Системи автоматизації діловодних процесів
Основою функціонування майже всіх систем автоматизації діловодства і документообігу (як західних, так і вітчизняних) стали серверні технології, що дають змогу одночасно створювати, аналізувати, перерозподіляти інформацію, здійснювати її швидкий перегляд і пошук.
Найбільш прийнятною для автоматизації документообігу є система типу клієнт-сервер.
Клієнтська частина цієї системи дає можливість користувачам за допомогою відповідних прикладних програм отримувати, редагувати, створювати і надавати для загального користування нову інформацію.
Серверна частина системи призначена для довгострокового зберігання інформації (файловий сервер), створення і поповнення баз даних конкретної установи (сервер баз даних), виходу до зовнішніх інформаційних ресурсів (сервер виходу в Інтер- нет), підключення до зовнішніх мереж (модеми, маршрутизатори тощо) передавання повідомлень адресатам. Для серверної частини може застосовуватись мережева операційна система Windows Server, а для клієнтської — WindowsProffecional.
Слід зазначити, що інформаційні технології в складі системи клієнт-сервер використовують систему Інтернет/Інтранет, де Інтранет — внутрішня корпоративна мережа установи, яка працює за стандартами Інтернет. Канали передачі даних мають забезпечувати створення загального інформаційного простору в установі. Зазначене дає можливість реалізовані зв’язки між користувачами з будь-якого місця корпоративної мережі або з віддаленими користувачами в системі діловодства і документообігу через інтернет.
Програмні системи автоматизації діловодних процесів пропонує позиціонувати за таким переліком [114]:
— спеціалізовані системи автоматизації діловодства («Дело-8.0», «Lan Docs», «Золушка»);
— системи автоматизації документообігу, що забезпечують довільний обмін документами та інформацією («Office Media», «Эскадо»);
— системи управління потоком робіт, які дають можливість автоматизувати складні багатокрокові алгоритми роботи з документами (в корпораціях «Optima-Works», «Links Works», «Staffware»);
— системи колективного опрацювання документів з орієнтацією на автоматизацію роботи невеликого колективу і під тримку сумісного використання інформації групою користувачів (GroupWire і Lotus Notes («Lotus-IMBW);
— електронні масиви документів, призначені для зберігання документів в електронному вигляді та їх пошуку («Docs Open», «Евфрат»),
Ефективна реалізація діловодних завдань вимагає застосування потужних спеціалізованих систем управління базами даних масштабу установи, наявності відповідних засобів проектування та використання спеціальних платформ для функціонування систем управління електронного документообігу.
Найпопулярнішою серед зарубіжних платформ, яку використовують вітчизняні фірми для розробки систем управління електронним документообігом є Lotus Notes/Domino,найуспішніший приклад програмного забезпечення для робочих груп. Це потужний програмний продукт з великою кількістю різноманітних функцій. Окрім вбудованих операцій для роботи з поштою, особистим і груповим календарем, заготовками для проведення дискусійних форумів, зазначена платформа надає можливості по створенню спеціалізованих баз, в яких документи мають налаштований зовнішній вигляд, склад берегів та «запрограмовану поведінку», що дозволяє оптимально переводити традиційний паперовий документообіг в електронний.
Прикладом такої розробки є створена компанією «Інтер-софт» російськомовна система електронного документообігу та діловодства iTS-Office.
Лише недавно на українському ринку почали з’являтися комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції ведення і організації, нормативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації.
Серед систем автоматизації діловодства та електронного документообігу значну частку займають системи: «ДОК ПРОФ 2.0» товариства «Квазар-мікро», «Атлас ДОК» корпорації «Атлас», «АСКОД» закритого акціонерного товариства «Інфо-Плюс», «Megapolis™. Документообіг» закритого акціонерного товариства «Софтлайн», «Летограф» однойменної кампанії, «ДЕЛО» кампанії НЕТКОМ ТЕКНОЛОДЖІ та інші.
Характеристика окремих систем електронного діловодства та документообігу подана в додатку5.13.