ВІЗИТНА КАРТКА В ДІЛОВОМУ ЖИТТІ
У сучасному діловому житті візитна картка - обов'язковий атрибут.
Візиткає своєрідним «посвідченням особи». На ній зазвичай указуються прізвище, ім'я і по батькові, титули і звання власника, відомості про організацію або фірму, яку він представляє, іноді інша необхідна інформація. Візитна картка також неодмінно повинна мати поштову адресу фірми або підприємства, номер телефону і факсу, при необхідності — домашній телефон.
Функції сучасних візитних карток:
1) представлення ділових партнерів;
2) підтвердження зацікавленості в подальших ділових контактах;
3) інформування про фірму, напрями її діяльності;
4) здійснення ділових контактів між партнерами (наприклад, для подарунка, квітів та ін.).
Для сучасної візитної картки потрібний щільний папір високої якості, розміром приблизно 5x8 см.
У Україні прийнято розташовувати український (російський) текст на одній стороні, а з іншого боку - текст англійською мовою або на мові країни перебування бізнесмена.
У сучасній світовими бизнес-практике діють правила оформлення візитних карток, прийняті в світському етикеті:
1. Чим простіше картка, тим більше в ній гідності і елегантності.
2. Якість паперу, з якого виготовлена картка, повинна бути високою.
3. Папір картки повинен бути білого або дуже світлого кольори, але не чорного.
4. Текст повинен бути простим, легким для читання, чорного кольору, без кольорових або золотих напилень, об'ємних зображень і тому подібних елементів "прикрашень".
5. Візитна картка є підтвердженням солідності і хорошої репутації фірми і її співробітника.
Візитні картки, вживані в діловій практиці, бувають наступних видів:
• стандартна візитна картка співробітника фірми;
• представницька картка співробітника фірми;
• сімейна візитна картка;
• інші візитні картки.
У типовій візитній картціспівробітника указуються прізвище, ім'я, посада співробітника, його повноваження, службовий телефон (можливо, не один), назва фірми, її поштова адреса, телефон секретаріату, телефакс, телекс. Іноді для деяких видів посад, наприклад для страхового агента, адвоката і т.п., указується і домашній телефон.
Таким чином, візитна картка дає знайомства про фірму - через її адресу. Місцеположення фірми - в центрі або на околиці міста - говорить про добробут фірми, про міцність або неміцність її положення; про це свідчить також наявність власної будівлі або оренда службового приміщення. Номери внутрішнього зв'язку на візитній картці теж "працюють" на солідну репутацію фірми, оскільки непрямим чином указують на численність персоналу, тобто масштаб фірми.
Другий тип візитної картки, використовуваної в діловій сфері, картка, де указуються тільки прізвище і ім'я. Такими картками можуть обмінюватися тільки в тому випадку, якщо потрібно закріпити перше знайомство, а у відомостях про фірму, посаду і заняття власника картки потреба ще не виникла.
Третій тип - сімейна візитна картка. На ній указуються ім'я або прізвище голови сім'ї (без вказівки посаді в якій-небудь фірмі), ім'я і прізвище його дружини, імена дітей, домашня адреса і телефон. Це може показатися дивним з першого погляду, але сімейна візитна картка використовується і в діловому житті, наприклад при знайомстві розділів сімей, що знаходяться на виїзному навчанні або на відпочинку за рахунок фірми, а також у тому випадку, коли фірма направляє своїх співробітників з сім'ями для роботи в зарубіжному філіалі.
Примітка. Слід зазначити, що службові візитні картки жінок не відрізняються від візитних карток чоловіків. Проте, якщо візитна картка жінки містить тільки її ім'я, прізвище і телефон (іноді на картці може бути і фотографія), слід віднестися до її власниці з особливою обережністю, оскільки це представниця першої якнайдавнішої професії.
При діловому знайомстві обмін візитними картками обов'язковий. Якщо ким-небудь з учасників зустрічі не вручена картка, це мабуть розцінено як неповага, небажання продовжувати контакти - ні ділові, ні особисті, а також як зневага.
Візитна картка вручається так, щоб текст її був відразу прочитаний. При цьому власникові візитної картки слід вголос вимовити своє прізвище, щоб полегшити партнерові її запам'ятовування. Що отримав картку винен, тримаючи її в руці, прочитати її зміст, поблагодарить і прибрати в кейс, теку або у внутрішню кишеню (але не в наружный) піджака. Вручається і приймається візитна картка зазвичай правою рукою, при цьому обидва партнери обмінюються легкими уклонами.
