Особою, відповідальною за діловодство в підрозділі
| № п/п | Функціональні обов’язки | Особливості виконання | |
| 1. | Приймання документів | Щодня у встановлений час отримує документацію в службі діловодства (в канцелярії чи у секретаря-референта). На кожному зареєстрованому у журналі вхідної кореспонденції документі на звороті його останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер й дату одержання документа. | |
| 2. | Передання документів на розгляд керівникові | Одержавши кореспонденцію перевіряє правильність її надходження і зразу ж передає ЇЇ на розгляд своєму керівникові. При цьому термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва передаються негайно. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів передаються без затримки | |
| 3. | Передання документів їх виконавцям | Після розгляду документів керівництвом підрозділу передає їх виконавцям згідно з резолюцією. Робить відповідні відмітки в журналі вхідної документації. Діловоди підрозділів мусять забезпечувати збереження, облік, оперативне проходження та опрацювання документації виконавцями | |
| 4. | Ознайомлення працівників з документами | Ознайомлює з документом працівників, які мають безпосереднє відношення до його виконання | |
| 5. | Контроль проходження документів | Стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання чи передачі службі діловодства (секретареві-референтові) Стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його буде заміщати, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи Стежить за своєчасним переданням документа від одного виконавця іншому | |
| 6. | Зберігання документів | Зберігає усі виконані документи в справах згідно із затвердженою номенклатурою | |
| 7. | Зняття 3контролю | Опрацьовані керівництвом підрозділу документи повертає службі діловодства (секретареві-референтові), про що робиться відповідна відмітка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Знімає, в разі необхідності, отриманий документ з контролю в службі діловодства | |
Особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі мусить обов’язково робити відповідні відмітки про рух документів в своєму журналі вихідної документації.
Виконання документа. Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з резолюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Спеціалісти підрозділу зобов’язані ознайомитися з документом, а в разі потреби зробити копію чи необхідні виписки.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання — безпосередні виконавці. У тих випадках, коли виконання документу покладено на кілька осіб, відповідальним за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення. Вони зобов’язані на вимогу головного виконавця, брати участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазначений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).
Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.
Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний
.перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у вхідному документі, виконавець робить на документі запис про результати розгляду та ставить свій підпис.