Вставьте пропущенные в тексте слова.

Документационное обеспечение управления и архивоведения

Междуреченск 2013 г

Разработчик (автор):

_________________________________________________

^{Ф.И.О., ученая степень, звание, должность}

Паспорт методических указаний

«МДК.01.01.Организация документационного обеспечения управления»

Область применения

Методические указания составлены в соответствии с основной профессиональной образовательной программой и с ФГОС по специальности (специальностям) СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения в части освоения основного вида профессиональной деятельности (ВПД):

Делопроизводитель и соответствующих профессиональных компетенций (ПК):

ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

ПК 1.11. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы.

1.2. Цели и задачи методических указаний – требования к результатам освоения профессионального модуля

С целью овладения указанным видом профессиональной деятельности и соответствующими профессиональными компетенциями обучающийся в ходе освоения «МДК.01.01. Организация документационного обеспечения»

должен:

иметь практический опыт:

организации документационного обеспечения управления и функционирования организации;

уметь:

применять нормативные правовые акты в управленческой деятельности;

подготавливать проекты управленческих решений;

обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;

знать:

нормативные правовые акты в области организации управленческой деятельности;

основные правила хранения и защиты служебной информации

Для реализации этих требований разработаны методические указания по выполнению практических работ в объеме 60 часов

Содержание практических занятий по МДК 01.01.

Практическая работа 1

Текст задания: Оформить на формате А4 формуляр образец с продольным и угловым расположением реквизитов

Практическая работа 2

Текст задания: Разработать общий бланк организации в соответствии с ГОСТом 6.30-2003

Разработать фирменный бланк письма в соответствии с ГОСТом 6.30-2003

Практическая работа 3

1. Разработать бланка конкретного вида документов в соответствии с ГОСТом 6.30-2003

Практическая работа 4

1. Разработать бланка должностного лица в соответствии с ГОСТом 6.30-2003

Практическая работа 5

Разработать макет устав организации.

Ход выполнения задания;

1 Ознакомиться с примером оформления устава.

2 Оформить макет устава

3 Утвердить устав.

Защита в устной форме по вопросам.

Дать определение организационной документации.

На какой срок разрабатывается устав.

Кем разрабатывается и утверждается.

Обязательными реквизитами организационно-правовых документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются.

Практическая работа 7

Разработать макет должностной инструкции секретаря машинистки.

Ход выполнения задания;

1 ознакомиться с примером оформления должностной инструкции.

2 оформить макет должностной инструкции.

3 утвердить должностную инструкцию.

Защита в устной форме по вопросам.

Дать определение организационной документации.

Кем разрабатывается должностная инструкция.

Критерии оценки

Оформление должностной инструкции в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Оценка «5»

Оформление должностной инструкции с одним замечание оценка «4»

Оформление должностной инструкции с двумя замечаниями оценка «3»

Более двух замечаний оценка «2»

Практическая работа 8

Задание 1. Составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Ситуация 1.

На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Ситуация 2.

А.Н.Шилов, председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.

Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Д.Н.Федоровым и начальником Главного договорно-правового управления И.В.Ильиным. Контроль за исполнением приказа был возложен на Д.Н.Федорова.

Ситуация 3.

Директор ООО «Мечта» Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е.И. . В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова В.С. . В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.

Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О.А.

Ситуация 4.

С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г.Курск) Соколов О.Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г.А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т.Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Ситуация 5.

Директор ООО «Конверсия» Трофимов О.Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В.П. и секретарю-референту Дягилевой Е.А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Ситуация 6.

Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И.Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б.В. к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.

Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г.Москвы в зимний период».

Ситуация 7.

Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Т.П.Игнатьевой был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А.В.

Ситуация 8.

Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А.Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.

Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И.А., инспектор отдела кадров Жукова Т.П.

Ситуация 10.

Глава местного самоуправления города Сегежа и Сегежского района Ю.М.Андреев 19 апреля текущего года принял постановление о продлении срока аренды земельного участка ООО «Лотос» для размещения платной автостоянки. Постановление было принято после рассмотрения ходатайства директора ООО «Лотос» Васильева В.С. о продлении срока аренды земельного участка для размещения платной автостоянки, в соответствии со статьей 29 ФЗ РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 154-ФЗ от 28 августа 1995 года и статьей 10 Устава муниципального образования «г.Сегежа и Сегежский район», принятого решением 27 сессии Сегежского городского Совета второго созыва от 4 декабря 2001 года, зарегистрированного постановлением Палаты Республики Законодательного Собрания РК 6 февраля 2002 года № 471-2 ЗС.