Не можна використовувати чужі візитні картки для запису під час переговорів, м'яти, складати їх, просто вертіти в руках. Це буде сприйнято як знак неповаги до господаря картки і, отже, до всіх інших.
Візитна картка може виконувати функцію листа.
Кажучи про візитні картки, згадаємо і ще одну сферу їх використання не тільки в діловому, але і в повсякденному житті. Іноді картки прикладають до квітів, подарунків, щоб адресат знав, хто їх підносить. У лівому нижньому кутку візитки за традицією можна поставити наступне скорочення (його прийнято писати по-французьки):
p.r. (pour remercier) — з вдячністю;
p.f. (pour feliciter) — поздоровляю;
р.с. (pour condoler) — прийміть співчуття;
p.p. (pour presenter) — дозволите представитися;
p.f. N.A. (pour feliciter Nouvel An) — поздоровляю з Новим роком!
Наприклад, за допомогою візитної картки можна надати кого-небудь третій особі. При цьому посилають свою візитну картку з написаними в лівому нижньому кутку буквами
Якщо бізнесмен виїжджає з країни, де у нього була ділова зустріч,і немає можливості особисто попрощатися, від'їжджає посилається візитна картка керівництву приймаючої фірми з буквами Р.Р.С. (pour prendre conde) prendreconde означає "попрощатися". Здоровий глузд підказує, що відповідь в цьому випадку не дається.
В запрошенні на ділову вечерю прим'ято указувати форму одягу, використовуючи всі ті ж сталі французькі слова: cravate noire ("чорна краватка"),тобто є на увазі, що на вечерю необхідно з'явитися в смокінгу. Деякі американські фірми в своїх запрошеннях під французьким текстом пишуть аналогічний англійський: "blake tie", проте повністю замінити французькі слова англійськими, тобто порушити вікові традиції етикету, хоч би світського, ніхто не вирішується.
Відповідати на послані з якою-небудь метою візитні картки по телефону не прийнято, відповідь дається також візитною карткою.
І ще одна рекомендація: діловим людям, що часто мають контакти з іноземними партнерами, доцільно мати візитні картки, написані на різних мовах; проте одна сторона візитки повинна завжди бути заповнена текстом на рідній мові.
Як робити подарунки
Подарунки як форма прояву уваги відвіку прийняті і в приватному, і в діловому житті. Приводів для дарування множина. Одні пов'язані із значущими етапами і подіями в особистому житті і діяльності людини. Інші – з системою підтримки і розвитку відносин. Треті – з святковими календарними датами. І те ж в житті організації: етапи і події; підтримка і формування відносин з діловими партнерами, суспільно значущих зв'язків; святкові дати.
Мета подарунка в діловому житті – знак уваги, демонстрація пошани, прояв добрих намірів, зацікавленості в контактах, сприяння створенню атмосфери доброзичливості, подяка за плідну співпрацю.
Як і у приватному житті, цінність подарунка вимірюється не стільки його міновою вартістю, скільки проявленим тактом, розумінням, щирістю і безкорисливістю. Потрібно завжди пам'ятати, що етика ділових відносин негативно оцінює будь-яку спробу використовувати тиск на партнера, пряму і замасковану форму хабара.
При даруванні велика увага приділяється тому, хто дарує. Тому, кому повинен бути вручений подарунок. Тому, які відносини між ними, ступені близькості. Як співвідноситься їх службове і суспільне положення, вплив в діловому світі. Серйозні фірми, розробляючи ідеологію і політику своєї організації в бізнесі, виробляють свою політику, пов'язану з подарунками. Це стосується відносин усередині колективу і відносин зовнішніх – з партнерами, постачальниками, клієнтами, зокрема іноземними.
Спочатку розглянемо деякі рекомендації і досвід, пов'язані з подарунками на роботі, усередині колективу. Службовий етикет має ієрархічний характер, строго враховує систему взаємодії співробітників з керівниками – службову вертикаль. По службовому етикету не прийнято, щоб співробітники підносили своєму керівникові індивідуальні подарунки. Вони можуть вручити колективний подарунок до Нового року або по якомусь особливому випадку. Проте якщо в колективі існує традиція робити подарунки всім чоловікам до 23 лютого або 9 Травня, а жінкам до 8 Березня, то керівники – жінка або чоловік – не можуть бути обійдені увагою. Секретар керівника може взяти участь в загальному подарунку або, якщо вони давно працюють разом, піднести скромний сувенір від себе особисто.
