Документирование деятельности коллегиальных органов
Деятельность предприятий, учреждений и организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.
Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составлением плана работы на основе предложений членов соответствующего органа. План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в
составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности.
Документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях является протокол.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофоне выступление участников заседания.
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия.
Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ…. Заседания Совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель – фамилия и инициалы; Секретарь – фамилия и инициалы;
Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих больше десяти, указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с красной строки и отвечает на вопрос “О чем?”.
Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: ВЫСТУПАЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
После двоеточия на следующей строке, с абзаца, пишутся фамилии и инициалы выступивших, и через тире - краткое изложение текста выступления.
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами.
Постановление или решение указывается в протоколе полностью и строится по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Например:
ОАО ”РЕАЛ-КОНТРАКТ” ПРОТОКОЛ №1
общего собрания акционеров Председатель: Серов А.Р. Секретарь: Розова И.В.
Присутствовали: акционеры ОАО ”РЕАЛ-КОНТРАКТ”(72 чел., что составляет 95 %голосов, см. приложение 1 “Список присутствующих акционеров”).
Повестка дня:
Об увеличении уставного капитала ОАО “РЕАЛ-КОНТРАКТ”. Докладчик – Президент ОАО Александров И.В.
СЛУШАЛИ:
Александров И.В. – краткое изложение содержания выступления ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С . – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
Яров М.А. – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после аудиторской проверки.
РЕШИЛИ:
Увеличить уставной капитал общества на 240000 (двести сорок тысяч) рублей.
Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций.
Внести изменения в Устав ОАО “РЕАЛ-КОНТРАКТ” в части увеличения уставного капитала до 680000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв. Шувалов М.И.)
Собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)
В голосовании приняли участие 72 акционера. Решение принято