Постановлением был продлен ООО «Лотос» до 1 июля текущего года срок аренды земельного участка, расположенного в городе Сегежа по улице Спиридонова, общей площадью 1614 кв.м. из земель поселений для размещения автостоянки.

В постановлении ООО «Лотос» предписывалось заключить дополнительное соглашение к договору аренды на земельный с Администрацией г.Сегежа и Сегежского района в Центральном комземе по Сегежскому району в течение месяца.

Постановление оформлено на бланке с изображением герба РК.

Практическая работа 9

Составление указаний, распоряжений

Ситуация 11.

Заместитель директора ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Петрозаводске) П.И.Абрамов 1 декабря текущего года издал указание о графике отпусков на следующий календарный год, согласно которому руководители структурных подразделений должны представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в следующем календарном году. Срок представления списков – 10 декабря текущего года. Отделу кадров указанием предписывается составить сводный график отпусков работников ООО на следующий календарный год и передать его в дирекцию на утверждение. Ответственным за составление графика назначен начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика – 20 декабря текущего года.

Указание было завизировано начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юрисконсультом.

Ситуация 12.

Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Петрозаводске) Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.

Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.

Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым.

Ситуация 13.

Заместитель председателя Президиума Карельского научного центра Российской Академии Наук А.В.Куринной 15 мая текущего года издал и подписал распоряжение об участии в общегородском субботнике. Общегородской субботник по уборке города под девизом «Любимому городу – достойную чистоту» проводился Администрацией г.Петрозаводска 18 мая текущего года.

Распоряжением предписывалось институтам и подразделениям при Президиуме КарНЦ РАН принять участие в общегородском субботнике на прилегающих к Центру территориях и в производственных помещениях. Организация работы по уборке территории возлагалась на начальника АХО В.П.Маркову и заместителей директоров институтов по общим вопросам. Начальнику автохозяйства О.В.Рубанову предписывалось выделить автотранспорт для вывозки мусора. Исполнитель распоряжения Окатьева С.Б.

Практическая работа 10

Часть А

Ответьте на вопросы.

1. По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

2. На чем может быть оформлен приказ по основной деятельности?

3. Из скольких частей состоит текст приказа по основной деятельности?

4. Можно ли изменить число частей приказа?

5. Как оформляется текст расnорядительной части приказа?

6. Как формулируется каждый пункт текста приказа?

7. С какого момента приказ вступает в силу?

8. В скольких экземплярах оформляется приказ по основной деятельности?

9. Кто nодписывает nриказ по основной деятельности? Часть В

Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Приказ по основной деятельности издается на основе единоначалия:

а) да О; б) нет О.

2. Решение издается на основе коллегиального руководства:

а) да О; б) нет О.

3. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:

а) да. О; б) нет О.

4. Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может

отсутствовать:

а) да О; б} нет О.

5. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими

цифрами:

а) да О; б) нет О.

б. Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую

нумерацию:

а) да О; б) нет О.

7. Реквизит «отметка о наличии приложения после текста nриказа самостоятельно не оформляется:

а) да О; б) нет О.

8. Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в

родительном падеже:

а) да О; б) нет О.

9. Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель

организации:

а) да О; б) нет О.

10. Постановления и решения имеют одну подпись:

а) да О; б) нет О.

11. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания:

а) да О; б) нет О.

Выберите правильный вариант ответа.

1. Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия -это:

а) решение О; б) приказ О; в) постановление О.

2. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального

руководства, - это:

а) приказ О; б) решение О; в) распоряжение О.

3. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа:

а) из двух О; б) из одной О; в) из трех О?

4. В каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа:

а) в именительном О; б) в предложном О; в) в винительном О?

5. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают:

а) в именительном падеже О; б) в родительном падеже О; в) в дательном

падеже О.

б. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит рек­

визит:

а) гриф утверждения О; б) заголовок к тексту О; в) номер документа О.

7. Приказ no основной деятельности подписывает:

а) руководитель О; б) секретарь О; в) исполнитель О.

8. Постановление подписывает:

а) руководитель О; б) секретарь О; в) руководитель и секретарь коллегиального органа О.

9. Приказ по основной деятельности оформляют:

а) на бланке письма О; б) на бланке конкретного вида документа О; в) на

должностном бланке О.

10. Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании:

а) ПРИКАЗЫВАЮ О; б) приказываю О; в) Приказываю О.

11. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:

а) ПРЕДЛАГАЮ О; б) РЕШАЕТ О; в) ПОСТАНОВЛЯЕТ О.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируются_____________ административных и организационных вопросов, а также вопросов_________________ , взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

2. Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами власти, _____________действующими на основе___________ управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными· органами, и установления стабильных норм, правил.

3. Решение – это распорядительный документ, который является правовым

актом, принимаемым ________________власти.

4. Распоряжение – это________________ управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоеиного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий _________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

5. Приказ - это правовой акт, издаваемый _________ организаций, действующими на основе ___________

б. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из мух взаимозависимых частей - - --------и ---------

7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается ело-

вами:____________ в постановлении; ___________в решении;_____________в распоряжении; - в приказе.

8. Реквизит «отметка о наличии nриложения» после текста распорядительно­

го документа самостоятельно __________________

9. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который формулируется в _________________nадеже.

10. Приказы и расnоряжения nодписывает _____________или_________________

11. Постановления и решения имеют две подписи _______________________

и __________________________________ коллегиального органа.

12. Распорядительные документы вступают в силу с момента их___________________

или доведения до сведения.

13. Реквизиты приказа по основной деятельности:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

-дата;

___________________

- место издания;

______________________

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Часть С

Выполните задания.

1. Оформите приказ по основной деятельности.

Закрытое акционерное общество «БАК»

Приказ

15.04.2010 N 15

Москва

О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения

информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на nервого заместителя директора А. С. Королеву. Генеральный директор В. Я. Яковлев.

2. Оформите выписку из nриказа по основной деятельности по 2-му и 3-му

пунктам. 000 «Заречье» ПРИКАЗ 29.01.2010 NQ 48

Об экономии электроэнергии в подразделениях

За последнее время в служебных зданиях 000 «Заречье>> резко увеличилось потребление электроэнергии, что ведет к nовышению финансовых затрат и угрожает пожарной безопасности.

В целях экономии и снижения потребления электроэнергии в подразделениях

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить использование нагревательных приборов в подразделениях.

2. Руководителям структурных подразделений и отделов назначить по

каждому служебному помещению ответственных лиц за экономное использование электроэнергии.

3. Хозяйственному отделу (Долгов В. И.) организовать горячие завтраки для сотрудников в помещении столовой.

4. Хозяйственному отделу осуществлять контроль за расходованием электроэнергии в подразделениях и в срок до 10 декабря провести ревизию автоматических выключателей в электрощитах и неисправные заменить на новые.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на административного директора М. П. Соловьева. Генеральный директор В. В. Трофимов

Практическая работа 11

2. Самостоятельное выполнение задания

Ситуация 1.

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провело свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале 200__ г. на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель О.А.Румянцев.

Ситуация 2.

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И.П., Иванов И.И., Сидоров С.С., Устинова У.У., Федоров Ф.Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф.Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель П.И.Попов. Протокол подготовлен секретарем И.П.Петровым.

Ситуация 3.

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А.М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Е.Н.Кротов, главный бухгалтер, и Г.А.Шубина, бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200__ г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель К.М.Левашова, протоколировал секретарь И.В.Хомяков.

Дополнительное задание к данной ситуации.

Составив протокол по данной ситуации, составьте и оформите из него выписку постановляющей части.

Практическая работа 12

3. Самостоятельное выполнение задания

Ситуация 1.

Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.

Ситуация 2.

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О.Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав.производственным отделом, Павловой В.Е., зам.гл.бухгалтера, Александрова А.В., менеджера по кадрам, Ивановой З.П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга С.С.Родионовой 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4 экземплярах (1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й – зав.отделом маркетинга, 3-1 – председателю комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.

Ситуация 3.

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е.П. и членов комиссии инженера Павлова А.Р. и зав.складом № 1 Кудряшова Р.В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т.г.) директором завода Б.И.Романовым.

Ситуация 4.

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э.А.(зам.главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О.Н. (бухгалтера), Носковой Н.И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н.И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

Ситуация 5.

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений, заведующего складом, назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика и инспектора финотдела и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества был составлен с 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.

Ситуация 6.

Комиссия, назначенная приказом директора техникума, в составе: председатель – зам. директора, члены комиссии: бухгалтер, бывший заведующий хозяйством, вновь назначенный заведующий хозяйством, осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 00.00.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу) и вступил в силу после утверждения директором техникума.

Практическая работа 13

4. Самостоятельное выполнение задания

Ситуация 1.

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам.директора департамента Сверчкова А.В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.

Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г.Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г.Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О.А.Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамент.

Ситуация 2.

Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр.Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) С.А.Шумов обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Л.М.Волынцеву с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площащей – 180 кв.м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

Ситуация 3.

Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А.Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М.Мягкову об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.

Ситуация 4.

Московский радиотехнический колледж имени академика А. А. Расплетина Министерства образования РФ (Москва, ул. Б.Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Л.Б.Мартынюком 15 марта текущего года.

Ситуация 5.

ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д. 3, 104010) должно было в соответствии с п. 6 договора от 10.07.2003 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д. 32, 111123, тел./факс 458 90 13, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150 000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120 000 рублей и недопоставлено продукции на сумму 30 000 рублей. Согласно п.8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей.

Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» В.Д.Федорова обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» О.Д.Соколову с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждено обратиться в госарбитраж. Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Р.Т.Юдиной и подписано Федоровой 12 августа текущего года.

Ситуация 6.

Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч.счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», Корр.счет 987654321098765444321, БИК 123456789) А.Р.Смирнов обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – ½ полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Л.И.Писаревой, подписано директором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером В.А.Антоновой.

Ситуация 7.

Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на поставку продукции в соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 № 12 и направлен в адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25, оф.14, тел. 168-93-78, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Г.Л.Муромцев направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2003 на 04.08.2003, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем А.Л.Смирновой и подпись заверена печатью организации.

Ситуация 8.

ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.15, тел. 384-05-90, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общества А.А.Кочетков вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Т.К.Турову с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300-400 кв.м выставочной площади и гарантией оплаты.

Практическая работа14

5. Самостоятельное выполнение задания

1. Ознакомление с раздаточным материалом
2. Составить схему документооборота входящего документа.

Раздаточный материал

#G0
МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минэнерго России)   Китайгородский пр., д. 7, Москва, 103074		Правительство Российской Федерации
	Тел.: 220-52-00 Факс: 206-80-80
11 февраля 2013 г. N 01-22/891 На N 345-пр от 13.01.2012г.

Представляем на рассмотрение и утверждение Федеральную целевую программу "Топливо и энергия" на 2013 г., разработанную по поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами.

Приложения: 1. Федеральная целевая программа "Топливо и энергия" на 97 л. в 2 экз.

2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой программы "Топливо и энергия" на 9 л. в 2 экз.

Н.Е.Соколкин

220-09-23

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И.Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений. - СПб.: "ТРИЗ-ШАНС", 2002.

#G0

#G0
МВД России ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ г.Москвы   Управление по борьбе с экономическими преступлениями Оперативно-розыскная часть   113062, Москва, ул. Павла Андреева, д. 28, к. 1 т. 950-45-36 11.02.2013 г. N 01-12/154 На N _____ от _________     О представлении документов		Генеральному директору "Спецтехника 22" Н.И.Колобову

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации;

2. Свидетельство о регистрации организации;

3. Договор поставки с ООО "Русгаз";

4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.02.2013 г.

#G0
Комитет Российской Федерации по политике цен   ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ		Заместителю председателя Правления Центросоюза Российской Федерации В.И.Горюшкину
Берсеневская наб., д. 20, Москва, 109072 Тел. 943-12-16 Тел./факс (095) 942-12-12   11.02.2013 г. N01-50/403-11 На N ЦС-119 от 09.01.2013 г.     О тарифах на электроэнергию

Рассмотрев Ваше предложение об отнесении потребительской кооперации к группе сельскохозяйственных потребителей, считаем, что расширение круга льготных потребителей электроэнергии приведет к снижению рентабельности энергетических предприятий или к необходимости дополнительного повышения тарифов для других групп потребителей.

В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложением.

Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью.

П.Р.Синекур

13-43-67

#G0

Сообщаем, что Институт повышения квалификации руководящих работников и специалистов (ИПК) Минэнерго России осуществляет повышение квалификации по направлению "Документационное обеспечение управленческой деятельности организаций".

ИПК является ведущим базовым отраслевым образовательным учреждением ТЭК, имеет лицензию Минобразования России на право ведения образовательной деятельности.

Актуальность названной темы обусловлена введением в действие нового Перечня типовых документов с указанием сроков хранения, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ряда других нормативных документов, вносящих изменения в существующий порядок ведения делопроизводства и налагающих на руководителей предприятий и организаций персональную ответственность за несоблюдение установленных требований.

Управление направляет Тематический план семинаров и график проведения семинаров в 2013 г., рекомендуя при этом осуществлять повышение квалификации специалистов предприятий и организаций ТЭК в области документационного обеспечения управления в указанном образовательном учреждении.