У США наголошується “тиждень секретарів”. У цей тиждень начальники дарують секретарям квіти. Подарунки керівникові – офіційній особі, від якої багато в чому залежать співробітники, не повинні бути дуже дорогими, оскільки це може поставити його в незручне положення або примусить задуматися про справжні мотиви цього підношення.
Керівник відділу, організації може зробити подарунок співробітникові, лише спираючись на законну і очевидну підставу, щоб не провокувати пересуди і плітки в колективі. Приводом для вручення подарунка можуть бути крупне досягнення в роботі, успішне завершення проекту, наднормова робота і т.п. Такі особисті події, як народження дитини, вступ до браку, закінчення учбового закладу, захист диплома, дисертації. І, нарешті, ювілей. І дуже особливий випадок – вихід співробітника на пенсію. Керівництво зазвичай визначає, якого роду подарунок вручається від імені підприємства або фірми. Традиційно це можуть бути дорогий годинник, кришталь, аудио- і відеоапаратура. При цьому враховуються заслуги і внесок в процвітання організації. На подарунку можуть бути вигравійовані ім'я співробітника, дати почала і закінчення його служби в компанії – на пам'ять. Зазвичай в процедурі вшановування беруть активну участь співробітники. Вони вручають свої подарунки, квіти, розповідають з гумором і вдячністю про окремі епізоди біографії цієї людини.
Коли товариші по службі у зв'язку з важливою подією в житті колеги хочуть замість маленького подарунка піднести що-небудь цінніше і пам'ятніше, вони збирають гроші на колективний подарунок. Кожен, включаючи безпосереднього начальника, вносить скільки може. Принцип – абсолютна добровільність. У деяких організаціях створюється спеціальний подарунковий фонд, щоб уникнути практики постійних поборів. Колективно визначається сума внеску або відсоток від зарплати, а також принципи витрачання засобів із загальної каси. Головне, щоб покупки подарунків не формалізувалися, люди не стали розглядати їх як форму “повернення власних грошей”.
Індивідуальні подарунки, які співробітники, не зв'язані субординаційною супідрядністю, роблять один одному, відносяться до сфери міжособових відносин. Тут немає регламентації. Службовий етикет вимагає від них тільки прояву такту, скромності і рекомендує вручати свій подарунок без демонстрації, в неслужбовій обстановці.
Правила ділового спілкування з представниками інших організацій базуються на принципах і нормах ділової і корпоративної етики. Співробітник, незалежно від посади і рангу, є представником своєї організації і повинен сприяти збереженню і примноженню авторитету компанії в бізнесі, в громадській думці.
Подарунки, які ділові партнери роблять по різних приводах, зокрема з новорічними святами, Різдвом, можуть варіюватися від сувенірних кишенькових календариків, вимпелів з емблемою фірми, пляшки хорошого вина до вельми цінних презентів. У сумнівній ситуації керівники і рядові співробітники не повинні забувати про політику своєї компанії в цьому питанні. В деяких випадках потрібно ввічливо поблагодарить за увагу і рішуче відмовитися від подарунка. Це дуже відповідальний вчинок, неприємний для дарувальника. Відмова може бути мотивована лише принциповою позицією компанії або, в особливих випадках, пов'язаний з порушенням такту дарувальником, поведінка якого сприймається як тиск. Службовий борг не залишає вибору.
У тому випадку, коли Ви самі збираєтеся подарувати що-небудь своєму партнерові, Ви винні наперед навести довідки про політику партнерської фірми в даній сфері. У організації можуть існувати обмеження і просто заборони. Але і тоді, коли немає офіційних препятствий, купите що-небудь доброго смаку, але не дуже дороге, можливо, чисто символічне.
Слід остерігатися підношень офіційним особам, видним бізнесменам, державним чиновникам, банківським службовцям. Тут дуже легко зробити нетактовність. Це також стосується їх секретарів, помічників, асистентів. При цьому слід відмітити, що самим секретарям, співробітникам необхідно бути дуже педантичними і уникати презентів від “своїх” і від “чужих”.
Як вибрати подарунок? Головне, потрібно думати про людину, співвіднести свій дар з приводом. Якщо Ви недостатньо добре знаєте смаки і інтереси людини, розпитаєте наперед про них його друзів, товаришів по службі, членів сім'ї. Не орієнтуйтеся тільки на себе, на свій смак, свої інтереси.
