Приказ по личному составу. Проекты приказов по личному составу работники кадровой службы учреждения готовят на основании докладных записок руководителей структурных подразделений
Проекты приказов по личному составу работники кадровой службы учреждения готовят на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, трудовых договоров и других документов, изучение причин издания приказов и с соблюдением законодательства о труде [1].
В небольших учреждениях все операции, связанные с подготовкой приказов по личному составу, как правило, выполняет секретарь или менеджер по персоналу.
Приказы оформляют на специальных бланках (для приказов). В состав их реквизитов входят:
o изображение Государственного герба Украины (для учреждений, которые имеют право использовать государственную символику) или эмблемы или товарного знака;
o название учреждения-автора;
o название вида документа (ПРИКАЗ);
o дата издания приказа;
o регистрационный индекс (номер) приказа;
o место издания;
o заголовок к тексту;
o текст;
o основание к отдельным пунктам текста;
o подпись руководителя;
o визы;
o отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц.
Содержание индивидуального приказа по личному составу кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога "о" и складывается с помощью отглагольного существительного, например: "О...", "О...", "О переводе...", "О...", "Об изменении фамилии...", "О командировках...", "О предоставлении отпуска" и т.д.
В сводных приказах может применяться обобщенный заголовок, например: "О личном составе", "О кадровые вопросы", "О движении кадров". Иногда в заголовке называют действий, которые указаны в приказе, например: "О приеме, переводе, увольнении", "О поощрении работников".
Особенностью оформления приказов по личному составу является отсутствие констатирующей части (преамбулы) и распорядительной слова "ПРИКАЗЫВАЮ".
Распорядительную часть приказа по личному составу начинают глаголом, что точно обозначает действие: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить, объявить т.д. Эти слова печатают прописными буквами без отступа от границы левого берега, после них ставят двоеточие.
С новой строки печатают большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными - имя, отчество и текст приказа.
Есть определенные требования к изложению текста приказа по личному составу, а именно: пункты приказа должны быть четко сформулированы, отвечать Кодекса законов о труде Украины (далее - Кзот) [1], гарантировать трудовые права работников. В конце каждого пункта приказа указывается основание для его составления. При приеме на работу основанием является заявление работника, контракт, в иных случаях - соответствующие документы (заявления, докладные записки, решения квалификационных и аттестационных комиссий и т.д.). Каждый пункт приказа может иметь одну или несколько оснований.
Проект приказа по личному составу визируют должностные лица учреждения, которых он касается, а иногда - и юрист. В приказах о назначении на должности или перевода, увольнения с должностей, связанных с материальной ответственностью, обязательна виза бухгалтера.
Приказ по личному составу вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения. Однако отдельные пункты приказа могут иметь иные сроки вступления в силу. Так, назначение работника на должность может быть сделано с 1 марта, тогда как приказ подписан 27 февраля.
В отличие от приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу имеют отметку "с приказом ознакомлен(и)". Работники кадровой службы обязаны ознакомить с приказом всех поименованных в нем лиц, которые расписываются на первом экземпляре приказа или специальном бланке с указанием даты ознакомления.
Как правило, приказы по личному составу составляются в двух или трех экземплярах: оригинал остается в кадровой службе, второй экземпляр передается в бухгалтерию, которая проводит необходимые расчеты, третий (в случае необходимости) - помещается в личное дело.
Распоряжение и указания