Документ. Класифікація документів. Вимоги до оформлення
Особливості усного та писемного мовлення
Літературна мова має дві форми вираження - усну та писемну. Обидві форми використовують ті самі літературні норми, але кожна з них має свою специфіку (табл. 1). Вона визначена насамперед призначенням: усна форма розрахована на слухача, а писемна - на читача. Форми відрізняються одна від одної і способом передавання мовлення: усна форма пов'язана з вимовою звуків і їх акустичним сприйняттям; писемна - з графічним відображенням мовлення і читанням.
Усна та писемна форми реалізації безпосередньо пов'язані з різними видами мовленнєвої діяльності (слухання - читання, говоріння - письмо) та між собою. Часто виникають ситуації, коли заздалегідь підготовлений письмовий текст треба озвучити, тобто подати як вид усного мовлення. Суттєвої відмінності між обома формами, наприклад, ділового чи наукового тексту не існує, однак варто знати деякі шляхи наближення писемного мовлення до усного і скористатися ними в практичній роботі.
Документ. Класифікація документів. Вимоги до оформлення
Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб ведення) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.
Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
- бути точним, достовірним і переконливим;
- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
- бути придатним для тривалого зберігання.
Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.
Відповідно до загальних ознак документи поділяють на:
1. За способом фіксації інформації:
- письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
- графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
- фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);
- фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2. За призначенням:
- організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
- розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
- інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)3.
3. За назвою:
- заява;
- автобіографія;
- резюме;
- протокол;
- наказ;
- доручення;
- розписка тощо.
4. За походженням:
- службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
- особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
5. За місцем складання:
- внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
- зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
6. За формою:
- стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
7. За терміном виконання:
- нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;
- термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку "Терміново" або ,Дуже терміново".
8. За ступенем гласності:
- несекретні (звичайні, для службового користування);
- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку "Таємно" або , Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
9. За стадіями створення:
- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копії - це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
10. За складністю:
- прості - містять інформацію з одного питання;
- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань,
11. За терміном зберігання:
- тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;
- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.
12. За технікою відтворення:
- рукописні;
- відтворені механічним способом;
- відтворені електронним способом.
13. За спеціалізацією:
- загальні;
- з адміністративних питань;
- спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.
Оформлення
Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Усі реквізити документа розмішують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уніфікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце-поля, або береги, документа. Вони призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри берегів формуляра-зразка для формату паперу А-4:
· лівого - ЗО мм;
· правого- 10мм;
· верхнього - 20 мм;
· нижнього - 20 мм.
Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.
Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.
Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:
· на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обов'язково має бути не менше двох рядків тексту;
· лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки - чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;
· не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:
· нумерація починається з другої сторінки;
· номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова "сторінка" на відстані не менше ніж 10 мм від краю;
· якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.
Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Найпростішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традиційної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних частин. Нова система рубрикації грунтується на використанні лише арабських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу, напр.:
Традиційна система рубрикації Нова система рубрикації
Розділ І 1.
§1. 1.1.
§2. 1.2.
Розділ II 2.
§1- 2.1.
§2. 2.2.
3. Реквізити документа. Поняття «формуляр-зразок», «бланк»
Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.
Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складання або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18-резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.