Подарунки офіційним особам, діловим партнерам, колегам, друзям, родичам або знайомим мають свою специфіку. Спочатку – особисті речі, білизну можна дарувати тільки дуже близьким.
Багато солідних організацій створюють у себе спеціальний подарунковий фонд, який поповнюють постійно. Вважається хорошим тоном, коли організація має сувеніри з фірмовою емблемою. Вони можуть бути різній вартості – сувеніри і подарунки.
Представники фірми-виробника іноді дарують своїм партнерам зразки своїх виробів або їх макети. На ці подарунки розповсюджуються загальні положення етики. Не можна забувати, що подарунки, сувеніри з помітним логотипом фірми відносяться до розряду рекламної продукції і дарувати їх доречно тільки у тому випадку, коли рекламні цілі співпадають з ідеєю подарунка. Питають, як слід відноситися до грошових подарунків. Керівник організації, колеги по роботі можуть вручити гроші ювілярові, новоселові. Близькі родичі, друзі – піднести гроші молодожонам, новоселам. Грошові подарунки вручаються в конверті разом з вітальним листом або адресою.
За кордоном грошові подарунки поширені ширше, ніж у нас. Дарують гроші в конверті, банківський чек, цільовий чек на покупку в конкретному (великому, дорогому, спеціалізованому) магазині, оплачують уїкенд в красивому місці. Молодожонам можуть надати карт-бланш на наймання автомобіля на один або декілька днів, якщо відомо, що вони збираються узяти його напрокат. Іноді від імені тих, кому дарують, переводять гроші до добродійного фонду.
Іноді для ювілярів, що відзначають свої пізні дати, для тих, хто святкує “золоте” весілля, влаштовують “грошове дерево”. Перед святкуванням до гілок штучного дерева або зрізаної вітки прив'язують чеки, що скачали в трубочки або упаковані в красивий папір, і банкноти. Окремо від них збираються візитні картки і поздоровлення, щоб вручити їх ювілярам.
Але якщо грошові подарунки викликають у багатьох сумніви, то квіти можна дарувати в будь-яких випадках. Як подарунок і на додаток до нього. Останніми роками чоловіки по урочистих випадках в особистому і діловому житті також із задоволенням приймають їх. Квіти дарують діловим партнерам на знак вітання, з приводу знаменної події або подяки за участь в тому або іншому заході, сумісній поїздці.
Є такі приводи, при яких не піднести квіти не можна. Якщо Ви обмежені в засобах, не соромтеся замість букета подарувати троянду, декілька гвоздик, вітку бузку, фіалки, взимку – сухі квіти.
Квіти дарують зрізаними. Але в таких ситуаціях, як новосілля, переїзд в новий офіс, наявність зимового саду, пристрасть господаря, можна подарувати рідкісну квітку, мініатюрне дерево, пальму в горщику. Проте на день народження, весілля, в пологовий будинок квіти в горщиках дарувати не прийнято.
У офіційних букетах краще використовувати квіти одного типу. Але дуже красивими можуть бути букети, зібрані з різних квітів, якщо вони складені професійно. При виборі квітів потрібно враховувати привід і адресата. У минулому мова квітів була знаком етикетки, характеризувала поведінку вихованої людини. Зараз це знання для більшості втрачене. Ми вибираємо квіти, керуючись власним відчуттям прекрасного. Проте і сьогодні корисно знати, що в різних країнах є особливе сприйняття кольору, квітів, їх кількості в букеті. У України, наприклад, по радісному випадку дарують непарну кількість квіток, парну, – в траурні дні. У Угорщині, у Франції, Італії, Іспанії біла хризантема – квіти тужи. У Германії і багатьох інших країнах червоні троянди – свідоцтво любові, пристрасті. Неоднаково сприймаються гвоздики і т. д. Якщо даруємо квіти іноземцям, краще порадитися з ким-небудь із знавців.
Подарунок повинен бути обов'язково красиво упакований, не повинен бути анонімним. До нього необхідно прикласти візитну картку або поздоровлення. З живих квітів целофанову обгортку знімають, якщо вона не є частиною аранжировки. У упаковці дарують квіти в аеропорту, на вокзалі, при зустрічі.
