Впровадження в Україні міжнародних стандартів

Зміни в політичній і економічній ситуації в Європі фактично призвели до створення єдиного економічного простору, що зму­сило держави у складі Європейського Союзу відмовитися від де­яких національних особливостей господарювання, в тому числі й від національних особливостей документаційного забезпечення управління. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм, яка давно вже вийшла за межі національних кордонів, поява транснаціональних корпорацій зумовили потребу вироблення єдиних стандартів роботи з документацією.

Так, у 2001 р. Міжнародною організацією стандартизації було видано Стандарт 180 15489—2001 «Інформація та документація — Управління документацією» .

Оскільки Стандарт стосується роботи з документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією в проце­сі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підпри­ємницької діяльності), в ньому визначено обов'язки установи під час реалізації процесів документування, надаються рекомендації щодо розроблення політики управління документацією та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів.

У зазначеному стандарті управління документацією розгляда­ється як частина системи управління якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів 180 9001 та 180 14001. Ці стандарти вже вико­ристовують провідні підприємства України.

У 2007 році вийшов гармонізований з міжнародним власний державний стандарт «Інформація та документація — Управління документацією. ДСТУ 4423:2005» з упровадженням у ньому між­народних термінів.

Зазначений стандарт — це виклад оптимальної методики управ­ління документацією, що призначена як для фахівців у галузі уп­равління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяль­ності, зокрема розробників нових інформаційних програм і систем.

Загальний концептуальний характер стандарту, як зазначає укра­їнський науковець І. Є. Антоненко, робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

На основі вивчення діючих у системі соціального управління законів, нормативно-правових актів, посадових інструкцій, по­ложень та процедур прийняття управлінських рішень сьогодні в Україні необхідно розроблення спеціальних правил підготовки і видання нормативно-розпорядчих документів, що регулювали б порядок здійснення цього виду управлінської праці. У зазначе­них правилах доцільно закріпити вимоги до:

♦ системного аналізу управлінських ситуацій;

♦ змістовного та всебічного вивчення питань, пов'язаних із підготовкою управлінського рішення;

♦ організаційних форм і методів підготовки управлінських рі­шень і забезпечення їх реалізації;

♦ предметного і технічного розділення управлінської праці на різних етапах формування рішень;

♦ форм залучення фахівців і наукових працівників стосовно участі у їх підготовці;

♦ створення обов'язкових правил документування окремих управлінських рішень і надання їм юридичної сили;

♦ застосування засобів правового забезпечення усних рішень керівника тощо.

Правове регулювання документування та документообігу має вирішувати питання, пов'язані з основними положеннями щодо: визначення поняття категорії «електронний документ», його ти­пів і видів; умов надання юридичної сили; вимог до оригіналів, дублікатів і копій документів; порядку засвідчення документів (електронно-цифровий підпис); правил реєстрації, зберігання, передавання і отримання електронних документів з інших орга­нізацій, головних принципів юридичної відповідальності за по­рушення порядку їх використання, порядку доступу до електрон­них версій тощо.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діло­водства повинні надавати установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право ви­магати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином дотри­мання нормативно-методичної бази діловодства.

Особливості керування документаційними процесами в уста­нові більш детально викладено в наступних модулях.

Питння для самоконтролю:

1. Які нормативні документи становлять першу групу правових актів нормативної бази?

2. Які нормативні документи становлять другу групу правових актів нормативної бази?

3. Які нормативні документи становлять третю групу правових актів нормативної бази?

4. Які міжнародні стандарти діють в Україні сьогодні