Организация службы контроллинга
Организационно-методические основы создания системы контрол-
линга на предприятии включают в себя вопросы организации службы
контроллинга, определения ее места в организационной структуре
предприятия, анализа информационных потоков и возможных вариантов
внедрения контроллинга на предприятии.
Существует перечень аргументов «за» и «против» организации
службы контроллинга на предприятии (табл. 7.1).
Таблица 7.1
«Плюсы» создания службы контроллинга «Минусы» создания службы
контроллинга
Появится конкретное лицо (контроллер), с которого
можно будет спросить за результаты работы и
выполнения возложенных обязанностей
Придется изменять
устоявшуюся
организационную структуру
управления и объяснить,
зачем это нужно
Информация о финансово-экономическом состоянии
предприятия будет сосредоточена в одном месте, и
ее можно будет получать достаточно оперативно.
Можно быстрее добиться введения единых
стандартов и правил планирования, контроля, учета
и отчетности по подразделениям, что облегчит
компьютеризацию процесса управления
Возникнут проблемы с
подразделениями
предприятия, у которых
будут изъяты отдельные
функции, а взамен появится
дополнительные функции.
Трудно найти специалиста,
который мог бы работать в
качестве контроллера (скорее
всего, надо будет обучать
кого-либо из нынешнего
состава. Кого?)
Планы всех подразделений будут лучше
скоординированы и проверены на
правдоподобность, если этим вопросом будет
заниматься одна служба. Снизятся тенденции к
изоляции подразделений
Есть опасность чрезмерного
усилия влияния службы
контроллинга на другие
подразделения, что вызовет
недовольство в коллективе
При создании службы контроллинга на предприятии необходимо
учитывать следующие основные требования:
1. Служба контроллинга должна иметь возможность получать
необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела,
планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-
технического снабжения.
2. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия
организовывать с помощью других экономических служб сбор
дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не
содержащейся в существующих документах финансово-экономических
служб.
3. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять
новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной
основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб за
увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых
предназначена информация службы контроллинга.
4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро
доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной
финансово-экономической службы.
Служба контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым
отделом, планово-экономическим отделом в состав финансово-
экономических служб предприятия.
Пример включения службы контроллинга в структуру финансово-
экономических служб предприятия представлен на рис. 7.1.
Рациональным является следующий состав службы контроллинга:
- начальник службы контроллинга;
- контроллер-куратор цехов;
- контроллер-специалист по управленческому учету;
- контроллер-специалист по информационным системам.
Начальник службы контроллинга – наиболее квалифицированный
специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который
«изнутри» знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на
предприятии. Начальник службы контроллинга должен знать
бухгалтерский учет и разбираться в технологических вопросах работы
своего предприятия. Для данной должности, возможно, подойдет
заместитель главного бухгалтера или начальника планового отдела, а
также кто-либо из экономистов предприятия. Начальник службы
контроллинга несет ответственность за входящие документы,
аналитические расчеты и прогнозы перед своим непосредственным
начальником – заместителем директора по экономике, а также перед
генеральным директором.
Рис. 7.1. Пример рационального построения финансово-экономических служб
Контроллер-куратор цехов – квалифицированный специалист,
знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов предприятия,
понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого
цеха. Если предприятие очень крупное и цехов много (больше 10), то на
эту должность требуются два человека, которые разделят между собой
цеха по группам (например, один возьмет цеха основного производства,
другой – вспомогательного).
Обязанности контроллера – куратора цехов:
− разработка форм сбора аналитической информации по цехам
предприятия;
− сбор аналитической (плановой и фактической) информации от
цехов (центров ответственности);
− обработка и анализ полученных данных, разработка нормативов
затрат по цехам и поддержание их актуальности;
− расчет аналитических показателей работы цехов и предприятия в
целом;
− прогнозирование выручки, затрат и прибыли с помощью
методики контроллинга;
− анализ отклонений фактических данных от плановых, выявление
причин отклонения и установление виновных;
− составление аналитических отчетов для заместителя генерального
директора по экономике (финансового директора);
− экспертиза управленческих решений, связанных с затратами
курируемых цехов.
На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов
(можно молодых), экономистов планово-экономического отдела,
бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта. Здесь решающую роль
играют активность и желание работать.
Контроллер-специалист по управленческому учету – специалист,
способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и
инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции.
Если объемы обрабатываемой информации в службе контроллинга
велики, то создается должность контроллера-специалиста по
управленческому учету, в чьи обязанности входит работа с бухгалтерией в
плане получения аналитических данных из учетных регистров. Основным
требованием, предъявляемым к такому специалисту, является
теоретическое и практическое знание бухгалтерского учета на
предприятии, знание особенностей и недостатков учета на данном
предприятии.
Обязанности контроллера-специалиста по управленческому учету:
− разработка процедур передачи данных из бухгалтерии в службу
контроллинга;
− контроль за сбором и анализом фактической учетной информации
в службе контроллинга;
− разработка предложений по оптимизации учетного процесса в
бухгалтерии с позиции аналитической службы;
− экономическая экспертиза управленческих решений.
Возможно, во избежание раздувания штата службы контроллинга на
первом этапе ее существования начальник службы контроллинга сможет
лично курировать работу с бухгалтерией и решать вопросы передачи
данных для анализа в службу контроллинга. Но если объем работы на
данном участке критически велик, а выполнение обязанностей
начальника службы контроллинга не позволяет ему решать эту проблему
лично, следует подобрать кандидатуру специалиста по управленческому
учету.
Контроллер-специалист по информационным системам –
квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально
знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу
автоматизации контроллинговой работы.
Следует понимать, что полноценное функционирование службы
контроллинга тесно увязано с оптимизацией информационных потоков на
предприятии, а следовательно, с автоматизацией финансово-
хозяйственной деятельности предприятия использованием современных
информационных технологий.
Сбор аналитической информации должен быть максимально
автоматизирован, чтобы избежать искажений, ошибок и злоупотреблений.
Поскольку алгоритм сбора информации и формы отчетности в службе
контроллинга свой, специфический, то целесообразно иметь в штате
специалиста, который будет отвечать за автоматизацию, которую ведет
отдел автоматизации, где бы учитывались потребности службы
контроллинга. Существующий на предприятии отдел автоматизации, как
правило, занимается автоматизацией «вообще» и руководствуется
запросами отдельных финансово-экономических служб (чаще всего
бухгалтерии) вместо того, чтобы решать интегрированную задачу
создания информационной среды работы предприятия. Контроллер-
специалист по информационным системам должен решать свою задачу
автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей
задачи с задачами автоматизации других служб.
Обязанности контроллера – специалиста по информационным
системам:
− оценка целесообразности автоматизации контроллинговой работы
на отдельных этапах;
− оценка вариантов и предложений отдела автоматизации по
автоматизации контроллинговой работы;
− расчеты и обоснование затрат на автоматизацию
контроллинговой работы;
− разработка форм для автоматизированного сбора информации;
− оптимизация документооборота на предприятии;
− координация работы отдела автоматизации в области
автоматизации контроллинговой работы;
− оценка качества функционирования существующих систем
автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и
выработка предложения по улучшению работы этих систем.