Документообіг та система управління
Документообіг та організація управлінського процесу тісно пов’язані одне з одним і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, якості опрацювання документів і руху їх залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.
Організація документообігу в більшості випадків залежить від обраної в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.
Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає провідний науковець проф. JI.B. Корж [104], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій.
Особливо це очевидно при передачі документів від одного виконавця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, організації контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т.д., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.
Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахівця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко організовану технологію господарювання можна подати у вигляді набору відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення.
Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:
• визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збір інформації, підготовка можливих варіантів виконання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його погодження);
• визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження, чи прийняття колегіального рішення);
• визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).
Процес організації виконання управлінського рішення складається з таких ділових процедур:
• розподіл завдань між працівниками з урахуванням їх функціональних обов’язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеню завантаженості;
• визначення методу доведення завдання до підлеглих (загальна постановка завдання, орієнтовна схема його виконання чи жорстка регламентація дій);
• вибору способу доведення рішення (переконання, прохання, розширення кола інформації);
• делегування повноважень (визначення обов’язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).
Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків (це, особливо, характерно для державних та муніципальних установ) ділові процедури складаються винятково з операцій діловодства.
Недостатньо продуманий рух документів в установі спричиняє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.
Порядок документообігу в установі повинен регламентуватись окрім Інструкції з діловодства установи, регламентами її роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
Так, існуюча в установі система управління зумовлює відповідну організаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим .
Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов’язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками, то значна частина документів буде надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу функціональних обов’язків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження й засвідчення.
Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість наочно побачити наскільки вона ефективна.
Отже, раціоналізація документообігу в установі (організації) сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість й оперативність керування документацією.