В работе семинаров примут участие ведущие специалисты Минэнерго России, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, Российского государственного гуманитарного университета, Государственного университета управления и др.

По окончании семинаров слушателям выдаются удостоверения установленного образца и пакеты нормативных документов.

Прошу довести данную информацию до подведомственных Вам предприятий и организаций и направить в Управление по комплектованию и подготовке кадров и ИПК списки должностных лиц, повышающих квалификацию, по форме согласно приложению.

Контактные тел./факсы: Управление - (095) 925 85 47; ИПК - (09646) 3 85 14.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

И.Т.Горшкова

220 63 91

#G0	Центр Внедрения ПРОТЕК тел. (095) 737-35-23
	Ул.Чермянская, д.2, Москва, 129282,		факс (095) 737-35-20 737-35-21
11.02.2013г. N 03-14/635		Директору АО "Храст" г-ну А.Г.Траубе
На N 187/18 от 11.02.2013 г.		Краснопресненская наб., д.12, Москва, 123100

Подтверждаем, что оплата партии ТНП N 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 11.02.2013 г. N 245. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

А Р.Никонова

737-12-14

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300- 400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 марта по 31 мая 2003 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: Сч. N 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр/сч. КБ "МЕНАТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г.Москве - N 30100820600000000341.

#G0Исполнительный директор	подпись	А.А.Краснов
Главный бухгалтер		Г.В.Ганичева

А.П.Славина

377-65-45

10-15 марта 2013 г. в Торгово-промышленной палате Российской Федерации ежедневно с 10 до 15 часов будут проводиться совещания с торговыми и промышленными компаниями, в том числе зарубежными, специализирующимися на поставке продовольственных товаров. На совещаниях будет обсуждаться вопрос их вхождения в состав участников АО "МТА".

Совещания будут проводиться в Голубом зале ТПП (Биржевая пл., д.2).

Справки по телефону: (095) 221-23-12.

#G0
АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ   пер. Сивцев Вражек, 29/16, Москва, 121002 Телефон: 241-70-01 Телетайп: 207865 KONKR RU Телефакс: 241-71-72   11.02.2013 г. N 28/2-07/19 На N _____ от __________     О предложении сотрудничества		Клиентам Хамовнического ОСБ

Уважаемые господа!

Высылаем Вам разработанный Сбербанком России при участии крупнейших зарубежных банков План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов.

Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить Анкету клиента и вернуть ее нам до 28 февраля 2013 г.

Е.Е.Сверчков

228-45-98

В соответствии с договором поставки от 11.01.2012 г. N 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2012 г. ежемесячно, начиная с февраля-месяца, равными партиями.

Однако в настоящее время партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале текущего года, не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.02.2013 г.

Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.3.5. договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Н.Д.Смелов

44-12-15

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу: ул. Довженко, строение 15 на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, что приводит к сдвигу и переворачиванию крышек при проезде автомашин и создает угрозу жизни пешеходов.

Несмотря на неоднократные устные и письменные обращения к начальнику участка N 4, находящемуся в Вашем ведении, с просьбой устранить допущенные отступления от технической документации, меры до сих пор не приняты.

Так как открытые колодцы могут привести к несчастным случаям, требуем принять срочные меры по устранению неполадок.

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за возможные последствия.

В.И.Серпова

147-32-67

Практическая работа 15

6. Самостоятельное выполнение задания 1. составить проект приказа
Консультация преподавателя

Практическая работа 16

7. Самостоятельное выполнение задания

Практическая работа 17

8. Самостоятельное выполнение задания

1.составить жалобу.

2. проставить индекс.

3. зарегистрировать ее.

4. проставить 17 реквизит

5.поставить на контроль.

6.исполнить документ

Практическая работа 18

Самостоятельное выполнение задания.

Практическое задание 1. Определите, к какому потоку документов (входящих, исходящих или внутренних) относятся следующие операции по обработке документов. Заполните таблицу.

1) размножение документов после проставления резолюции руководителем;

2) подшивка в дело копии ответного документа;

3) контроль за исполнением документа;

4) согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

5) регистрация документов;

6) подписание;

7) проставление резолюции на документе;

8) исполнение документа;

9) предварительное рассмотрение документов;

10) подготовка проекта документа;

11) отправка документа;

12) передача документа на исполнение.

Практическое задание 2. Проведите предварительное рассмотрение поступивших документов, распределив их на два потока: а) для передачи руководителю организации; б) для передачи в структурные подразделения:

1) копия приказа генерального директора фирмы, присланная в один из ее фи

12
• 3
• Далее ⇒