Долучення документів до документаційної системи
Коло питань: організація долучення документів до документаційних систем, технологічні аспекти долучення документів: приймання, попередній розгляд та реєстрація документів, основи функціонування автоматизованих систем діловодства, технології діловодства та програмні системи автоматизації діловодних процесів.
Організація долучення документів до документаційних систем
Долучення документів до документаційної системи — це визначення необхідності того, що створені або надіслані до установи документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.
Технологія долучення документів до документаційної системи включає їх приймання, попередній розгляд та реєстрацію.
Метою долучення службових документів до документаційних систем є:
• встановлення взаємозв’язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення;
• розміщення службового документа з його взаємозв’язками в документаційній системі;
• встановлення зв’язків з іншими службовими документами.
Долучення службового документа до документаційної системи дозволяє визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержання, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.
Рішення про те, які службові документи треба долучати до документаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяльності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклатура справ та відповідні інструкцій з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.
Прикладами службових документів, які не потрібно долучати, можуть бути такі, що:
а) не зобов’язують установу чи працівника до певної дії;
б) не документують жодних зобов’язань або обов’язків;
в) не містять інформацію, пов’язану з діяльністю установи, про яку вона зобов’язана звітувати.
У традиційних документаційних системах долучення службового документа з паперовим носієм здійснюється шляхом фізичного розміщення його у хронологічній послідовності у досьє або теку після його опрацювання. Таке групування пов’язує окремий службовий документ з іншими документами відповідно до напряму діяльності та надає можливість будь-кому, хто хоче одержати інформацію, знайти і ознайомитись зі змістом відповідного документа.
Службовий паперовий документ може бути пов’язаний з іншими документами часом створення, фізичним сусідством, власником або заголовком досьє чи теки.
Формальна документаційна система, де інформація записана на паперовому носієві, контролює, які справи створювати та як їх найменувати.
У електронних документаційних системах в разі надходження до них вхідного документа з паперовим носієм із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу — повернення в систему з одночасним прикріпленням документа до електронної реєстраційно-контрольної картки.
Під рухом електронних документів мається на увазі не фізичне переміщення, а передача прав на застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.
Долучення електронних документів до електронних документаційних систем є результатом визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ, та подальше його розміщення у наперед визначеній послідовності серед іншої документації для опрацювання чи відповідного реагування.
Детальніше технологічні аспекти долучення службових документів, в тому числі і електронних, до документаційної системи подано нижче.