Велика увага приділяється самій процедурі вручення. Тому, хто безпосередньо вручає подарунок, словам поздоровлення, усним і письмовим (адреса). Потрібно врахувати місце, де вручатиметься подарунок – на урочистому офіційному вшановуванні, в дружньому крузі співробітників відділу, в процесі візиту до ділового партнера, на великому сімейному торжестві, на маленькій вечірці, тет-а-тет.
Якщо багатолюдне торжество відбудеться поза офісом і зовні удома, доцільно не приносити подарунків з собою, а передати їх наперед. Там же, де відбудеться прийом, свято, треба відвести для подарунків спеціальний стіл. Хтось з друзів або родичів повинен допомогти зібрати, відвезти подарунки і скласти список, щоб пізніше за поблагодарить дарувальників.
Приймати подарунки – теж мистецтво. Подяка – знак етикетки, який вимагає дотримати деякі правила хорошого тону. Подарунок слід прийняти дбайливо, а не “між іншим”. Подивившись співбесідникові в очі, обдарувати його (її) своїй самою кращою усмішкою і поблагодарить. Потім подарунок розвернути і ще раз поблагодарить за увагу, вибір, час, добрий смак, дотепність, рідкість, практичність, вгадане бажання, приємний сюрприз і інше. І все це незалежно від того, чи є даний подарунок скромним знаком дружніх відчуттів або є щось цінне. До речі, демонструвати “суперподарунки” іншим гостям не цілком коректно. Слова потрібно підшукати і у тому випадку, коли подарунок не сподобався.
Якщо на багатолюдному святі Ви не зуміли зробити всього цього, якщо подарунок залишений на столі для подарунків, переданий через інше, присланий поштою, поблагодарить потрібне у всіх випадках. Найввічливіше – відправити подячні листи або листівки. У тексті належить подарунок назвати. Якщо Вам подарували гроші або грошовий чек, потрібно назвати суму і згадати, на що Ви плануєте її витратити – на спеціальну покупку, подорож, театр, створення сімейного фонду і ін. Цього літа я гостила у своїх голландських друзів в дні сімейного ювілею і була свідком того, як подружжя по списку-переліку отриманих подарунків писало своїм друзям і родичам подячні листи, кожному своє, особливе.
При церемонії вручення колективного подарунка потрібно виразити вдячність, звернувшись одночасно до всіх: “Дорогі друзі!”, “Мої дорогі!” (менш офіційно), “Шановний NN (у адресу керівника), колеги.” і т.п. При цьому зробити загальні уклони – прямо перед собою, направо, наліво – з урахуванням того, як розташувалися присутні. Якщо це в “крузі”, зібрати двом-трьом руки, іншим поклонитися. Після торжества можна написати “відкритий лист”, розіслати його по місцевих комп'ютерних каналах або розмістити на дошці оголошень. У ділових контактах з іноземцями також існує практика обміну подарунками і сувенірами. Особливо серйозно до цієї традиції відносяться партнери з країн Азії. Але і при зустрічах з американцями і європейськими партнерами потрібно приготувати сувеніри на випадок прийому у керівників фірми.
По етикету при першій зустрічі подарунки роблять представники приймаючої сторони. Це знак гостинності і бажання укріплювати і розвивати партнерство. Сувеніри вручають після підписання всіх протоколів, при розставанні. Подальший обмін сувенірами обов'язковий. На офіційних зустрічах при врученні подарунків потрібно дотримувати ієрархію. Керівникові фірми, делегації – подарунок особливий. Керівникові делегації подарунок вручає керівник приймаючої сторони, членам делегації – співробітники, що допомагають в прийомі. Подарунки вручають упакованими, але на відміну від побутової ситуації розгортати їх не потрібно. У подальших контактах не слід повторювати подарунки, окрім спиртних напоїв, квітів, цукерок. Це вважається серйозним порушенням етикету. Рекомендується вести запис вручених подарунків.
Кращими сувенірами для зарубіжних гостей у всіх країнах вважаються чисто національні.
І ще дві ради. Вибираючи подарунок для зарубіжного партнера, що приїхав до України у справах, варто прийняти до уваги вагу і розміри презенту. І дуже важливо: подарунки не повинні викликати у ваших гостей ускладнень при проходженні митного контролю.
Збираючись в зарубіжне відрядження, вивчите літературу про особливості ведення бізнесу в країні, куди Ви їдете, про специфіку ділового етикету, зокрема про місцеву традицію обміну подарунками і сувенірами. Перед від'їздом порадьтеся з керівництвом і про те, як політика Вашої компанії з цих питань враховує місцеві умови.