародної практики наведено в таблиці 2.1.
Таблиця 2.1.